E-bill
A partir del 01.01.2025 se introducirá la factura electrónica. Pero, ¿a quiénes afecta la obligación de la factura electrónica y qué medidas pueden tomar ahora las empresas y los autónomos para prepararse para ella? Aquí encontrará un resumen de la información más importante:
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento digital que pretende sustituir gradualmente a las clásicas facturas en papel y en PDF. Toda la información, como los datos de la cuenta, el número de identificación fiscal o el importe de la factura, puede ser legible por máquina en una factura electrónica. Esto permite que el software de contabilidad del destinatario procese estos datos automáticamente. El objetivo es ahorrar tiempo y dinero, simplificar el intercambio con las oficinas de impuestos y minimizar los errores, por ejemplo, debidos a la introducción manual de IBAN.
Creación de una factura electrónica
¿Cómo se crea una factura electrónica?
La forma más fácil de hacerlo es con un software de contabilidad o facturación. El software convierte automáticamente los datos de la factura introducidos en un archivo XML legible por máquina. Este archivo se puede enviar a los clientes por correo electrónico o a través de Peppol, una red digital para el intercambio de facturas electrónicas.
Si desea enviar una versión legible por humanos además del archivo XML, puede utilizar el formato de archivo ZUGFeRD. Esta opción crea una versión PDF en paralelo al archivo XML.
Obligación de facturación electrónica a partir del 01.01.2025
¿Quién tendrá que pasarse a la factura electrónica a partir del 01.01.2025?
La obligación de utilizar la factura electrónica afecta inicialmente al sector B2B en Alemania. Esto significa que los autónomos y las empresas con sede en Alemania deben utilizar facturas electrónicas cuando facturen servicios a otras empresas o autónomos con sede en Alemania. Las facturas a clientes particulares o empresas en el extranjero están exentas de esta regulación.
Para facturas de bajo valor de hasta 250 euros, una factura en papel o en PDF sigue siendo suficiente.
¿Las empresas tienen que aceptar facturas electrónicas?
Sí, a partir del 01.01.2025, las empresas y los autónomos en Alemania estarán obligados a recibir, procesar y archivar las facturas electrónicas de acuerdo con los requisitos legales, incluso si no emiten facturas electrónicas ellos mismos. Esta obligación cobra especial relevancia si, por ejemplo, los proveedores envían facturas electrónicas. El software de contabilidad o facturación puede ayudar a cumplir de manera eficiente los requisitos en torno a la recepción y el procesamiento de facturas electrónicas.
¿Existe un reglamento transitorio?
Sí, está previsto un reglamento transitorio. Hasta finales de 2026, las empresas del sector B2B nacional podrán seguir utilizando facturas en papel o en PDF, siempre que el destinatario de la factura esté de acuerdo.
Para las empresas que alcancen una facturación no superior a 800.000 euros en 2026, este plazo se ampliará hasta finales de 2027. Sin embargo, a partir del 01.01.2028, todas las empresas del sector B2B alemán estarán obligadas a emitir, recibir y archivar facturas electrónicas.
La obligación legal de conservar las facturas no cambia: las facturas, ya sea en papel o en formato digital, deben seguir almacenándose durante 10 años.
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