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MailCenter FAQ – Preguntas y respuestas

Preguntas frecuentes sobre MailCenter y correo electrónico

El MailCenter es un complemento de SAP que puede usarse para enviar correos electrónicos, incluyendo adjuntos como ofertas, confirmaciones de pedidos o facturas directamente desde SAP. Esta FAQ responde a las preguntas más importantes sobre costes, implementación, formato en el diseño corporativo, conexión SMTP, cifrado y envío por correo electrónico de las facturas electrónicas de SAP.

A simple vista

  • Área de aplicación: Envío por correo electrónico de todos los documentos SAP comunes (pedido, presupuesto, pedido, nota de entrega, factura, factura electrónica SAP)
  • Introducción: normalmente menos de seis semanas, en proyectos sencillos se lanzan en menos de una semana
  • Requisito previo: Servidor de correo habilitado para SMTP, por ejemplo, Microsoft Office 365 – no se requiere hardware adicional
  • Seguridad y diseño: Cifrado S/MIME, así como correos electrónicos en diseño corporativo, incluyendo información obligatoria

Enviar documentos SAP por correo implica varios costes que a menudo se subestiman.

Entre ellas se encuentran:

  • Franqueo (por ejemplo, costes de cartas)
  • Carga de trabajo (impresión, inserción, franqueado)
  • Consumibles (papel, sobres, tóner)
  • Equipos (por ejemplo, impresoras o máquinas de insertar)

Según estudios, el coste por carta ronda los 3,90 € (fuente: Deutsche Bank Research).

Estos costes pueden reducirse significativamente enviándolos digitalmente directamente desde SAP.

Los correos electrónicos son una parte central de la imagen externa de una empresa. Si no están diseñados de forma uniforme, pronto se percibe como poco profesional e incluso puede tener consecuencias legales si falta información obligatoria en la firma.

Con SAP Mail, los correos electrónicos pueden:

  • crear en el diseño corporativo
  • Proporcionado con logotipos, colores y firmas
  • diseñar de tal manera que se cumpla la información legal obligatoria

Esto garantiza una apariencia profesional, fortalece la marca y mejora la comunicación con clientes y proveedores.

Si envías correos automáticamente directamente desde SAP, haces que muchos procesos sean notablemente más eficientes.

Ventajas en resumen:

  • Envío rápido de documentos
  • Menos esfuerzo manual
  • Mejor visión general de la comunicación
  • Integración sencilla sin hardware adicional

Esto agiliza los flujos de trabajo y aumenta notablemente la productividad.

La introducción suele durar menos de seis semanas.

Procedimiento típico:

  • Análisis de requisitos
  • Instalación y configuración
  • Fase de pruebas
  • Formación y puesta en marcha
  • Documentación

El procedimiento estandarizado hace que la implementación sea rápida y sencilla. Durante la fase de pruebas y la puesta en marcha, el gestor de proyecto estará disponible para responder a sus preguntas.

Sí, empresas como Sortimo están usando SAP Mail con éxito. Sortimo desarrolla y vende sistemas de estantería de furgonetas a medida diseñados internacionalmente para el comercio, la industria y el sector.

SAP Mail ha logrado las siguientes mejoras, entre otras:

  • Comunicación más rápida entre empleados y socios comerciales
  • Procesos empresariales más eficientes
  • Mejor organización de la correspondencia

Este ejemplo muestra que SAP Mail ofrece un valor añadido medible en la práctica. Puedes leer la historia de éxito completa en nuestra página web.

En muchos proyectos, la puesta en marcha se realiza en un plazo de una semana.

Los requisitos para esto son:

  • Requisitos claramente definidos
  • Implementación estructurada del proyecto

Gracias a la implementación estandarizada, es posible una introducción rápida: las empresas se benefician inmediatamente de la solución.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) es el protocolo estándar para enviar correos electrónicos.

En SAP, esto significa en términos concretos:

  • Los correos electrónicos pueden enviarse directamente desde el sistema
  • es posible una conexión a servidores de correo como Microsoft Office 365
  • No se necesitan herramientas externas adicionales

Esto hace que enviar correos desde SAP sea sencillo, fiable y eficiente.

Los Servicios Genéricos de Objetos (GOS) son funciones en SAP para gestionar documentos e información adicional sobre un objeto SAP.

Esto te permite:

  • Añadir notas a los toppings o a los datos maestros
  • Adjuntar documentos directamente al objeto
  • Almacenar enlaces e información de forma centralizada

GOS mejora la visión general en el sistema SAP y facilita el trabajo diario con pads y datos maestros.

El Servicio de Documentos Empresariales (BDS) es una función en SAP para almacenar y gestionar documentos.

El Business Document Navigator (BDN) forma la interfaz de usuario a través de la cual se muestran y editan estos documentos.

Juntos, BDS y BDN garantizan que los documentos puedan almacenarse de forma estructurada, fácilmente localizables y gestionados cómodamente.

Existen dos variantes para las imágenes en firmas de correo electrónico:

Embed

  • La imagen está incluida directamente en el correo electrónico.
  • Puede causar problemas con los filtros de spam.

Enlace (recomendado)

  • La imagen se almacena en un servidor y se referencia en el correo electrónico.
  • Mejor visualización y menos problemas con los filtros de spam.

Recomendación: En la mayoría de los casos, las imágenes deberían estar enlazadas en firmas.

Sí, los correos electrónicos de SAP pueden cifrarse, por ejemplo con S/MIME.

Posibles variantes:

  • Cifrado directo en el sistema SAP
  • Envío a través de servidores de correo seguros

Esto protege los datos sensibles en la comunicación empresarial y aumenta significativamente la seguridad al enviar correos electrónicos.