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Success Story
SAP E-Rechnung

Hekatron Brandschutz

Anwenderbericht

Erreichte Ziele durch Digitalisierungsplattform MailCenter – Rechnungskontrolle

  1. Frühzeitige Erfüllung der Pflichten aus E-Rechnungsgesetz
  2. Eingehen auf Kundenwünsche hinsichtlich besserer Verarbeitbarkeit
  3. Verringerung manuellen Aufwands bei der Rechnungserstellung
  4. Zeitaufwand beim Rechnungsversand minimieren
  5. Vereinfachen der Prozesse auf Sender und -Empfängerseite

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Unternehmen

Logo Hekatron Brandschutz

Hekatron Brandschutz

  • Der Hauptsitz befindet sich in Sulzburg
  • Branche: Brandschutz
  • Internetadresse: www.hekatron.de

Projektziele

  1. Frühzeitige Erfüllung der Pflichten aus E-Rechnungsgesetz
  2. Eingehen auf Kundenwünsche hinsichtlich besserer Verarbeitbarkeit
  3. Verringerung manuellen Aufwands bei der Rechnungserstellung
  4. Zeitaufwand beim Rechnungsversand minimieren
  5. Vereinfachen der Prozesse auf Sender und -Empfängerseite

Entscheidung für MailCenter

  1. Vollständige SAP-Integration der Lösung
  2. Höhere Funktionalität als im SAPStandard
  3. Alles aus einer Hand von einem Anbieter

Lösungen und Services

  1. Digitalisierungsplattform MailCenter
  2. Modul E-Rechnung
  3. Lösungspartner: munich enterprise software GmbH
  4. www.munich-enterprise.com

Highlights der Implementierung

  1. Einfaches Customizing durch SAPNähe der Lösung
  2. Schnelle Fehlerbehebung durch munich enterprise software

Hauptnutzen für das Unternehmen

  1. Kundenfreundliche Gestaltung von Rechnungs-E-Mails
  2. Hoher Automatisierungsgrad beim Rechnungsversand
  3. Vollständig integrierter ERechnungsversand in SAP
  4. E-Rechnungsmodul läuft im Hintergrund des MailCenters

Systemumgebung

  1. SAP S4/HANA 23 FPS2

Anwenderbericht im Detail

„Mit dem Einsatz des MailCenters E-Rechnung erfüllen wir einen Wunsch vieler Kunden, die sich ein automatisiert verarbeitbares Format wünschen und Rechnungsdaten direkt in ihre Systeme einlesen lassen wollen.“

Marco Müller, IT-Projektleiter bei Hekatron

Die E-Rechnungspflicht im B2B besteht seit Anfang 2025; mit ihr stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Prozesse anzupassen und den Rechnungseingang sowie -ausgang auf elektronische Formate (ZUGFeRD, XRechnung) umzustellen. Obwohl der Rechnungsversand bislang noch nicht verpflichtend ist, hat sich die in Südbaden ansässige Hekatron Brandschutz diesbezüglich rechtzeitig technisch aufgestellt: durch Einsatz der MailCenter Plattform mit dem Zusatzmodul E-Rechnung von munich enterprise software. Seit Anfang Januar 2023 ist das MailCenter E-Rechnungsmodul zuverlässig im Einsatz.

Seine Ausgangsrechnungen hatte Hekatron bereits zuvor nur noch als PDF per E-Mail versendet, allerdings zunächst noch nicht im ZUGFeRD-Format. 2019 führte das Unternehmen SAP ein und kam zu dem Schluss: Die ERP-Software bringt im Standard nicht die erforderlichen Funktionalitäten mit, um PDF-Rechnungen effizient und automatisiert zu versenden, auch mit individuellen Texten und Anhängen. Parallel fiel daher die Entscheidung, hierfür das MailCenter von munich enterprise software zu nutzen. „Diese Lösung bietet uns ein deutliches Mehr an Komfort und Flexibilität“, urteilt Marco Müller, IT-Projektleiter Vertrieb bei Hekatron. „Wir können Rechnungen sowohl per Massenjob als auch einzeln versenden, in letzterem Falle E-Mail-Texte anreichern und weitere Dokumente anhängen.“

E-Rechnungspflicht und Kundenwünsche

Implementiert wurde das MailCenter parallel zur SAP-Einführung 2019. Im Angesicht der bevorstehenden E-Rechnungspflicht war drei Jahre später eine Funktion gefragt, mit der man auch „echte“ E-Rechnungen – also PDFs im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format – erzeugen und aus SAP heraus verschicken kann.

