Success Story
SAP Ausgangsrechnung

Anwenderbericht

Erreichte Ziele durch Digitalisierungsplattform MailCenter – Ausgangsrechnungen

1. Ablösung eines Workarounds beim Rechnungsversand aus SAP
2. Schaffung eines zentralen Dokumentenpools für den Vertrieb
3. Verringerung des manuellen Aufwands bei der Rechnungserstellung
4. Anhänge mit Rechnungen in einer E-Mail versenden

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Unternehmen

H. & J. Brüggen KG

• Sitz der Gesellschaft: Lübeck
• Branche: Lebensmittelindustrie
• Umsatz: 330 Mio. Euro (2018)
• Angestellte: ca. 1.900
• Internetadresse: www.brueggen.com/

Projektziele

1. Ablösung eines Workarounds beim Rechnungsversand aus SAP
2. Schaffung eines zentralen Dokumentenpools für den Vertrieb
3. Verringerung manuellen Aufwands bei der Rechnungserstellung
4. Anhänge sollten mit Rechnungen in einer E-Mail versendet werden

Entscheidung für MailCenter

1. Vollständige SAP-Integration der Lösung
2. Features weit über den SAP-Standard hinaus

Lösungen und Services

1. Digitalisierungsplattform MailCenter
2. Lösungspartner: munich enterprise software GmbH

Highlights der Implementierung

1. Customizing fand komplett online statt
2. Schneller und kompetenter Support im Falle technischer Probleme

Hauptnutzen für das Unternehmen

1. Vertretungsregelungen beschleunigen Rechnungsversand
2. Vieraugenprinzip innerhalb von SAP wird eingehalten
3. Ablösung des Papierprozesses bei Mahnungen
4. Bessere Response-Möglichkeiten für Kunden

Systemumgebung

SAP ERP ECC 6.0

Anwenderbericht im Detail

„Das MailCenter stellt uns einen zentralen Pool innerhalb von SAP bereit, auf den alle Zugriff
haben und darin Rechnungen freigeben und versenden können.“

Sylvia Wonrath, Head of Sales Internal Processes Sales & Marketing, bei der H. J. Brüggen KG

Vieraugenprüfung der Ausgangsrechnungen

14.000 Rechnungen versendet Brüggen pro Jahr an Kunden in der gesamten EU. Gut die Hälfte davon bereits vollständig automatisiert per Electronic Data Interchange (EDI), aber es verbleiben immer noch tausende Rechnungen, die per E-Mail als PDF rausgehen. Papierrechnungen spielen nur noch im außereuropäischen Kundenverkehr eine Rolle, weil sie dort gleichzeitig als Warenbegleitdokument der Lieferung mitgegeben werden.
Jede Ausgangsrechnung muss bei Brüggen, bevor der Kunde sie erhält, zunächst einer Vieraugenprüfung unterzogen werden. Deshalb konnten die Belege nicht einfach aus SAP heraus per Nachrichtenverarbeitung über die SAP-Standardanwendungen und -Schnittstellen verschickt werden. „Jedes Rechnungsdokument wurde aus der Not heraus händisch durch den einzelnen Sachbearbeiter eingescannt“, beschreibt Steffi Falckenhagen, Head of Accounting der H. & J. Brüggen KG, den Workaround. Dieser prüfte die Rechnung noch einmal und schickte sie anschließend an den Debitoren. Oft wechselten aber die zuständigen Personen oder jemand war einfach im Urlaub. Dann hakte es mit der Freigabe, die Rechnung blieb länger liegen als sie sollte.
„Ein zentraler Pool innerhalb von SAP wäre die Lösung, auf den alle Zugriff haben und in ihm Rechnungen versenden können – auch Vertretungen im Urlaubs- oder Krankheitsfall“, so die Vorstellung von Sylvia Wonrath, Head of Sales Internal Processes, Sales & Marketing bei Brüggen. Gemeinsam mit dem Accounting formulierte sie die Anforderungen an eine solche Anwendung. Ergebnis war die Einführung der Digitalisierungsplattform „MailCenter“ des Münchner Herstellers munich enterprise software im Jahr 2018. Diese ist direkt in SAP integriert und erlaubt das Verschicken von Rechnungen, Mahnungen, Lieferscheinen und weiteren Geschäftsdokumenten per E-Mail aus dem ERP-System heraus.

