Die Antwort vorweg: PDF/A gibt es in den Konformitätsstufen B, U und A. Level B sichert das Erscheinungsbild, Level U zusätzlich den Unicode-Text, Level A die getaggte Dokumentstruktur. Jede nachträgliche PDF/A Konvertierung — ob mit Adobe Document Services, Ghostscript oder anderen Werkzeugen — erzeugt Level B. Level A entsteht nur in der Quellanwendung.
Wofür PDF/A gebraucht wird
PDF/A ist die ISO-Norm 19005 für Langzeitarchivierung. Ein PDF/A-Dokument muss sich selbst genügen: Alle Schriften sind eingebettet, Farbräume sind über ICC-Profile definiert, JavaScript und Verschlüsselung sind verboten. Wer die Datei in zwanzig Jahren öffnet, sieht exakt das, was heute erzeugt wurde.
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In SAP-Projekten begegnet uns die Anforderung an drei Stellen. Erstens bei der E-Rechnung: ZUGFeRD und Factur-X betten die XML-Rechnungsdaten in ein PDF/A-3 ein. Zweitens bei technischer Dokumentation nach VDI 2770, wo Abnehmer wie BASF die Herstellerunterlagen als PDF/A verlangen. Drittens bei der revisionssicheren Ablage von Belegen im Archiv. In allen drei Fällen stellt sich dieselbe Frage: Welche Konformitätsstufe wird gefordert — und welche kann die eigene Systemlandschaft überhaupt liefern?
PDF/A-1 bis PDF/A-4: die Normteile
Die Nummer hinter dem Schrägstrich bezeichnet den Normteil, nicht die Qualität. Die Teile ersetzen einander nicht, sondern bauen auf unterschiedlichen PDF-Versionen auf und erlauben unterschiedliche Funktionen.
| Normteil | Basis | Wesentliche Eigenschaft | Typischer Einsatz |
|---|---|---|---|
| PDF/A-1 (2005) | PDF 1.4 | Strengster Teil, keine Transparenz, kein JPEG2000 | Ältere Archivsysteme |
| PDF/A-2 (2011) | PDF 1.7 | Erlaubt Transparenz, Ebenen, eingebettete PDF/A-Anhänge | Standardwahl für Scans und Dokumente |
| PDF/A-3 (2012) | PDF 1.7 | Erlaubt beliebige eingebettete Dateien | ZUGFeRD, Factur-X, Hybridformate |
| PDF/A-4 (2020) | PDF 2.0 | Kennt keine a/b/u-Stufen mehr, stattdessen Varianten f und e | Neue Systeme, noch wenig verbreitet |
Für die tägliche Arbeit heißt das: Ein PDF/A-3 ist nicht „besser“ als ein PDF/A-2. Es kann lediglich Fremddateien einbetten — genau deshalb hat sich ZUGFeRD dafür entschieden.
Level A, U und B: der eigentliche Unterschied
Interessanter als der Normteil ist der Kleinbuchstabe dahinter. Er bezeichnet die Konformitätsstufe und beantwortet die Frage, wie viel ein Programm — oder ein Screenreader — aus dem Dokument herauslesen kann.
| Stufe | Steht für | Garantiert | Erreichbar durch |
|---|---|---|---|
| B | basic | Visuelle Reproduzierbarkeit: Das Dokument sieht dauerhaft gleich aus | Jede PDF/A Konvertierung |
| U | unicode | Zusätzlich: Aller Text ist Unicode-zugeordnet, also verlässlich durchsuch- und kopierbar | Konvertierung, wenn die Schrift-Mappings sauber sind |
| A | accessible | Zusätzlich: Getaggte Struktur — Überschriften, Lesereihenfolge, Tabellenlogik, Alternativtexte | Nur die erzeugende Anwendung (oder manuelles Tagging) |
Der Sprung von U nach A ist kein gradueller, sondern ein kategorialer. Tags sind Strukturinformationen: Sie markieren, was eine Überschrift ist, in welcher Reihenfolge ein zweispaltiges Layout gelesen wird und was auf einem Bild zu sehen ist. Diese Informationen stehen in einem fertigen, ungetaggten PDF schlicht nicht drin. Ein Konverter kann sie deshalb auch nicht „freilegen“ — er müsste sie erraten.
Warum Konvertierungswerkzeuge nur Level B erzeugen
Diese Grenze ist keine Schwäche einzelner Produkte, sondern liegt im Prinzip der Konvertierung. Zwei Beispiele aus unserer Projektpraxis:
Adobe Document Services (ADS), der Formularserver in SAP-Landschaften, bietet für die nachträgliche Umwandlung die Aufgabe ConvertPDF2PDFA an. Sie akzeptiert als Zielformat ausschließlich PDF/A-1b, PDF/A-2b und PDF/A-3b. Die A-Stufen tauchen in der Konvertierungsschnittstelle gar nicht erst auf — Adobe weiß, warum. Anders sieht es beim Rendern aus: Wer ein Adobe-Formular direkt aus SAP erzeugt, kann getaggte Ausgabe aktivieren, weil die Strukturinformation dort aus der Formularvorlage stammt.
Ghostscript, das verbreitetste freie Werkzeug, kennt mit -dPDFA=2 ebenfalls nur den B-Pfad. Das Ergebnis validiert als PDF/A-2b, mehr nicht. Wir haben das im Rahmen eines VDI-2770-Projekts ausgiebig getestet: Farbprofile, Transparenzen und CMYK-Altbestände lassen sich damit zuverlässig bereinigen — Tags entstehen keine.
