E-bill
¿Por qué cambiar a facturas electrónicas tiene sentido …
E-bill – usted es el corazón de la economía, el organismo vital que mantiene todo en marcha: facturas de bienes o servicios. Alrededor de 32 mil millones de ellos se lanzan en Alemania cada año. Una gran parte de ellos todavía llegan al destinatario por correo, por lo general unos días después del envío. Esto tiene un costo. Aparte de la cantidad de trabajo involucrado, hay costos de material, especialmente para papel y tinta de impresora. El trozo más grueso, sin embargo, es el franqueo. En total, el coste de una factura postal puede ser superior a 9 euros. Y el costo de la gestión de los documentos también está cayendo. Ya es hora de cambiar a la versión electrónica, y no sólo por razones económicas. Los aspectos ecológicos también hablan por el bien de la ruta electrónica, el medio ambiente y el clima. Puede leer aquí lo que debe tener en cuenta y cómo puede realizar el cambio.
Facturas electrónicas
Terminología según la Directiva 204/55
En lenguaje normal, tanto el correo electrónico con facturas como PDF en el apéndice como solo los formatos de datos estructurados se denominan facturas electrónicas. La Directiva Europea 204/55/UE establece límites claros para el término. La Directiva define el nombre de la factura electrónica de la siguiente manera: «Una factura es electrónica cuando se emite, transmite y recibe en un formato electrónico estructurado, el formato permite el procesamiento automático y electrónico de la factura.»
Las facturas electrónicas no flotan en un vacío legal
El cambio en la facturación de la evidencia tangible a la intangible deja claro que las facturas tienen ciertas características legales y fiscales. En el sentido jurídico, una factura es un documento. Desde el punto de vista de la Agencia Tributaria, una factura es un documento de contabilización.
Ambas propiedades se cumplen mediante una factura en papel prácticamente por sí misma: su propia existencia las convierte en ambas: el documento y el documento de reserva por igual – por supuesto sólo si se cumplen todos los requisitos formales. En el caso de los documentos electrónicos, también deben cumplirse determinadas condiciones para darles el carácter de un documento y un documento.
Cómo hacer el cambio
Identificar los beneficios de las facturas electrónicas
Una ventaja en la conversión de la posición defresado de papel a bytes es el procedimiento normalmente sin complicaciones. En muchos casos, el software empresarial existente también se puede utilizar para generar facturas electrónicas, especialmente las versiones actuales del programa. Y si ha creado sus facturas utilizando hojas de cálculo de la manera más sencilla, este sería el momento adecuado para cambiar a un sistema de facturación moderno.
La siguiente consideración es la retención. Como usted sabe, los documentos de contabilización, incluidas las facturas, deben archivarse durante diez años para poder estar disponibles en la Agencia Tributaria para las auditorías durante este período.
Para facturas de material, el almacén del archivador o el estante de archivo. Esto puede crear mucho espacio, lo que causa costos y esfuerzo.
La ubicación de almacenamiento de las facturas electrónicas es el equipo. No hay problemas de espacio aquí: los medios de almacenamiento de hoy en día ofrecen suficiente espacio incluso para el conjunto de datos más grande.
La pérdida de datos puede entrar en el dinero
La obligación legal de retención de las facturas se aplica por igual a los documentos físicos y electrónicos. Es responsabilidad del contribuyente. Esto significa que si las facturas se pierden o se destruyen, el tratamiento fiscal del malheur es a expensas de la empresa, que también tiene que defenderse de la sospecha de que ha realizado ventas negras.
Las facturas de papel se pueden perder, por ejemplo, debido a daños causados por el fuego o el agua. Su sustitución implica un alto grado de trabajo y esfuerzo, si es posible.
La contraparte digital contra incendios o daños por agua es la eliminación de datos, ya sea accidentalmente o debido a daños en el medio de almacenamiento. A diferencia de los documentos en papel, los documentos electrónicos se pueden tomar precauciones de manera efectiva a través de copias de seguridad.
Los sistemas de facturación modernos ya contienen funciones de archivado que puede utilizar para este fin. Dado que las facturas son tan fundamentales para el bienestar de la empresa, es una buena manera de realizar copias de seguridad varias veces, por ejemplo, en unidades externas y en la nube. Recuperar datos perdidos hace que sea muy fácil.
Elegir el formato adecuado para la facturación electrónica
Si todavía hay un obstáculo que podría hablar en contra de la introducción de facturas electrónicas, entonces esto podría deberse al formato de archivo utilizado. Cualquiera puede leer una factura en papel. Una factura electrónica solo puede ser utilizada por el destinatario si puede manejar el formato de archivo que se ha entregado.
Esta es la razón por la que no puede imponer facturas electrónicas a sus clientes de acuerdo con la situación legal actual. Si el destinatario requiere que la factura se repara en papel, debe cumplirla.
Por lo tanto, depende de usted mantener la resistencia a las facturas electrónicas lo más baja posible. Como regla general, usted entra en puertas abiertas, porque el destinatario de la factura también puede aprovechar las numerosas ventajas para las facturas electrónicas, por ejemplo a través de la transferencia electrónica basada en datos a su software de la empresa.
Como se mencionó anteriormente, el requisito previo es que el cliente pueda utilizar el formato de datos entregados. Por lo tanto, debe utilizarun formato que se utiliza ampliamente, por ejemplo el ZUGFeRD, que es popular en Alemania, al establecer la posición. Este es un sistema híbrido que consta de un archivo PDF y un archivo XML. Los sistemas híbridos de este tipo permiten al destinatario procesar los datos en su propia TI e incorporarlos a todos los procesos contables y estadísticos.