Die neue Gesetzeslage war jedoch nicht der einzige Grund für die Erweiterung. „Wir erfüllen damit auch einen Wunsch
vieler Kunden, die sich ein automatisiert verarbeitbares Format wünschen”, erklärt Marco Müller. „Sie wollen die Daten direkt in ihre Systeme einlesen. Dies ist mit normalen PDF-Dateien nur bedingt möglich, da die Daten von dort immer manuell abgetippt werden müssen.“

Bewährte Lösung, zuverlässiger Partner

Dass das MailCenter bereits seit 2019 im Einsatz war und zudem über ein Modul für E-Rechnungen verfügt, sprach für munich enterprise software. „Weder im SAP-Standard noch bei vergleichbaren Lösungen fanden wir eine an das MailCenter heranreichende Funktionalität. Außerdem gefiel uns der Gedanke, nicht noch einen weiteren Anbieter mit ins Boot nehmen zu müssen“, so Marco Müller.

Ihre Produkte bezieht Hekatron Brandschutz von der produzierenden Schwestergesellschaft (Hekatron Manufacturing) und verkauft sie an die Endkunden. Rund 40.000 Fakturen verlassen somit pro Jahr das Unternehmen. Ein Vier-Augen-Prinzip bei der Rechnungserstellung gibt es nicht, sondern jeder Ausgangsrechnung liegt eine Kundenbestellung zugrunde; die Rechnungsprüfung erfolgt damit bereits bei Bestellannahme und Auftragserstellung.

Das MailCenter bietet beim Versand von Rechnungen ein deutliches Mehr an Komfort und Flexibilität als der SAP-Standard.“

Marco Müller, IT-Projektleiter bei Hekatron

E-Rechnungsmodul im Hintergrund

Etwa 20 Beschäftigte aus dem Vertriebsinnendienst und der Debitorenabteilung sind für den Rechnungsversand aus dem MailCenter heraus zuständig. „Wir haben hier aber inzwischen viele Prozesse automatisiert, indem Versandjobs über Nacht laufen. Das erspart den Anwendenden viele Handgriffe. Das E-Rechnungsmodul arbeitet im Hintergrund und erzeugt die Rechnungsdaten, die dann in die PDF-Datei integriert werden“, erklärt Marco Müller. Bei den Kunden durchlaufen die E-Rechnungen nun vollständig automatisiert den Eingangsprozess. Jeder von ihnen erhält mittlerweile eine elektronische Rechnung, auch wenn er sie noch nicht verarbeiten kann. Das macht nichts, denn als hybrides Format konzipiert, lassen sich ZUGFeRD-Rechnungen nach wie vor auch manuell auslesen.

Nach einer Anlaufphase zieht IT-Leiter Müller ein rundum positives Fazit. „Der Hersteller munich enterprise hatte immer ein offenes Ohr und reagierte schnell auf die Probleme. Auch auf individuelle Wünsche wurde gut eingegangen.“

Während Hekatron den Rechnungsversand bereits automatisiert hat, befindet sich der Rechnungseingang noch in der Bearbeitungsphase. Das heißt eingehende PDF-Rechnungen werden noch manuell bearbeitet. Zwar wurde bereits ein Vorprojekt gestartet, um den Rechnungseingang ähnlich wie den Rechnungsausgang zu automatisieren. Viele Unternehmen ziehen dies vor, aber Hekatron ging den umgekehrten Weg. “Erst der Kunde, dann wir”, so die einfache Erklärung von Marco Müller.

Über Hekatron

Seit seiner Gründung 1963 hat sich Hekatron kontinuierlich weiterentwickelt. Heute sind es drei eigenständige Gesellschaften – Hekatron Brandschutz, Hekatron Manufacturing und Hekatron Service Center –, die gemeinsam Teil der familiengeführten Securitas Gruppe Schweiz mit Sitz im südbadischen Sulzburg sind. Als führende Spezialisten in der Entwicklung, Produktion und Vertrieb von Systemen des anlagetechnischen Brandschutzes eint sie ihre gemeinsame Geschichte.