MailCenter FAQ – Fragen und Antworten

Häufige Fragen zum MailCenter und dem Thema E-Mail

Das MailCenter ist ein SAP Add-on, mit dem E-Mails inklusive Anhängen wie Angeboten, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen direkt aus SAP versendet werden. Diese FAQ beantwortet die wichtigsten Fragen zu Kosten, Einführung, Formatierung im Corporate Design, SMTP-Anbindung, Verschlüsselung sowie zum E-Mail-Versand von SAP E-Rechnungen.

Auf einen Blick

Einsatzgebiet: E-Mail-Versand aller gängigen SAP-Belege (Bestellung, Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, SAP E-Rechnung)
Einführung: in der Regel unter sechs Wochen, in einfachen Projekten Go-Live innerhalb einer Woche
Voraussetzung: SMTP-fähiger Mailserver, z. B. Microsoft Office 365 – keine zusätzliche Hardware nötig
Sicherheit & Design: S/MIME-Verschlüsselung sowie E-Mails im Corporate Design inklusive Pflichtangaben

Welche Kosten entstehen beim Versand von Dokumenten per Post aus SAP?

Der Versand von SAP-Dokumenten per Post verursacht verschiedene Kosten, die oft unterschätzt werden.

Dazu gehören:

Porto (z. B. Briefkosten)
Arbeitsaufwand (Drucken, Kuvertieren, Frankieren)
Verbrauchsmaterialien (Papier, Umschläge, Toner)
Geräte (z. B. Drucker oder Kuvertiermaschinen)

Laut Studien liegen die Kosten pro Brief bei ca. 3,90 € (Quelle: Deutsche Bank Research).

Durch den digitalen Versand direkt aus SAP lassen sich diese Kosten deutlich reduzieren.

Warum ist die richtige Formatierung von E-Mails aus SAP so wichtig?

E-Mails sind ein zentraler Bestandteil der Außendarstellung eines Unternehmens. Sind sie nicht einheitlich gestaltet, wirkt das schnell unprofessionell und kann sogar rechtliche Folgen haben, wenn Pflichtangaben in der Signatur fehlen.

Mit SAP-Mail lassen sich E-Mails:

im Corporate Design erstellen
mit Logos, Farben und Signaturen versehen
so gestalten, dass gesetzliche Pflichtangaben erfüllt werden

Das sorgt für ein professionelles Erscheinungsbild, stärkt die Marke und verbessert die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten.

Wie kann der E-Mail-Versand aus SAP die Produktivität im Unternehmen steigern?

Wer E-Mails automatisiert direkt aus SAP versendet, gestaltet viele Prozesse spürbar effizienter.

Vorteile auf einen Blick:

schneller Versand von Dokumenten
weniger manueller Aufwand
bessere Übersicht über die Kommunikation
einfache Integration ohne zusätzliche Hardware

So werden Arbeitsabläufe verschlankt und die Produktivität steigt spürbar.

Wie lange dauert die Einführung des SAP Mail Add-ons?

Die Einführung dauert in der Regel weniger als sechs Wochen.

Typischer Ablauf:

Analyse der Anforderungen
Installation und Konfiguration
Testphase
Schulung und Go-Live
Dokumentation

Durch die standardisierte Vorgehensweise ist die Implementierung schnell und unkompliziert. Während Testphase und Go-Live steht der Projektleiter für Rückfragen zur Verfügung.

Gibt es Praxisbeispiele für den erfolgreichen Einsatz von SAP-Mail?

Ja, Unternehmen wie Sortimo setzen SAP-Mail erfolgreich ein. Sortimo entwickelt und vertreibt international maßgeschneiderte Fahrzeugeinrichtungen für Handel, Handwerk und Industrie.

Mit SAP-Mail konnten unter anderem folgende Verbesserungen erzielt werden:

schnellere Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Geschäftspartnern
effizientere Geschäftsprozesse
bessere Organisation der Korrespondenz

Das Beispiel zeigt: SAP-Mail bietet in der Praxis einen messbaren Mehrwert. Die vollständige Success Story können Sie auf unserer Website weiterlesen.

Wie schnell kann SAP-Mail im Unternehmen eingeführt werden?

In vielen Projekten erfolgt der Go-Live bereits innerhalb einer Woche.

Voraussetzungen dafür sind:

klar definierte Anforderungen
strukturierte Projektumsetzung

Dank der standardisierten Implementierung ist eine schnelle Einführung möglich – Unternehmen profitieren dadurch sofort von der Lösung.

Was ist SMTP und wie funktioniert der E-Mail-Versand aus SAP?

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ist das Standardprotokoll für den Versand von E-Mails.

In SAP bedeutet das konkret:

E-Mails können direkt aus dem System versendet werden
eine Verbindung zu Mailservern wie Microsoft Office 365 ist möglich
zusätzliche externe Tools sind nicht notwendig

So wird der E-Mail-Versand aus SAP einfach, zuverlässig und effizient.

Was sind Generic Object Services (GOS) in SAP?

Generic Object Services (GOS) sind Funktionen in SAP zur Verwaltung von Dokumenten und Zusatzinformationen rund um ein SAP-Objekt.

Damit lassen sich:

Notizen zu Belägen oder Stammdaten hinzufügen
Dokumente direkt am Objekt anhängen
Verknüpfungen und Informationen zentral speichern

GOS verbessert die Übersicht im SAP-System und erleichtert die tägliche Arbeit mit Belägen und Stammdaten.

Was sind BDS und BDN in SAP und wofür werden sie verwendet?

Der Business Document Service (BDS) ist eine Funktion in SAP zur Speicherung und Verwaltung von Dokumenten.

Der Business Document Navigator (BDN) bildet die Benutzeroberfläche, über die diese Dokumente angezeigt und bearbeitet werden.

Gemeinsam sorgen BDS und BDN dafür, dass Dokumente strukturiert gespeichert, einfach gefunden und komfortabel verwaltet werden können.

Sollten Bilder in E-Mail-Signaturen eingebettet oder verlinkt werden?

Für Bilder in E-Mail-Signaturen gibt es zwei Varianten:

Einbetten

Das Bild ist direkt in der E-Mail enthalten.
Kann zu Problemen mit Spamfiltern führen.

Verlinken (empfohlen)

Das Bild liegt auf einem Server und wird in der E-Mail referenziert.
Bessere Darstellung und weniger Probleme mit Spamfiltern.

Empfehlung: In den meisten Fällen sollten Bilder in Signaturen verlinkt werden.

Können E-Mails aus SAP verschlüsselt werden und wie funktioniert das?

Ja, E-Mails aus SAP lassen sich verschlüsseln, zum Beispiel mit S/MIME.

Mögliche Varianten:

direkte Verschlüsselung im SAP-System
Versand über sichere Mailserver

So werden sensible Daten in der Geschäftskommunikation geschützt und die Sicherheit beim E-Mail-Versand deutlich erhöht.