Es agradable que las facturas electrónicas ya no tengan que contener una firma electrónica desde 2011. Esto hace que sea mucho más fácil de crear automáticamente. Por otro lado, la forma correcta de facturación es esencial. En este caso, es aconsejable tener el contenido de la factura comprobado por el asesor fiscal o abogado primero. Esto es particularmente importante en el caso de los servicios vatables: en determinadas condiciones, una factura electrónica puede ser válida en operaciones comerciales generales, pero en este formulario no es adecuada para la declaración antes de impuestos de conformidad con el párrafo 14, apartado 3 de la UStG.
Por lo tanto, también deben cumplirse los requisitos formales para las facturas electrónicas a fin de poder utilizarlas como facturas en papel. En Austria, por ejemplo, la factura electrónica-UStV regula todas las regulaciones pertinentes.
Formatos y estándares de facturas electrónicas
- Formatos de datos no estructurados: facturación en formato .pdf-, .jpg o .tif
- Formatos de datos estructurados: XML, EDI, XRechnung
- Formatos de datos híbridos: PDF/A, ZUGFeRD
- Canales de transferencia: correo electrónico, correo DE, correo electrónico o descarga web
Las facturas electrónicas ofrecen numerosos beneficios
Básicamente, no hay nada en contra de cambiar a facturas electrónicas – los beneficios son obvios. Estos son algunos de ellos:
Recibo de pago acelerado
Las facturas de papel están en la carretera durante uno o dos días, pero eso no es todo. Por regla general, la empresa emisora también necesita de uno a dos días antes de que la factura se reciba incluso por correo.
El destinatario no es muy diferente: en muchos casos, de uno a dos días también pasan a través de la bandeja de entrada y están listos para el pago en el departamento de contabilidad.
Por lo tanto, la duración de una factura desde la facturación hasta la presentación en el departamento de contabilidad del destinatario puede ser de hasta seis días hábiles.
Las facturas electrónicas son inmejorables en este sentido. El tiempo de envío desde el momento de la creación hasta la llegada a la contabilidad del cliente: unos segundos. La razón de esto es que las facturas electrónicas se envían por correo electrónico. Esto no sólo es rápido, sino que transporta la factura sin desvíos exactamente al ordenador desde el que se realiza el pago, y absolutamente libre de franqueo.
Poco o nada de trabajo
Escribir una factura puede hacer mucho trabajo, especialmente para servicios complejos o estados de cuenta de productos. Utilice software empresarial eficaz, la cantidad de trabajo y tiempo es cercana a cero. La factura se genera casi incidentalmente, por ejemplo, al crear un pedido.
En muchos casos, la generación de pedidos ni siquiera es necesaria, es decir, cuando el cliente proporciona la aceptación de pedidos asistidos por ordenador. Todo lo que queda por hacer es hacer clic en el ratón para enviar la factura, si este paso no está también automatizado.
Integración con soluciones de software
Muchos programas de la empresa ya contienen funciones para la generación basada en programas y el envío de facturas electrónicas, o pueden estar equipados con complementos. Usted se encarga del proceso de facturación y reclamación automáticamente, por lo que puede diseñar individualmente los formularios utilizados.
Los programas empresariales funcionan con datos maestros. La información sobre clientes, productos, categorías, precios, descuentos, tasas impositivas y una gama de otra información se almacena en bases de datos y se recupera para crear un nuevo pedido. A partir de esto, el programa genera todos los documentos necesarios para la operación, desde el albarán de entrega hasta la factura.
Dado que los programas de esta categoría suelen ser fáciles e intuitivos de usar, no es necesario encargar a los proveedores de servicios externos la generación y el envío de facturas electrónicas, especialmente para las pequeñas y medianas empresas. Por ejemplo, SAP se puede adaptar a la edad de facturación electrónica utilizando complementos adecuados.
Búsqueda de datos – cuestión de segundos
Cualquier persona que alguna vez ha estado buscando una factura en papel antigua, por ejemplo para procesar una solicitud de cliente, sabe cuánto esfuerzo puede implicar, especialmente si la factura en cuestión está inactiva en las profundidades del archivo. Las facturas electrónicas hacen de la búsqueda una tarea sin esfuerzo.
Dado que las facturas electrónicas se basan en estructuras de base de datos, también se pueden encontrar con los medios de consulta de la base de datos – rápido y sin polvo en los dedos. Una ventaja particular son los numerosos criterios de búsqueda.
Para las facturas en papel en carpetas de archivos, normalmente solo hay un criterio de búsqueda: el nombre de la empresa, ordenado alfabéticamente. Las facturas electrónicas, por otro lado, se pueden examinar de muchas maneras diferentes: por fecha, importe, números de artículo incluidos, o por recepción de pago, por nombrar sólo algunos ejemplos.
Esto abre perspectivas completamente nuevas en la comunicación con el cliente y la calidad del servicio. Las consultas telefónicas generalmente pueden ser respondidas durante la conversación en curso. Frases como «¿Puedo llamarte?» son finalmente cosa del pasado.
Conclusión E-bill
Las facturas electrónicas permiten una facturación rápida y eficiente y envíos en tiempo real. Esto conduce a ahorros masivos de costos y una ingesta acelerada de pagos. Al generar facturas electrónicas, debe confiar en el uso de un formato común como PDF/A, ZUGFeRD o XRechnung. Si emite facturas a clientes públicos, XRechnung es obligatorio como estándar para la facturación electrónica en Alemania. Incluso en este caso, los destinatarios de las facturas pueden solicitar que las facturas se envíen en papel. El software empresarial moderno a menudo ya contiene funciones para la creación de facturas electrónicas o puede equiparse en consecuencia a través de complementos.
