PEPPOL: Sicherer Datenaustausch – Europaweit!

Das internationale Netzwerk für Unternehmen und Behörden – B2G & B2B
– Alle Fakten, Vorteile und wie Sie sich vernetzen können –

WAS IST PEPPOL?

PEPPOL ist ein internationales Netzwerk, über das sich registrierte Unternehmen und Behörden verbinden um elektronisch Dokumente austauschen. Schnell, einfach, sicher und konform mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU.

Durch offene Standards vereinfacht PEPPOL außerdem öffentliche Vergabeverfahren.

Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) ist 2008 als EU-Projekt gestartet. Neben dem Netzwerk sind effiziente Software- und Service-Lösungen entstanden, die die alten, analogen Prozesse sinnvoll ergänzen bzw. ablösen. So entstehen neue Marktpotenziale. In der EU & international.

FÜR WEN IST PEPPOL RELEVANT?

B2G: Für alle Unternehmen, die für Behörden tätig sind. In Deutschland, Europa, international.
B2B: Für Firmen, die ihre Lösungen für die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse suchen.

PEPPOL bietet viele Vorteile!

Vereinfacht öffentliche Vergabeverfahren
Digitalisiert effizient Geschäftsprozesse
Gesetzeskonformer Rechnungsaustausch
Höchste Sicherheitsstandards
International anerkannt

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Was ist PEPPOL?

Alle Fakten zum Netzwerk, wer „drin“ sein muss, und welche Vorteile die Infrastrukur bietet.

Mit Pan-European Public Procurement OnLine hat die Europäische Union bereits 2008 ein grenzüberschreitendes Projekt realisiert, das durch Standardisierung und Digitalisierung den gesamten Beschaffungsprozess (e-Procurement) rund um öffentliche Vergabeverfahren vereinfacht hat. Über das Netzwerk verbinden sich registrierte Teilnehmer, um auf digitalem Weg gesicherte Dokumente wie Rechnungen und Bestellungen auszutauschen. Besonders relevant ist es für alle Lieferanten der öffentlichen Verwaltung (B2G). Allen andern Unternehmen (B2B) bietet es aber auch zahlreiche Vorteile.

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Warum wurde PEPPOL eingeführt?

Analoge Verfahren nicht mehr zeitgemäß.

Lange Zeit verliefen die Prozesse im internationalen Beschaffungswesen analog. Über die Jahre wurden diese viel zu unübersichtlich, kompliziert und aufwendig. PEPPOL hat dieses Problem nun gelöst: die neuen Standards und Formate sorgen für einen effizienten und transparenten Informationsaustausch zwischen Auftragnehmern und Auftraggebern. – nicht nur beim e-Procurement. Denn alle Dokumente können von sämtlichen Akteuren im Netzwerk problemlos versendet, gelesen und verarbeitet werden.

strukturierte Daten
reduzierter Aufwand
einfaches eProcurement

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Wie funktioniert PEPPOL?

Wie ein Telefonnetzwerk.

PEPPOL funktioniert wie ein ‚Telefon‘-Netzwerk, über das Organisationen untereinander gesicherte ‚Nachrichten‘, z.B. Rechnungen und Bestellungen austauschen können. Das Format hierfür heißt: UBL („Universal Business Language“). Eine unverwechselbare ID stellt sicher, dass sie sich gegenseitig zuverlässig identifizieren können.

Damit können im Netzwerk registrierte Unternehmen europaweit Dokumente sicher, schnell und einfach in digitalen Formaten austauschen.

Dazu zählen übrigens auch E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD , die über das Netz an Unternehmen und öffentliche Auftraggeber in der EU versendet werden.

Wichtig: Für Unternehmen, die für die öffentliche Hand tätig sind, ist das laut EU-Richtlinie 2014/55/EU ab 27.11.2020 Pflicht!

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KMUs erhalten besseren Zugang

Leichter zu öffentlichen Ausschreibungs- und Beschaffungsverfahren.