Ausgefeilter Informationsmechanismus

Die Plattform bietet Features, die der SAP-Standard nicht bereitstellt. Da ist zum einen die Pool-Funktionalität. Rechnungen werden in SAP erstellt und gelangen automatisch in das MailCenter-Cockpit. Dort können sich die zuständigen Personen aus der Sachbearbeitung sie aus ihrer Arbeitsliste heraus aufrufen, zur Kontrolle ansehen, bei Bedarf einen individuellen Text eingeben und dann per Knopfdruck versenden. Die richtige E-Mail-Adresse ist dabei schon vorbelegt, weitere lassen sich hinzufügen.
Vertreterregelungen garantieren, dass jede Rechnung zeitnah bearbeitet wird und nicht lange im Postfach eines Einzelnen hängenbleibt. Sylvia Wonrath: „Die Oberfläche des MailCenters ist von der Handhabung sehr einfach, man sieht eine Historie der eigenen Rechnungen und kann ein Dokument auch ein zweites Mal verschicken, einfach durch Eingabe der Rechnungsnummer.“ Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, Anhänge mitzusenden, z.B. AGBs, was bei Brüggen regelmäßig geschieht. „Dass man mehrere Absenderadressen bei uns im Unternehmen auswählen kann, hat Vorteile bei der Kundenkommunikation. Rückfragen des Kunden gehen so direkt an den richtigen Sachbearbeiter und landen nicht erst einmal in einem großen Topf“, so Sylvia Wonrath. Ebenso kann man aber auch mehrere Empfänger beim Kunden anschreiben, im Einkauf, in der Sachbearbeitung oder Buchhaltung – für das Accounting-Team ein hilfreicher Informationsmechanismus.

Papierprozess bei Mahnungen abgelöst

Sowohl Vertrieb wie Accounting arbeiten bei Brüggen mit der Digitalisierungsplattform MailCenter für Rechnungskontrolle und -versand. Auch Mahnungen verschickt das Unternehmen heute über die Plattform, bislang war dort noch Papier im Einsatz. Früher übermittelte die Buchhaltung die Mahnungen in Papierform an den Vertrieb, der sie ebenfalls einscannte und per E-Mail an den Kunden leitete. Seit der Einführung des MailCenters läuft das System ohne Einschränkungen, den Support musste Brüggen bislang kaum in Anspruch nehmen. Und wenn, war das Problem innerhalb von 24 Stunden gelöst.

„Rückfragen des Kunden gehen direkt an die richtige Sachbearbeiterin und
landen nicht in einem großen Topf.“

Sylvia Wonrath, Head of Sales Internal Processes Sales & Marketing, bei der H. J. Brüggen KG

H. & J. Brüggen KG

Die H. & J. Brüggen KG mit Hauptsitz in Lübeck zählt zu den führenden europäischen Herstellern von Müsli, Cerealien, Haferflocken und Riegeln sowie anderen hochwertigen Getreideprodukten und ver-treibt Produkte für ihre Kunden (Private Label) sowie unter der eigenen Marke in über 90 Ländern weltweit. Geschäftsführende Gesellschafter sind Hanno, Jochen und Johannes Brüggen, die das seit 1868 bestehende und heute mittelständische Familienunternehmen in vierter Generation leiten. Brüggen produziert an insgesamt fünf Produktionsstandorten weltweit. Auftraggeber sind nationale und internationale Handelsketten ebenso wie Hersteller von Markenartikeln und Unternehmen der weiterverarbeitenden Lebensmittelindustrie.