SAP Banf freigeben

SAP Banf freigeben

Freigeben von gesperrten Einkaufsbelegen

SAP Banf freigeben – Im SAP-System kann ein Freigabeprozess für Bestellanforderungen und Einkaufsbelege (Bestellungen, Verträge, Lieferabrufe und Anfragen) eingestellt werden. Wenn Bestellanforderungen oder Einkaufsbelege bestimmte Bedingungen erfüllen (z.B. das Konto der Bestellanforderungsposition der Kostenstelle zuordnen), soll das Dokument vor der Prüfung erst freigegeben werden (z.B. durch den Kostenstellenleiter). Erst dann kann eine Weiterverarbeitung erfolgen.

Dieses Genehmigungsverfahren erfolgt durch Abbildung eines elektronischen Genehmigungsprozesses.

• Freigabeverfahren sperren automatisch die entsprechenden Dokumente für die weitere Bearbeitung.
• Gesperrte Bestellanforderungspositionen können nicht weiterverarbeitet werden.
• Blockierte Bestellung können nicht platziert werden.

Freigabeverfahren für Bestellanforderungen

Bestellanforderungsfreigabe Hintergrund – Sie möchten in ihrem Prozess erreichen, dass Bestellanforderungspositionen zuerst genehmigt werden müssen, bevor die angeforderten Materialien bestellt werden können. Das möchten Sie zum Beispiel an einem bestimmten Wert festmachen. Das Freigabeverfahren für Bestellanforderungen soll verhindern, dass diese  in Folgebelege umgewandelt werden können. Für die Freigabe von Bestellanforderungen können ein oder mehrere Genehmigungen notwendig sein.

Ziel des Genehmigungsverfahrens ist es, das manuelle Signaturverfahren durch ein elektronisches Verfahren zu ersetzen und das Vier-Augen-Prinzip beizubehalten. Der Bearbeiter verarbeitet den Beleg direkt im System, um ihn als „gesehen durch rechtlich Verantwortlichen“ und i.V. oder ppa. zu kennzeichnen. Im Grunde ist die Freigabe eine Art der elektronischen Unterschrift.

Unterschiedliche Verfahren zur SAP Banf Freigabe

Positions- oder Gesamtfreigabe

Grundsätzlich unterscheiden wir bei der Freigabe von Bestellanforderungen zwei Arten. Die Freigabe auf Positionsebene und die Gesamtfreigabe.

Bei der Positionsfreigabe wird jede Position einzeln geprüft, ob Sie bestimmte Kriterien erfüllt. Bei der Gesamtfreigabe werden alle Positionen berücksichtigt. Im Gegensatz zu der Einzelfreigabe erfolgt die Prüfung bei der Gesamtfreigabe beim Sichern oder Prüfen der Banf. Welche Freigabe in ihrem Prozess zum Tragen kommt entscheiden die Belegart und die Freigabegruppe aus der Klassifizierung.

Freigabe mit und ohne Klassifizierung

Wie auch bei den Bestellungen stehen für Bestellanforderungen zwei unterschiedliche Freigabeverfahren zur Verfügung. Eine einfache schlanke Freigabestrategie ohne Klassifizierung. Diese kann nur für die Freigabe auf Positionsebene verwendet werden. Mit dem umfangreichen Freigabeverfahren mit Klassifizierung können Sie im Grunde alle Felder der Bestellanforderungen als Kriterium für die Freigabe verwenden. Aber: Sie können sich nur für ein Freigabeverfahren für die Bestellanforderungen entscheiden.

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Einrichtung SAP BANF freigeben

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SAP Bestellanforderungen freigeben – Einzel- oder Sammelfreigabe

Der Anwender hat zwei Möglichkeiten Bestellanforderungen freizugeben.

Einzelfreigabe – Transaktion: ME54N

Mit Hilfe dieses Verfahrens können die einzelnen Positionen einer BANF für die Bearbeitung in Anfragen oder Bestellungen freigegeben werden. Die Positionsfreigabe ist eine Besonderheit von Banfen. Diese Art der Teilgenehmigung ist nicht für andere Einkaufsbelege vorgesehen. Sie können auch bei diesem Verfahren Freigaben ablehnen.

Bild: SAP Banf freigeben Transaktion ME54N

Sammelfreigabe – Transaktion: ME55

Sie können mehrere Positionen einer Bestellanforderungen oder auch die ganze Bestellanforderungen komplett genehmigen.

Bild: SAP BANF Freigabe Transaktion ME55

SAP Banf Freigabe zurücknehmen

Wenn Sie mit der BANF nicht einverstanden sind, können Sie die Genehmigung ablehnen, indem Sie auf der Registerkarte Freigabestrategie auf Ablehnen klicken. Anschließend muss der Anforderer die Ablehnung in der Bestellanforderung ändern (ME52N) durch Auswahl auf der Registerkarte stornieren und die Position korrigieren.

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