La respuesta de antemano: PDF/A está disponible en los niveles de conformidad B, U y A. El nivel B asegura la apariencia, el nivel U además el texto Unicode, y el nivel A la estructura del documento etiquetado. Cada conversión posterior de PDF/A — ya sea con Adobe Document Services, Ghostscript u otras herramientas — crea el Nivel B. El Nivel A solo se crea en la aplicación fuente.
Para qué se necesita PDF/A
PDF/A es la norma ISO 19005 para el archivo a largo plazo. Un documento PDF/A debe ser autosuficiente: todas las fuentes están incrustadas, los espacios de color se definen mediante perfiles ICC, y JavaScript y el cifrado están prohibidos. Si abres el archivo dentro de veinte años, verás exactamente lo que se ha creado hoy.
Tabla de contenido
- Para qué se necesita PDF/A
- PDF/A-1 a PDF/A-4: las piezas estándar
- Nivel A, tú y B: la verdadera diferencia
- Por qué las herramientas de conversión solo producen el nivel B
- Cuando el Nivel B es suficiente — y cuando no lo es
- Preguntas frecuentes sobre la conversión a PDF/A
- Aclara los requisitos de PDF/A en tu propio sistema SAP
En los proyectos SAP, nos encontramos con el requisito en tres lugares. En primer lugar, en el caso de las e-facturas: ZUGFeRD y Factur-X incrustan los datos de la factura XML en un PDF/A-3. En segundo lugar, en el caso de la documentación técnica según VDI 2770, donde clientes como BASF requieren los documentos del fabricante en PDF/A. En tercer lugar, en el almacenamiento a prueba de auditoría de documentos en el archivo. En los tres casos, surge la misma pregunta: ¿Qué nivel de conformidad se requiere — y qué puede ofrecer tu propio paisaje sistémico?
PDF/A-1 a PDF/A-4: las piezas estándar
El número después de la barra indica la parte estándar, no la calidad. Las piezas no se sustituyen entre sí, sino que se basan en diferentes versiones PDF y permiten distintas funciones.
| Pieza estándar | Base | Característica esencial | Uso típico |
|---|---|---|---|
| PDF/A-1 (2005) | PDF 1.4 | La parte más estricta, sin transparencia, sin JPEG2000 | Sistemas de Archivo Legados |
| PDF/A-2 (2011) | PDF 1.7 | Permite transparencia, capas y archivos adjuntos PDF/A incrustados | Elección predeterminada para escaneos y documentos |
| PDF/A-3 (2012) | PDF 1.7 | Permite archivos incrustados arbitrarios | ZUGFeRD, Factur-X, formatos híbridos |
| PDF/A-4 (2020) | PDF 2.0 | Ya no conoce los niveles a/b/u, sino las variantes f y e | Sistemas nuevos, todavía poco comunes |
Para el trabajo diario, esto significa que un PDF/A-3 no es «mejor» que un PDF/A-2. Solo puede incrustar archivos de terceros — que es precisamente por lo que ZUGFeRD decidió hacer esto.
Nivel A, tú y B: la verdadera diferencia
Más interesante que la parte estándar es la letra minúscula que hay detrás. Indica el nivel de conformidad y responde a la pregunta de cuánto puede leer un programa —o un lector de pantalla— del documento.
| Nivel | Significa | Garantizado | Accesible mediante |
|---|---|---|---|
| B | Básico | Reproducibilidad visual: El documento se ve siempre igual | Cualquier conversión PDF/A |
| U | Unicode | Además, todo el texto está mapeado por Unicode, por lo que puede buscarse y copiarse de forma fiable | Conversión si las asignaciones de fuentes están limpias |
| A | accesible | Adicional: Estructura etiquetada — encabezados, orden de lectura, lógica de tablas, textos alternativos | Solo la aplicación generadora (o etiquetado manual) |
El salto de ti a A no es gradual, sino categórico. Las etiquetas son información estructural: marcan qué es un encabezado, en qué orden se lee un diseño de dos columnas y qué se puede ver en una imagen. Esta información simplemente no está incluida en un PDF terminado y sin etiquetar. Por tanto, un conversor no puede «descubrirlos» — tendría que adivinarlos.
Por qué las herramientas de conversión solo producen el nivel B
Este límite no es una debilidad de los productos individuales, sino que radica en el principio de la conversión. Dos ejemplos de nuestra práctica de proyectos:
Adobe Document Services (ADS), el servidor de formularios en los paisajes SAP, ofrece la tarea ConvertPDF2PDFA para su conversión posterior. Solo acepta PDF/A-1b, PDF/A-2b y PDF/A-3b como formatos objetivo. Los A-levels ni siquiera aparecen en la interfaz de conversión — Adobe sabe por qué. La situación es diferente en cuanto al renderizado : si creas un formulario Adobe directamente desde SAP, puedes activar la salida etiquetada, porque la información de estructura allí proviene de la plantilla del formulario.
