Facturación electrónica: significado, beneficios y requisitos legales
La digitalización está cambiando fundamentalmente la contabilidad. Uno de los desarrollos más importantes es la introducción de la facturación electrónica. Ayuda a las empresas a hacer que los procesos sean más eficientes, reducir costos y cumplir con los requisitos legales. Con vistas a la obligación de facturación electrónica a partir de 2025 , el tema será relevante para todas las empresas en Alemania.
Tabla de contenido
- Facturación electrónica: significado, beneficios y requisitos legales
- Por qué tiene sentido pasarse a las facturas electrónicas
- Definición y formatos de facturas electrónicas
- Marco jurídico
- Pasos para una implementación exitosa
- Beneficios de la factura electrónica para las empresas
- Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica
- Conclusión: La factura electrónica como el futuro de la contabilidad
Por qué tiene sentido pasarse a las facturas electrónicas
El cambio a la facturación electrónica ofrece a las empresas claros beneficios económicos, organizativos y medioambientales:
- Ahorro de costes gracias a la eliminación del papel, la impresión y el franqueo
- Procesos acelerados gracias a flujos de trabajo automatizados
- Menos fuentes de error debido al procesamiento de la máquina
- Trazabilidad y transparencia mejoradas
- Sostenibilidad gracias a la reducción del consumo de papel y a la reducción de las emisiones de CO₂
En Alemania, se emiten alrededor de 32 mil millones de facturas cada año. Una factura en papel cuesta hasta 9 euros, incluidos los gastos de envío, mientras que una factura electrónica a menudo cuesta solo unos pocos centavos. Por lo tanto, las empresas que cambian temprano obtienen ventajas competitivas.
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Definición y formatos de facturas electrónicas
Una factura electrónica se diferencia de un simple PDF: está disponible en un formato estructurado y legible por máquina. Esto permite que las facturas se verifiquen, procesen e integren automáticamente en los sistemas ERP. Los formatos permitidos en Alemania son XRechnung y ZUGFeRD:
- XRechnung: Formato basado en XML, obligatorio para el intercambio con compradores públicos
- TRAINFeRD: Formato híbrido con PDF legible por humanos y archivo XML incrustado
Una simple factura en PDF por correo electrónico no cumple estos requisitos.
Ejemplo práctico: Pneuhage confía en XRechnung desde 2020
Un claro ejemplo es el caso de éxito de Pneuhage.
El mayorista de neumáticos ha estado utilizando XRechnung desde 2020 para cumplir con los requisitos legales para clientes públicos.
Con el cambio, Pneuhage pudo acelerar los procesos contables, evitar interrupciones en los medios y cumplir de manera confiable con los requisitos de cumplimiento.
Este ejemplo práctico muestra que la facturación electrónica no solo es una obligación legal, sino que también aporta beneficios concretos en términos de eficiencia y transparencia.
Marco jurídico
Con la obligación de facturación electrónica, las facturas electrónicas se vuelven vinculantes en Alemania. El cronograma prevé tres etapas:
- 2025: Obligación de recibir facturas electrónicas en el sector B2B
- 2026: Obligación de emitir para muchas empresas
- 2027: obligación plena para todas las empresas
Las excepciones solo se aplican a facturas de pequeño valor de hasta 250 euros y ciertas transacciones exentas de impuestos. Las empresas también deben garantizar la protección de datos, la seguridad informática y el archivo a prueba de auditorías para resistir las auditorías legales.
¿Tiene preguntas sobre este tema?
¡Contáctenos ahora!Pasos para una implementación exitosa
La introducción de las facturas electrónicas se logra mejor en pasos claramente estructurados:
- Análisis de los procesos: Revisar y documentar los procesos existentes
- Requisitos legales: Considerar las obligaciones y formatos de retención
- Elección del formato: Decisión entre XRechnung o ZUGFeRD, dependiendo de los socios comerciales
- Integración: Conexión a ERP o software de contabilidad
- Formación de empleados: Crear una comprensión de los nuevos procesos
- Fase piloto y puesta en marcha: Prueba con socios seleccionados, seguida de implementación en toda la empresa
Beneficios de la factura electrónica para las empresas
- Ahorro de costes: menos papel, impresión y franqueo
- Procesos de pago más rápidos y liquidez mejorada
- Mejor cumplimiento a través de procesos digitales estandarizados
- Archivo transparente y seguimiento sencillo
- Sostenibilidad: Reducción del consumo de papel y de las emisiones de CO₂
Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica
¿Es un PDF por correo electrónico una factura electrónica válida?
No. Un PDF no cumple con los requisitos legales. Una factura electrónica debe contener datos estructurados, por ejemplo, en formato XRechnung o ZUGFeRD.
¿Cuáles son los plazos para la obligación de facturación electrónica?
La obligación comenzará el 1 de enero de 2025 con la recepción de facturas, seguida de la obligación de emitir facturas a partir de 2026, y se aplicará a todas las empresas a partir de 2027. Detalles aquí: Obligación de facturación electrónica 2025-2027.
¿Cómo tiene éxito la implementación en SAP?
Las facturas electrónicas se pueden integrar perfectamente en SAP. Soluciones como la facturación electrónica de SAP respaldan el procesamiento automatizado, brindan seguridad de cumplimiento y ahorran tiempo.
Conclusión: La factura electrónica como el futuro de la contabilidad
La facturación electrónica es un componente central de la transformación digital. Aumenta la eficiencia, reduce los costes y cumple con los requisitos legales a partir de 2025. Las empresas que actúan a tiempo se benefician de ventajas competitivas, mayor seguridad y procesos sostenibles. Las soluciones modernas, desde SAP hasta DATEV, ya ofrecen funciones integradas para las facturas electrónicas.
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