PEPPOL hilft KMUs: Durch die Entwicklung und Einführung offener Standards ist es selbst für kleine und mittelständische Unternehmen leichter, an öffentlichen Ausschreibungs- und Beschaffungsverfahren (Public eProcurement) teilzunehmen.

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Womit ist PEPPOL kompatibel?

Integrierbar in existierende IT-Infrastruktur.

Die Standards verdrängen die alten, nationalen Lösungen und IT-Infrastrukturen aber nicht, sondern ergänzen sie sinnvoll. Sie sind also kompatibel und unterstützen die EU-Richtlinie 2014/55/EU.

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Wer braucht PEPPOL?

Unternehmen und Behörden in Europa.

Tendenziell immer mehr Unternehmen, da immer häufiger elektronische Rechnungen gefordert werden. Das System ist ausdrücklich nicht auf E-Rechnung für die öffentliche Hand beschränkt. Denn die Standards bietet allen Organisationen große Vorteile bei öffentlichen Vergabeverfahren.

Aktuell müssen sich verstärkt Lieferanten von Bund und Behörden mit eProcurement via PEPPOL vertraut machen. Denn sie sind ab 27.11.2020 dazu verpflichtet, ihren Auftraggebern elektronische Rechnungen zu schicken. In Deutschland haben sich dafür zwei Formate durchgesetzt: XRechnung und ZUGFeRD, wobei sich XRechnung durchsetzen wird.

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Welche Vorteile bietet PEPPOL?

Sicherheit, Schutz, Transparenz – Europaweit.

Der Austausch von Dokumenten über das Netzwerk bietet neben den offensichtlichen Vorteilen Sicherheit, Effizienz, Schutz und Transparenz die Unternehmen aus dem B2G-Sektor die Gewissheit, dass sie Rechnungen gesetzeskonform mit den Behörden austauschen können (EU-Richtlinie 2014/55/EU). Nebenbei gewährleistet die Infrastruktur rechtliche und technische Interoperabilität mit vorhandenen Systemen, z.B. SAP.

Die folgenden Vorteile gelten aber auch für alle anderen Unternehmen (B2B), die auf innovative Weise sicher, schnell und international Dokumente austauschen möchten.

Vorteile eProcurement via PEPPOL:

Gesetzeskonformer Rechnungsaustausch
Strukturierte, leicht verarbeitbare Formate
Höchste Sicherheitsstandards
Internationale Anwendbarkeit
Kompatibel mit bestehenden Systemen
Rechtskräftige Empfangsbestätigung
Reduziert Aufwand & Kosten

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Wie gelingt die Umsetzung im Unternehmen?

Vom Access Point über die PEPPOL-ID bis zur Inbetriebnahme.

PEPPOL steht in engem Zusammenhang mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die den elektronischen Rechnungsaustausch von Rechnungen der öffentlichen Hand regelt.

So ist der elektronische Austausch von Rechnungen zwischen den Lieferanten von Bund und mittlerweile zwei Bundesländern (Bremen und Niedersachsen) ab Ende November 2020 Pflicht*. Zu beachten ist, dass ein PDF nicht zulässig ist. Vielmehr muss das Format strukturierte Daten enthalten wie z.B. ZUGFeRD oder XRechnung. XRechnung kann über die PEPPOL Infrastruktur versandt werden.

*Es ist davon auszugehen, dass weitere Bundesländer folgen werden. Daher sollten sich Auftragnehmer öffentlicher Einrichtungen jetzt mit XRechnung und PEPPOL vertraut machen.

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PEPPOL, XRechnung und ZUGFeRD

Vom Access Point über die PEPPOL-ID bis zur Inbetriebnahme.