Ghostscript, la herramienta gratuita más común, también solo conoce el -dPDFA=2 camino B. El resultado se validó como PDF/A-2b, nada más. Hemos probado esto extensamente como parte de un proyecto VDI 2770: los perfiles de color, las transparencias y las culatas antiguas CMYK pueden limpiarse de forma fiable — no se crean etiquetas.
Eso deja el autoetiquetado posterior, por ejemplo en Adobe Acrobat Pro. Entrega archivos de Nivel A formalmente válidos, pero funciona de forma heurística: el programa recomienda encabezados en el tamaño de la fuente, leyendo secuencias en la posición. Esto funciona bien para documentos sencillos, pero para tablas, formularios y escaneos, se crea una estructura que pasa por el validador, aunque es de poca ayuda para un usuario de lector de pantalla. Si necesitas un nivel A real, créalo en el código fuente — por ejemplo, mediante exportación etiquetada desde Word o InDesign.
Cuando el Nivel B es suficiente — y cuando no lo es
La buena noticia es que en la mayoría de los escenarios de archivado e intercambio, el nivel B es el estatus aceptado. Durante años, la PDF Association ha catalogado el Nivel B como el nivel que se puede alcanzar sin interferir en la creación de documentos; por tanto, es la norma en la práctica.
En el caso de la documentación del fabricante según VDI 2770, la directriz recomienda el Nivel A, pero los validadores clasifican el Nivel B como una advertencia, no como un error. Esto es consistente: un certificado de fábrica escaneado de la acería nunca tendrá una estructura de etiqueta significativa. Por tanto, nuestra recomendación a los proveedores es que aclare la advertencia abiertamente con el comprador en lugar de perder tiempo en heurísticas tras el etiquetado.
El caso es diferente con las facturas de consumo. La Ley de Fortalecimiento de la Accesibilidad (BFSG) está en vigor desde el 28 de junio de 2025. Obliga a los proveedores de ciertos servicios B2C —como telecomunicaciones, bancos, proveedores de energía y comercio electrónico— a proporcionar también documentos complementarios de forma sin barreras. Para facturas en PDF, esto significa: archivos etiquetados según PDF/UA (ISO 14289). El estándar puede combinarse con PDF/A-3, por lo que una factura ZUGFeRD también puede ser libre de barreras. Si generas facturas masivas a los consumidores desde SAP, ahora deberías comprobar la ruta de renderizado para esto: con facturas B2B puras y XRechnung, esta presión no existe.
Preguntas frecuentes sobre la conversión a PDF/A
¿Qué significa PDF/A Nivel B?
El nivel B (básico) garantiza que un PDF se verá exactamente igual que el día en que se creó: todas las fuentes incrustadas, colores definidos, sin dependencias externas. Es el nivel al que puede llegar cualquier conversión PDF/A, y en la práctica de archivo es el caso estándar.
¿Es posible convertir un PDF a PDF/A Nivel A después?
Formalmente, sí, pero solo en una medida limitada en cuanto al contenido. El Nivel A requiere una estructura de documento etiquetada que un convertidor no puede leer de la imagen de la página. Herramientas como Adobe Acrobat Pro generan etiquetas después usando heurísticas — el resultado se valida, pero la calidad del orden de lectura y los textos alternativos siguen siendo un trabajo manual. Los convertidores del lado del servidor como Adobe Document Services o Ghostscript solo ofrecen los niveles B.
¿Qué nivel PDF/A requiere ZUGFeRD?
ZUGFeRD y Factur-X requieren PDF/A-3 porque los datos de factura XML están incrustados como archivo adjunto. La norma no prescribe un nivel de conformidad; en la práctica, se utiliza el Nivel B. Las facturas etiquetadas según PDF/UA solo se vuelven relevantes para las facturas de consumo a través de la Ley de Fortalecimiento de la Accesibilidad.
¿Qué nivel PDF/A requiere VDI 2770?
La directriz VDI 2770 recomienda PDF/A con Nivel A para la documentación del fabricante. Por tanto, validadores como el Digital Data Chain Consortium informan del Nivel B como una advertencia, no como un error. En la práctica industrial, los beneficiarios aceptan el Nivel B porque una gran proporción de documentos —como los certificados de fábrica escaneados— técnicamente no pueden alcanzar el Nivel A en absoluto.
¿Qué exige el BFSG para las facturas en PDF?
La Ley de Mejora de la Accesibilidad está en vigor desde el 28 de junio de 2025 y obliga a los proveedores de ciertos servicios al consumidor a proporcionar también documentos complementarios, como facturas, de manera sin barreras. La norma técnica para esto es PDF/UA (ISO 14289). PDF/UA puede combinarse con PDF/A-3 para que una factura ZUGFeRD pueda estar accesible al mismo tiempo. Las facturas B2B puras no se ven afectadas.
Aclara los requisitos de PDF/A en tu propio sistema SAP
¿Necesitas entregar PDF/A — para facturación electrónica, documentación VDI 2770 o archivo — y no sabes qué nivel requiere tu paisaje? Comprobamos tu configuración de ADS y las fuentes de tus documentos y te decimos específicamente dónde es suficiente el Nivel B y a dónde necesitas ir a la fuente.
