SAP Rechnungsverarbeitung

Rechnungsausgang und Rechnungseingang – vollständig in SAP,
ohne externe Plattform, modifikationsfrei.

Ausgang: aus dem Fakturalauf prüfen, freigeben, im geforderten Format erzeugen, gegen die Regeln
der EN 16931 validieren und versenden – ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X, Peppol BIS – mit revisionssicherer Ablage
Eingang: alle Kanäle und Formate – Papier, PDF, E-Rechnung –, auf Wunsch Belege KI-gestützt
erkennen, Bestellbezug und Wareneingang zuordnen, prüfen, freigeben und buchen;
bei unkritischen Vorgängen direkt als Dunkelbuchung
Ein System: in einem SAP-nativen Add-on, ohne Cloud, keine zusätzliche Hard- oder
Software notwendig. Die Rechnungsdaten verlassen Ihr SAP-System nicht.
Nachweise: SAP Certified Integration, Zertifizierung für SAP S/4HANA,
ISO 9001 geprüfte Entwicklung (DEKRA)

Ab 1. Januar 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz. Unsere Empfehlung: spätestens Mitte 2026 mit dem Pilotbetrieb starten. E-Rechnungspflicht 2027 im Detail →

Ab 1. Januar 2027 wird der Rechnungsausgang zur Pflichtaufgabe

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Übergangsfrist für den Versand von Papier- und PDF-Rechnungen endet am 31. Dezember 2026: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr E-Rechnungen im B2B-Verkehr auch ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle übrigen inländischen Unternehmen.

Für SAP-Anwender heißt das: Der Rechnungsausgang muss strukturierte Formate nach EN 16931 erzeugen, revisionssicher archivieren und den Prozess nachvollziehbar halten. Wer das erst im Dezember angeht, testet im Produktivbetrieb. Wie MailCenter die E-Rechnung in SAP umsetzt.

Ausnahmen gelten z. B. für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und B2C-Umsätze. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen, aber nicht ausstellen. Diese Übersicht ersetzt keine steuerliche Beratung.

seit 01.01.2025
Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen
bis 31.12.2026
Übergangsfrist: Papier und PDF beim Versand noch zulässig
ab 01.01.2027
Ausstellungspflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz
ab 01.01.2028
Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen

Ihr Ansprechpartner

Michael Struck

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Der Gesamtprozess

Ein Prozess, zwei Richtungen – beides in SAP

Rechnungsausgang und Rechnungseingang werden in vielen Projekten getrennt betrachtet und mit getrennten Werkzeugen gelöst. Technisch teilen sie sich aber dieselben Bausteine: Formate, Validierung, Freigabelogik, Archivierung. MailCenter setzt an dieser gemeinsamen Basis auf – deshalb sehen Sie beide Richtungen im gleichen Cockpit und mit derselben Berechtigungslogik.

SAP S/4HANA · SAP ECC

Rechnungsausgang

vom Beleg zum Empfänger

1. SAP Beleg
Faktura aus SD / FI
2. Rechnungskontrolle
sperren, prüfen, freigeben
3. Format erzeugen
XRechnung, ZUGFeRD
4. Versand
E-Mail, Peppol, Portal
5. Archiv
revisionssicher

Rechnungseingang

vom Beleg zur Buchung

1. Eingang
E-Mail, Peppol, Portal, Papier
2. Erkennung
Auslesen & Validierung
3. Prüfung & Zuordnung
Bestellung, Wareneingang
4. Freigabe
Workflow im Fachbereich
5. Buchung & Archiv
inkl. Dublettenprüfung

Beide Bahnen laufen innerhalb Ihres SAP-Systems: gleiche Stammdaten, gleiche Rollen, ein Archiv. Kein Zwischenspeicher, kein zweiter Datenbestand.

Rechnungsausgang

Geprüft und nicht nur schnell raus

Eine fehlerhafte Rechnung beim Kunden kostet doppelt: Gutschrift, Neuerstellung, Rückfragen – und Vertrauen. Deshalb liegt vor dem Versand eine Kontrollstufe, die Ihre Fachabteilung selbst bedient, ohne SAP-Berechtigung im Debitorenstamm.

E-Rechnung mit SAP

XRechnung und ZUGFeRD direkt aus SAP S/4HANA und SAP ECC erzeugen, validieren und versenden – im Standardprozess, nicht als Sonderweg.

E-Rechnung in SAP →

Rechnungskontrolle

Ausgehende Rechnungen als PDF am Bildschirm prüfen, sperren oder freigeben. Der Beleg bleibt gesperrt, bis ein Mitarbeiter ihn freigegeben hat.

Rechnungen vor Versand prüfen →

Formate & Validierung

EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X: MailCenter prüft ausgehende Rechnungen gegen das Zielformat, bevor sie das Haus verlassen.

Formate & Validierung →

Peppol

Rechnungen über das Peppol-Netzwerk austauschen – der Versandweg, den international tätige Kunden zunehmend voraussetzen.

Peppol mit SAP →

Rechnungseingang

Erkennen, zuordnen, prüfen, buchen

Eingehende Rechnungen kommen auf allen Wegen: als E-Rechnung, als PDF im Postfach, als Papier per Post. Im Rechnungseingangscockpit bündeln Sie alle Belege an einer Stelle, ordnen sie Bestellungen, Kostenstellen und Wareneingängen zu und führen die Freigabe dort, wo sie hingehört – im Fachbereich, nicht im Umlaufmappen-Verfahren. Bei unkritischen Vorgängen erfolgt die Dunkelbuchung direkt, ohne dass ein Mensch den Beleg anfassen muss.

Rechnungseingangsverarbeitung

Zentrale Übersicht aller eingehenden Rechnungen, KI-gestützte Erkennung und Zuordnung, Dunkelbuchung bei unkritischen Vorgängen, Dublettenprüfung und revisionssichere Ablage.

