Mit der gestaffelten B2B-Pflicht zur E-Rechnung – seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, die Versandpflichten folgen schrittweise – und der längst etablierten B2G-Pflicht entscheidet ein oft unterschätzter Faktor über Erfolg oder Fehlerquote: die Qualität der Stammdaten. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD verlangen strukturierte, maschinenlesbare und vor allem eindeutige Angaben. Der größte Teil dieser Pflichtangaben stammt nicht aus dem Beleg selbst, sondern aus dem Geschäftspartner- bzw. Debitoren-/Kreditorenstamm in SAP.
Inhaltsverzeichnis
Warum Stammdaten der Engpass sind
Eine E-Rechnung wird nur dann automatisiert verarbeitet, wenn jedes Pflichtfeld korrekt gefüllt ist. Fehlt die Leitweg-ID, ist die USt-IdNr. ungültig oder die elektronische Adresse nicht hinterlegt, wird die Rechnung abgelehnt oder bleibt im Eingangs-Clearing hängen – mit manuellem Nacharbeiten, Zahlungsverzögerungen und im B2G-Fall einer formal nicht zustellbaren Rechnung als Folge. Saubere Stammdaten sind damit weniger ein IT- als ein Compliance- und Liquiditätsthema. Wer die Felder einmalig strukturiert pflegt und Validierungen etabliert, reduziert Ausnahmen dauerhaft.
Die wichtigsten Felder im Geschäftspartner
Die folgende Übersicht zeigt die zentralen Felder, ihre Ablage in SAP und ihren Bezug zur E-Rechnung (BT-/BG-Codes nach EN 16931):
| Feld | Ablage in SAP | Bezug zur E-Rechnung |
| USt-IdNr. | BP, Reiter Steuerdaten (Feld STCEG) | Verkäufer BT-31 / Erwerber BT-48; Pflicht bei EU-/grenzüberschreitenden Umsätzen |
| Steuernummer | BP, Reiter Steuerdaten (STCD1–STCD5) | BT-32; nationale Steuernummer, mind. eine valide Steuer-ID erforderlich |
| Leitweg-ID | Käuferreferenz im Debitor/BP (oft Z-Feld oder via DRC/SAP Add-On) | BT-10; Pflichtfeld im B2G, steuert das Routing zur Behörde |
| Elektr. Adresse + EAS-Code | BP-Identifikation / DRC/SAP Add-On | BT-49; Pflicht seit XRechnung 3.0, qualifiziert durch Schema (z. B. 0204, 0088) |
| GLN / ILN | BP, Identifikationsnummern | Eindeutige Lokationskennung im B2B; EAS-Code 0088 |
| Peppol Participant ID | DRC/SAP Add-On / Peppol-Konfiguration | Adressierung & Übertragung über das Peppol-Netz |
| E-Mail-Adresse | Adress-/Kontaktdaten | Versand; ideal dedizierte Rechnungsadresse (EAS-Schema EM) |
| IBAN / Bankverbindung | Zahlungs-/Bankdaten (Verkäuferseite) | BG-16; Zahlungsinformationen in der E-Rechnung |
| Zahlungsbedingungen | Debitor/Kreditor (FI) | BT-20; Zahlungsziel und -konditionen |
B2G und B2B: derselbe Stamm, andere Schwerpunkte
Im B2G-Bereich (Rechnungen an öffentliche Auftraggeber) ist die Leitweg-ID als Käuferreferenz (BT-10) verpflichtend und bestimmt das Routing zur empfangenden Stelle. Im B2B-Bereich treten an ihre Stelle Kennungen wie die GLN oder die USt-IdNr., ergänzt um die elektronische Adresse (BT-49) und – bei Übertragung im Netz – die Peppol Participant ID. In beiden Fällen gilt: Die Kennung muss zum jeweiligen EAS-Schema passen (z. B. 0204 für die Leitweg-ID, 0088 für die GLN).
Praxis-Checkliste
- USt-IdNr. und Steuernummer auf Gültigkeit und Format prüfen (qualifizierte Bestätigungsabfrage).
- Leitweg-ID für alle öffentlichen Auftraggeber vollständig und geprüft hinterlegen.
- Elektronische Adresse (BT-49) inkl. passendem EAS-Schema-Code erfassen – Pflicht seit XRechnung 3.0.
- GLN bzw. Peppol-ID dort pflegen, wo über Peppol gesendet oder empfangen wird.
- Dedizierte Rechnungs-E-Mail-Adresse und vollständige Postanschrift sicherstellen.
- Bankverbindung und Zahlungsbedingungen aktuell halten.
- Verantwortlichkeiten und Validierungsregeln definieren – z. B. über DRC/SAP Add-On.
Fazit
Die E-Rechnung ist nur so gut wie die Stammdaten dahinter. Wer Geschäftspartner-, Steuer- und Adressdaten in SAP konsequent pflegt und validiert, legt die Grundlage für automatisierte, rechtskonforme Rechnungsprozesse – im B2G wie im B2B.
