Historia de éxito
Factura electrónica de SAP

Estudio de casos

Objetivos alcanzados a través de la plataforma de digitalización MailCenter – Verificación de facturas

1. Cumplimiento anticipado de las obligaciones derivadas de la Ley de Facturación Electrónica
2. Responder a las solicitudes de los clientes para una mejor procesabilidad
3. Reducción del esfuerzo manual en la facturación
4. Minimice el tiempo que se tarda en enviar facturas
5. Simplifique los procesos en el lado del emisor y del receptor

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Empresa

Protección contra incendios de Hekatron

• La sede central se encuentra en Sulzburgo
• Industria: Protección contra incendios
• Dirección URL: www.hekatron.de

Objetivos del proyecto

1. Cumplimiento anticipado de las obligaciones derivadas de la Ley de Facturación Electrónica
2. Responder a las solicitudes de los clientes para una mejor procesabilidad
3. Reducción del esfuerzo manual en la facturación
4. Minimice el tiempo que se tarda en enviar facturas
5. Simplifique los procesos en el lado del emisor y del receptor

Elegir MailCenter

1. Integración completa de sap de la solución
2. Mayor funcionalidad que en el estándar SAP
3. Todo de una sola fuente de un solo proveedor

Soluciones y Servicios

1. Plataforma de digitalización MailCenter
2. Módulo de facturación electrónica
3. Socio de la solución: munich enterprise software GmbH
4. www.munich-enterprise.com

Aspectos destacados de la implementación

1. Personalización sencilla a través de SAPximity de la solución
2. Solución rápida de problemas con munich enterprise software

Principales beneficios para la empresa

1. Diseño de correos electrónicos de facturas fácil de usar para el cliente
2. Alto grado de automatización en el envío de facturas
3. Despacho de cálculos totalmente integrado en SAP
4. El módulo de facturación electrónica se ejecuta en segundo plano en el MailCenter

Medio ambiente

1. SAP S4/HANA 23 FPS2

Estudio de caso en detalle

“Con el uso de MailCenter E-Invoicing, estamos cumpliendo un deseo de muchos clientes que desean un formato que se pueda procesar automáticamente y quieren que los datos de las facturas se lean directamente en sus sistemas”.

Marco Müller, director de proyectos de TI de Hekatron

La obligación de facturación electrónica en B2B está vigente desde principios de 2025; con ella, las empresas se enfrentan al reto de adaptar sus procesos y convertir las facturas entrantes y salientes a formatos electrónicos (ZUGFeRD, XRechnung). Aunque el envío de facturas aún no es obligatorio, Hekatron Brandschutz, con sede en el sur de Baden, se ha posicionado técnicamente en este sentido a tiempo: utilizando la plataforma MailCenter con el módulo adicional de factura electrónica de munich enterprise software. El módulo de facturación electrónica MailCenter ha sido de uso confiable desde principios de enero de 2023.

Anteriormente, Hekatron solo enviaba sus facturas emitidas en PDF por correo electrónico, pero aún no en formato ZUGFeRD. En 2019, la empresa introdujo SAP y llegó a la conclusión: el software ERP no tiene las funcionalidades necesarias de serie para enviar facturas en PDF de forma eficiente y automática, incluso con textos y archivos adjuntos individuales. Al mismo tiempo, se tomó la decisión de utilizar el centro de correo de munich enterprise software para este fin. “Esta solución nos ofrece una comodidad y flexibilidad significativamente mayores”, afirma Marco Müller, director de ventas de proyectos de TI de Hekatron. “Podemos enviar facturas tanto por trabajo masivo como individualmente, en este último caso enriqueciendo los textos de correo electrónico y adjuntando otros documentos”.

Obligación de facturación electrónica y solicitudes de los clientes

El MailCenter se implementó en paralelo con la introducción de SAP en 2019. Ante la inminente obligatoriedad de la facturación electrónica, tres años más tarde se necesitó una función que también pudiera utilizarse para generar facturas electrónicas “reales”, es decir, PDF en formato ZUGFeRD o XRechnung, y enviarlas desde SAP.

Sin embargo, la nueva situación legal no fue la única razón de la expansión. «También estamos cumpliendo un deseo
muchos clientes que quieren un formato que se pueda procesar automáticamente», explica Marco Müller. “Quieren leer los datos directamente en sus sistemas. Esto solo es posible hasta cierto punto con archivos PDF normales, ya que los datos siempre tienen que escribirse manualmente desde allí”.

Solución probada, socio de confianza

El hecho de que el MailCenter ya estuviera en uso desde 2019 y también tuviera un módulo para facturas electrónicas hablaba a favor del munich enterprise software. “Ni en el estándar de SAP ni en soluciones comparables encontramos ninguna funcionalidad que se acercara al MailCenter. También nos gustó la idea de no tener que contratar a otro proveedor”, dice Marco Müller.

Hekatron Brandschutz obtiene sus productos de su empresa hermana de fabricación (Hekatron Manufacturing) y los vende a los clientes finales. Esto significa que alrededor de 40.000 facturas salen de la empresa cada año. No existe el principio de los cuatro ojos en la facturación, pero cada factura emitida se basa en un pedido del cliente; Por lo tanto, la factura ya se verifica cuando se acepta el pedido y se crea el pedido.

El MailCenter ofrece una comodidad y flexibilidad significativamente mayores que el estándar de SAP a la hora de enviar facturas».

Marco Müller, director de proyectos de TI de Hekatron

Módulo de facturación electrónica en segundo plano

Alrededor de 20 empleados del departamento interno de ventas y del departamento de cuentas por cobrar se encargan de enviar las facturas desde el MailCenter. “Sin embargo, ahora hemos automatizado muchos procesos aquí al ejecutar trabajos de envío durante la noche. Esto ahorra a los usuarios una gran cantidad de trabajo manual. El módulo de facturación electrónica funciona en segundo plano y genera los datos de la factura, que luego se integran en el archivo PDF”, explica Marco Müller. En las instalaciones de los clientes, las facturas electrónicas pasan ahora por el proceso de recepción de forma totalmente automatizada. Cada uno de ellos recibe ahora una factura electrónica, aunque aún no pueda procesarla. Eso no importa, porque diseñadas como un formato híbrido, las facturas de ZUGFeRD aún se pueden leer manualmente.

Después de una fase de puesta en marcha, el director de TI Müller saca una conclusión positiva en todos los aspectos. “La empresa fabricante de Múnich siempre estuvo abierta y reaccionó rápidamente a los problemas. Los deseos individuales también fueron bien atendidos”.

Si bien Hekatron ya ha automatizado el envío de facturas, la recepción de facturas aún se encuentra en fase de procesamiento. Esto significa que las facturas PDF entrantes se siguen procesando manualmente. Ya se ha iniciado un anteproyecto para automatizar las facturas entrantes de forma similar a las facturas salientes. Muchas empresas prefieren esto, pero Hekatron fue al revés. “Primero el cliente, luego nosotros”, es la sencilla explicación de Marco Müller.

Acerca de Hekatron

Desde su fundación en 1963, Hekatron ha seguido desarrollándose. En la actualidad, hay tres empresas independientes: Hekatron Brandschutz, Hekatron Manufacturing y Hekatron Service Center, que forman parte conjuntamente de la empresa familiar Securitas Group Switzerland, con sede en Sulzburgo, en el sur de Baden. Como especialistas líderes en el desarrollo, la producción y la venta de sistemas para la protección contra incendios de plantas, están unidos por su historia compartida.