Unternehmen, die jetzt auf eProcurement via PEPPOL umstellen möchten, stehen vor einer Herausforderung: Zunächst müssen Sie einen kompetenten Partner finden, damit die Umstellung bzw. Erweiterung ihrer bestehenden Infrastruktur auf PEPPOL ohne Risiken, zeitnah und sicher erfolgen kann. Dieser bindet sie an das Netzwerk an, sorgt für einen Access Point, eine PEPPOL-ID und allen anderen Schritten, die für die Anbindung an das Netzwerk notwendig sind.

Gerne unterstützen wir Sie dabei, Ihr Unternehmen an PEPPOL anzuschließen!

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Wozu dient die PEPPOL-ID?

Teilnehmer im Netzwerk identifizieren sich darüber.

Die Peppol-ID dient zu Identifikation der Teilnehmer im Netzwerk. Darüber erkennen sich Unternehmen und Behörden automatisch. Die Peppol-ID setzt sich aus mehreren Betandteilen zusammen. Beispiel: DE:USt-IdNr:12345678. Sie kann aber auch Bestandteile der Handelskammer-Nr. oder MwSt.-Nummer enthalten. Wer dem PEPPOL Netzwerk beitritt, erhält automatisch eine ID.

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Was ist ein ACCESS POINT?

Er schafft den Zugang zum Netzwerk.

Der Access Point stellt die eigentliche Verbindung zum Netzwerk her. Sprich: Damit Teilnehmer elektronische Bestellungen oder Rechnungen darüber austauschen können, müssen sie sich erst über einen solchen Access Point verbinden. Aktuell gibt es rund 200 Access Points.

Es herrscht das Prinzip ‘connect one, connect to all’. Das heißt: Alle PEPPOL-Nutzer können sich erreichen, egal mit welchem Access Point diese verbunden sind.

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Wie versendet man richtlinien-konform Rechnungen?

In Deutschland über XRechnung und PEPPOL.

Diese Information ist besonders für Lieferanten der öffentlichen Hand wichtig, da sie ab 27.11.2020 nur noch E-Rechnungen (keine bloßen PFDs!) an ihre Auftraggeber senden dürfen.

Die gesetzeskonforme E-Rechnung ist eine digitale UBL-Datei, die direkt von einer Buchhaltung zur anderen geschickt wird. Dazu muss also zuerst eine UBL- Rechnung erstellt werden, die anschließend z.B. über die PEPPOL Infrastruktur übermittelt wird. Andere Möglichkeiten sind nach wie vor E-Mail oder ZUGFeRD. – Wobei auf diesen Kommunikationswegen keine rechtskräftigen Empfangsbestätigungen erzeugt werden.

Ein deutscher Standard für den Versand von strukturierten E-Rechnungen ist die XRechnung. Deutsche Behörden müssen in der Lage sein, diese zu empfangen. Es gibt aber auch noch andere Formate, die laut Richtlinie 2014/55/EU der Norm EN16931 bzw. zwei Syntaxen entsprechen müssen:

UN/CEFACT XML CII D16B
ISO/IEC 19845 (aka UBL 2.1)

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Welche Länder nutzen PEPPOL?

Im Einsatz in Deutschland, Europa und international.

PEPPOL – einst als EU-weites Projekt gestartet – ist längst international. Seit 2019 zählen auch Singapur, Australien und Neuseeland auch zu den Ländern, die die Infrastruktur nutzen. Russland und Großbritannien haben ebenfalls Access Points.

Welche Lösungen für PEPPOL, XRechnung, ZUGFeRD bietet munich enterprise software GmbH an?

Wir sorgen dafür, dass unsere Kunden international wettbewerbsfähig sind!

Wir bieten Lösungen rund um PEPPOL, XRechnung und ZUGFeRD an. Unsere Experten sorgen dafür, dass sie technisch-rechtlich sicher und EU-konform und international Rechnungen versenden, empfangen und verwalten können. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung und wir erarbeiten mit Ihnen die beste Lösung für Ihren Bedarf.

Wir haben die richtige Lösung für Sie! Kontaktieren Sie uns!