Success Story
ERP und Outlook verbinden

Anwenderbericht

Erreichte Ziele durch MailCenter – Outlook Integration

1. Fortsetzung der E-Mail-Archivierung beim Wechsel von Notes auf Outlook
2. Stamm- und Vorgangsdaten zum SAP-Geschäftspartner in Outlook anzeigbar
3. Direkt aus dem E-Mail-Programm SAP-Vorgänge anlegen und ändern
4. Schriftverkehr inkl. Anhänge zentral in SAP ablegen

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Unternehmen

ROHDE & SCHWARZ GmbH & Co. KG

• Hauptsitz: München
• Branche: Elektronische Investitionsgüter
• Umsatz (2021/2022): 2,53 Milliarden Euro
• Beschäftigte weltweit: 13.000
• Internetadresse: www.rohde-schwarz.com

Entscheidung für MailCenter

1. Bestes Produkt am Markt für den gewünschten Zweck
2. Kompetente Projektbegleitung
3. Entwicklung von Lösung für kundenindividuelle Anforderungen

Lösungen und Services

1. MailCenter Outlook Integration – Inbound & Outbound
2. MailCenter Platform – Applikation V2
3. Beratungspartner: munich enterprise software GmbH

Highlights der Implementierung

1. Schnelle Akzeptanz dank hoher Usability
2. Rascher weltweiter Roll-out

Hauptnutzen für das Unternehmen

1. Schnelle Verfügbarkeit von Informationen
2. Verbesserte externe und interne Kommunikation
3. Flexible Skalierung für weitere SAP-Objekte

Systemumgebung

1. SAP ERP ECC 6.0

Anwenderbericht im Detail

„munich enterprise software bietet eine hervorragende Lösung für die Verknüpfung von Mails mit SAP und gleichzeitige Ablage ins Archiv.“

Klaus Schiffer, SAP-Basis Administrator, ROHDE & SCHWARZ GmbH & Co. KG

Einkauf und Verkauf in der Auftragsbearbeitung des weltweit tätigen Technologiekonzern Rohde & Schwarz betreiben einen regen Schriftverkehr mit Kunden. E-Mails beinhalten Aufträge und Bestellungen bzw. beziehen sich auf diese. Sie werden aus dem Mailprogramm heraus archiviert und mit dem SAP-Beleg verknüpft. Dass dies mit dem heutigen Microsoft Outlook reibungslos funktioniert, ist der Software von munich enterprise software zu verdanken.

Erstmals eingeführt wurde die Outlook Integration des MailCenters 2017; Rohde & Schwarz wechselte zu diesem Zeitpunkt von seinem bisherigen Mailsystem Lotus Notes auf MS Outlook. Was früher funktionierte – die Ablage eingehender E-Mails im per ArchiveLink angebundenen elektronischen SAP-Archiv –, durfte auch im neuen Microsoft-Umfeld nicht fehlen. munich enterprise software bot hier eine passende Lösung für die Verknüpfung von Mails mit SAP und gleichzeitigen Transport ins Archiv.

E-Mails mit SAP-Objekten verbinden

„Der eingehende Schriftverkehr muss irgendwie mit dem SAP-Beleg gekoppelt werden, damit die Beschäftigten ihn später dem Geschäftsvorfall zuordnen und darüber finden können“, erklärt Klaus Schiffer, SAP-Basis Administrator bei der Rohde & Schwarz GmbH & Co. KG. „Archivierte E-Mails, auf die jeder zugreifen kann, sollen direkt in SAP abgelegt werden. Das war die Anforderung, die munich enterprise software nach Sichtung des Anbieterfeldes am besten erfüllte.“