Das Rechnungseingangscockpit →

Rechnungsprüfung & Rückweisung

Regelbasierte Prüfung gegen Bestellung und Wareneingang. Was nicht passt, geht mit Begründung automatisch per E-Mail an den Lieferanten zurück.

Rechnungsfreigabe

Freigabeworkflows mit Vertretungsregeln und Wertgrenzen, vollständig in SAP – papiergebundene Genehmigungsverfahren entfallen.

Freigabe in SAP →

Angrenzende Belege

Angrenzende Belege im Beschaffungsprozess

Die Rechnung ist selten der erste Beleg im Prozess. Wer Bestellbestätigungen und Wareneingänge ebenfalls digital verarbeitet, hat bei der Rechnungsprüfung bereits saubere Referenzdaten – und deutlich weniger Klärfälle.

Bestellbestätigung & Avise

Eingehende Auftragsbestätigungen und Lieferavise automatisch abgleichen, Abweichungen früh erkennen.

Bestellbestätigung in SAP →

Wareneingang

Wareneingänge digital erfassen und als Referenz für die Rechnungsprüfung bereitstellen.

Wareneingang in SAP →

Von SAP Kunden empfohlen

Über 200 Unternehmen setzen auf unsere Lösungen. Dazu zählen Kunden wie Dr. Oetker, Augustiner Bräu, Carl Zeiss, Siemens Healthineers, Sortimo, thyssenkrupp und noch viele weitere …

„Dass wir Rechnungen und Anhänge innerhalb einer Mail zusammenfassen können, ist für uns ein wesentlicher Vorteil der Lösung.“

Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbHWolfgang Scheffler | SAP Senior Berater (Projektleitung)

„Durch die Dialogmöglichkeiten sorgt das MailCenter gleichzeitig für eine optimierte Debitorenverwaltung und saubere, stets aktuelle Stammdaten in unserer Buchhaltung.“

Pneuhage Management GmbH & Co. KGLuigi Borella | Anwendungsbetreuung WWS-Team/ Unternehmenscontrolling

„Wir erfüllen damit auch einen Wunsch vieler Kunden, die sich ein automatisiert verarbeitbares Format wünschen. Sie wollen die Daten direkt in ihre Systeme einlesen. Dies ist mit normalen PDF-Dateien nur bedingt möglich, da die Daten von dort immer manuell abgetippt werden müssen.“

Hekatron BrandschutzMarco Müller, IT-Projektleiter | Hekatron Brandschutz

Unternehmen vertrauen MailCenter

Formate & Versandwege

Welche Formate und Wege MailCenter abdeckt

Die E-Rechnung ist kein einzelnes Format, sondern eine europäische Norm mit nationalen Ausprägungen. Entscheidend ist, dass Ihr SAP-System beides beherrscht: das Format, das der Empfänger erwartet, und den Weg, auf dem er es erwartet.

Format / Weg	Was es ist	Typischer Einsatz
XRechnung	Deutsches XML-Profil der EN 16931	Öffentliche Auftraggeber, B2B Deutschland
ZUGFeRD / Factur-X	Hybrid: PDF mit eingebettetem XML	B2B, wenn beim Empfänger auch Menschen prüfen
Peppol BIS 3.0	Format plus internationales Transportnetz	Grenzüberschreitend, Konzernvorgaben
E-Mail / Portal / Papier	Klassische Kanäle im Eingang	Solange Ihre Lieferanten sie nutzen

Im Eingang verarbeitet MailCenter alle genannten Wege parallel. Sie müssen Ihre Lieferanten nicht auf einen Kanal zwingen, um intern durchgängig digital zu arbeiten.

Häufige Fragen zur Rechnungsverarbeitung in SAP

Was gehört zur Rechnungsverarbeitung in SAP?

Zur Rechnungsverarbeitung gehören beide Richtungen: der Rechnungsausgang mit Erstellung, Kontrolle, Formatierung und Versand sowie der Rechnungseingang mit Erfassung, Erkennung, Prüfung, Freigabe, Buchung und Archivierung. Angrenzend kommen Bestellbestätigungen und Wareneingänge hinzu, weil sie die Referenzdaten für die Rechnungsprüfung liefern.

Ab wann ist die E-Rechnung für unser Unternehmen Pflicht?

Empfangen müssen inländische B2B-Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Fristen, Ausnahmen und zulässige Formate im Detail finden Sie in unserem Überblick zur E-Rechnungspflicht 2027.

Brauchen wir für die E-Rechnung eine externe Plattform?

Nein. MailCenter ist ein SAP Add-on und läuft in Ihrem System. Formate werden in SAP erzeugt und validiert, der Versand erfolgt aus SAP heraus. Ein zusätzliches Portal mit eigenem Datenbestand und eigener Betriebsverantwortung ist nicht erforderlich.

Funktioniert das auch mit SAP ECC 6.0?

Ja. MailCenter unterstützt SAP ECC 6.0 und höher sowie SAP S/4HANA, einschließlich RISE with SAP S/4HANA Cloud in der zertifizierten Integration.

Welche Formate müssen wir unterstützen?

Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.x die verbreiteten Ausprägungen, international kommt Peppol BIS 3.0 hinzu. Welches Format konkret nötig ist, hängt vom Empfänger ab – MailCenter deckt die genannten parallel ab.

Was passiert mit Papier- und PDF-Rechnungen, die weiter eingehen?

Sie werden im selben Cockpit verarbeitet. Belege aus Papier und PDF werden erfasst, erkannt und in denselben Prüf- und Freigabeprozess überführt wie strukturierte E-Rechnungen. Sie müssen Ihre Lieferanten also nicht zu einem Stichtag umstellen.