Bleibt das nachträgliche Auto-Tagging, etwa in Adobe Acrobat Pro. Es liefert formal valide Level-A-Dateien, arbeitet aber heuristisch: Das Programm rät Überschriften an der Schriftgröße, Lesereihenfolgen an der Position. Bei einfachen Dokumenten geht das gut, bei Tabellen, Formularen und Scans entsteht eine Struktur, die zwar den Validator passiert, einem Screenreader-Nutzer aber wenig hilft. Wer echtes Level A braucht, erzeugt es in der Quelle — zum Beispiel per getaggtem Export aus Word oder InDesign.
Wann Level B reicht — und wann nicht
Die gute Nachricht: In den meisten Archivierungs- und Austauschszenarien ist Level B der akzeptierte Stand. Die PDF Association führt Level B seit Jahren als die Stufe, die sich ohne Eingriff in die Dokumenterstellung erreichen lässt; entsprechend ist sie in der Praxis der Regelfall.
Bei der Herstellerdokumentation nach VDI 2770 empfiehlt die Richtlinie zwar Level A, die Validatoren stufen Level B aber als Warnung ein, nicht als Fehler. Das ist konsequent: Ein eingescanntes Werkszeugnis aus dem Stahlwerk wird nie eine sinnvolle Tag-Struktur bekommen. Unsere Empfehlung an Lieferanten lautet deshalb, die Warnung offen mit dem Abnehmer zu klären, statt Zeit in heuristisches Nach-Tagging zu stecken.
Anders liegt der Fall bei Verbraucherrechnungen. Seit dem 28. Juni 2025 gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG). Es verpflichtet Anbieter bestimmter B2C-Dienstleistungen — etwa Telekommunikation, Banken, Energieversorger und E-Commerce —, auch begleitende Dokumente barrierefrei bereitzustellen. Für PDF-Rechnungen heißt das: getaggte Dateien nach PDF/UA (ISO 14289). Der Standard lässt sich mit PDF/A-3 kombinieren, eine ZUGFeRD-Rechnung kann also zugleich barrierefrei sein. Wer Massenrechnungen an Verbraucher aus SAP heraus erzeugt, sollte die Renderstrecke jetzt darauf prüfen — bei der reinen B2B-Rechnung und der XRechnung besteht dieser Druck nicht.
Häufige Fragen zur PDF/A Konvertierung
Was bedeutet PDF/A Level B?
Level B (basic) garantiert, dass ein PDF dauerhaft exakt so aussieht wie am Tag der Erstellung: alle Schriften eingebettet, Farben definiert, keine externen Abhängigkeiten. Es ist die Stufe, die jede PDF/A Konvertierung erreichen kann, und in der Archivierungspraxis der Standardfall.
Kann man ein PDF nachträglich in PDF/A Level A umwandeln?
Formal ja, inhaltlich nur eingeschränkt. Level A verlangt eine getaggte Dokumentstruktur, die ein Konverter nicht aus dem Seitenbild ablesen kann. Werkzeuge wie Adobe Acrobat Pro erzeugen Tags nachträglich per Heuristik — das Ergebnis validiert, die Qualität der Lesereihenfolge und Alternativtexte bleibt aber Handarbeit. Serverseitige Konverter wie Adobe Document Services oder Ghostscript bieten ausschließlich die B-Stufen an.
Welches PDF/A-Level verlangt ZUGFeRD?
ZUGFeRD und Factur-X verlangen PDF/A-3, weil die XML-Rechnungsdaten als Anhang eingebettet werden. Eine Konformitätsstufe schreibt der Standard nicht vor; in der Praxis wird Level B verwendet. Getaggte Rechnungen nach PDF/UA werden erst durch das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz für Verbraucherrechnungen relevant.
Welches PDF/A-Level verlangt VDI 2770?
Die Richtlinie VDI 2770 empfiehlt für Herstellerdokumentation PDF/A mit Level A. Validatoren wie der des Digital Data Chain Consortium melden Level B deshalb als Warnung, nicht als Fehler. In der Industriepraxis akzeptieren Empfänger Level B, weil ein großer Teil der Dokumente — etwa eingescannte Werkszeugnisse — technisch gar kein Level A erreichen kann.
Was fordert das BFSG für PDF-Rechnungen?
Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz gilt seit dem 28. Juni 2025 und verpflichtet Anbieter bestimmter Verbraucherdienstleistungen, auch begleitende Dokumente wie Rechnungen barrierefrei bereitzustellen. Der technische Standard dafür ist PDF/UA (ISO 14289). PDF/UA lässt sich mit PDF/A-3 kombinieren, sodass eine ZUGFeRD-Rechnung gleichzeitig barrierefrei sein kann. Reine B2B-Rechnungen sind nicht betroffen.
PDF/A-Anforderungen im eigenen SAP-System klären
Sie müssen PDF/A liefern — für die E-Rechnung, die VDI-2770-Dokumentation oder das Archiv — und wissen nicht, welche Stufe Ihre Landschaft hergibt? Wir prüfen Ihre ADS-Konfiguration und Ihre Dokumentquellen und sagen Ihnen konkret, wo Level B genügt und wo Sie an die Quelle müssen.