Die SAP Outlook-Integration erleichtert den Arbeitsalltag von Beschäftigten in allen Landesgesellschaften von Rohde & Schwarz weltweit. Stamm- und Vorgangsdaten zum SAP-Geschäftspartner werden über die Lösung in Outlook angezeigt. Auf Basis der E-Mail-Informationen wird automatisch der zugehörige Geschäftspartner aus SAP ermittelt. Anwender:innen erhalten sofort und ohne weitere Klicks eine Übersicht der letzten Vorgänge zum Geschäftspartner direkt in Outlook. Bei Bedarf kann man aus dem Mailprogramm heraus direkt in den SAP-Vorgang abspringen. So entsteht bei Rohde & Schwarz hohe Transparenz in der E-Mail-Korrespondenz zum SAP-Vorgang. Suchzeiten reduzieren sich und die Kommunikation mit den Kunden und Lieferanten wird verbessert.

Eingangs- und Ausgangs-Post wird archiviert

Ebenso werden ausgehende E-Mails archiviert. Eine Nachricht, die in SAP über die Outlook Integration angelegt wird, wird zu dem SAP-Objekt abgelegt, aus dem heraus sie erzeugt wurde. Aufträge und Bestellungen, Serviceaufträge, E-Mails über Stammdatenänderungen – Belege aus sechs SAP-Business-Objekten versenden die verschiedenen Abteilung mit dem MailCenter, insgesamt zwischen 30.000 und 40.000 Stück pro Jahr.
Klaus Schiffer: „Die User-Akzeptanz des Tools ist sehr hoch, da es sehr einfach funktioniert. Per Mausklick erscheint ein Pop-Up, man gibt die Belegnummer ein und fertig. Anwenderinnen und Anwender schätzen die schnelle Verarbeitung. Sehr positiv ist auch die flexible Skalierung für weitere SAP-Objekte.“

Neben der Auftragsbearbeitung wird die Software auch in Serviceabteilungen und Werken von Rohde & Schwarz eingesetzt: dem Münchner Stammwerk, den großen Produktionsstätten Memmingen, Teisnach und Vimperk (Tschechien), bei Rohde & Schwarz America sowie Tochtergesellschaften wie der Rohde & Schwarz Cybersecurity (Leipzig). Insgesamt knapp 500 der 11.000 SAP-User arbeiten mit dem System – alle, die mit dem Versenden und Emp-fangen von Dokumenten zu tun haben. Aus dem SAP-Beleg heraus erstellt man eine E-Mail, in die bereits vorgefertigter Text aus SAP übernommen wird. Beim Versenden wird die E-Mail wiederum an das Objekt angehängt, aus dem sie erzeugt wurde – ein wesentliches Hilfsmittel für eine einfache und vollständige Kommunikation.

„Die User-Akzeptanz des Tools ist sehr hoch, da es sehr einfach funktioniert. Per Mausklick erscheint ein Pop-Up, man gibt die Belegnummer ein und fertig.“

Klaus Schiffer, AP-Basis Administrator, ROHDE & SCHWARZ GmbH & Co. KG

Einfache und vollständige Kommunikation

Neben der MailCenter Outlook-Integration nutzt Rohde & Schwarz auch die MailCenter Platform von munich enterprise software. Diese ist beim Kunden in der SAP Applikation V2 seit 2019 Einsatz und unterstützt den Fachbereich beim automatisierten Versand der Dokumente per E-Mail.

ROHDE & SCHWARZ GmbH & Co. KG

Der Technologiekonzern Rohde & Schwarz zählt mit seinen führenden Lösungen aus den Bereichen Test & Measurement, Technology Systems sowie Networks & Cybersecurity zu den Wegbereitern einer sicheren und vernetzten Welt. Vor fast 90 Jahren gegründet, ist er für seine Kunden aus Wirtschaft und hoheitlichem Sektor rund um den Globus ein verlässlicher Partner. Neben den etablierten Geschäftsfeldern investiert der unabhängige Konzern in Zukunftstechnologien wie Artificial Intelligence, Industrial Internet of Things (IIoT), 6G, Cloud- und Quantentechnologie.