Introducción: Enviando pedidos SAP por correo electrónico
Los procesos manuales cuestan un tiempo valioso en la compra. Si quieres trabajar de forma eficiente hoy, puedes usar la vía directa: envía el pedido SAP por correo electrónico. Esto no solo ahorra papel, sino que también acelera significativamente toda la comunicación con tus proveedores. Pero, ¿cómo configuras correctamente el control de mensajes para que los documentos lleguen de forma fiable a la bandeja de entrada? En esta guía compacta, te mostraremos paso a paso cómo configurar el envío de correos desde tu sistema SAP y cómo digitalizar tus flujos de trabajo de forma sostenible. ¡Ahorra tiempo ahora!
Tabla de contenido
¿Desea enviar correos electrónicos a través de SAP external sending o SAPOffice mail?
Básicamente, hay dos tipos de correos electrónicos: correos de Internet, también conocidos como correo externo, y correos electrónicos SAPOffice. Ambos tipos se envían a través del control de mensajes SAP. El envío externo se utiliza generalmente para enviar mensajes al proveedor.
La variante SAPOffice sirve como una función de notificación interna y solo se utiliza dentro del sistema SAP.
Envío externo = mensaje a proveedores
SAPOffice eMail = Notificación interna
Paso 1 – Personalización
Mantener la estrategia de comunicación de mensajes
La estrategia de comunicación se refiere a la secuencia de los tipos de comunicación. Se busca el orden especificado de los tipos de comunicación hasta que se encuentra una dirección válida.
SPRO – IMG – SAP Web Application Server – Servicios básicos – Control de mensajes ->>>>> Definición de la estrategia de comunicación
Configuración de tipo de mensaje para el envío de correo
Utilice el programa estándar SAP SAPFM06P, Form Routine ENTRY_NEU y Form MEDRUCK o las versiones personalizadas para ello. Asigne la estrategia de comunicación al tipo de mensaje o introdúzcala directamente en el registro de condición del mensaje.
Paso 2 – Mantenimiento de los datos maestros en el registro de mensajes SAP
Debe crear mensajes para NEW o MAIL en los datos maestros. Debe utilizar el medio 5 (envío externo) en el registro de condición para el tipo de mensaje. Si no ha mantenido la estrategia de comunicación en el Customizing, debe introducirla en el registro de condiciones. Para el mantenimiento, utilice las transacciones MN04, MN05 o NACE.
Personalización de textos: SAP External Sending E-Mail Text (Message Set)
Asunto de correo de SAP : es importante personalizar el asunto de un correo electrónico para mejorar la comunicación y evitar malentendidos. Además, puede agregar información importante como el número de pedido, la fecha de entrega y el nombre del proveedor. Esto ahorra tiempo y garantiza que no se pase por alto la información importante del pedido.
Uno debe crear una plantilla que sirva como base para los correos electrónicos de pedidos y contenga toda la información relevante. En el asunto del correo electrónico, debe dar una descripción precisa, por ejemplo, «Pedido No. XXX – Fecha de entrega: XX / XX / XXXX». Esto puede facilitar la comunicación y evitar malentendidos.
Cuando envía un correo electrónico a un proveedor, debe ingresar el asunto en el registro de condiciones en la pestaña «Medios de comunicación» en el campo «Texto de la portada» (en transacciones MN04, MN05 o NACE). No puedes escribir un texto de correo electrónico.
Para reemplazar los símbolos de texto, el programa SAPMM06E está disponible en el orden. La rutina de formulario relevante se llama TEXT_SYMBOL_REPLACE.
Cambiar asunto de SAP Mail: Los cambios en los textos del proceso no están previstos en el valor predeterminado.
Paso 3 – Remitente, destinatario y archivos adjuntos
Remitente de correo electrónico SAP
El remitente del correo electrónico es el usuario que ha iniciado sesión en SAP. Se debe especificar una dirección de correo electrónico como remitente en su propio maestro de usuario.
Personalización y mantenimiento de destinatarios de correo electrónico SAP
Antes de enviar cualquier cosa en el sistema SAP, es importante que compruebe si las direcciones de correo electrónico de los destinatarios son correctas. Si no, ajústelos. Asegúrese de que las direcciones de correo electrónico sean correctas y estén completas para que los correos electrónicos se entreguen correctamente. Puede editar la dirección de correo electrónico en el maestro de proveedores.
Nota: En SAP Standard, sólo tiene un destinatario de correo electrónico.
Adición de archivos adjuntos en SAP para el envío de correos electrónicos
Si desea enviar otros archivos a su correo electrónico, como especificaciones técnicas, contratos u otros archivos importantes, agréguelos antes de enviarlos. Asegúrese de que el tamaño del archivo no sea mayor de lo que permite el servicio de correo electrónico.
Nota: Esto no es posible en el estándar SAP.
Paso 4 – Envío
Asegúrese de que la orden de compra se introduce correcta y completamente en SAP. Verifique la información del pedido, como el número de pedido, el artículo, la cantidad, la dirección de envío, etc. Usted procesa el documento de compra con las transacciones habituales ME21N o ME22N.
Enviar correo electrónico SAP
SAP recomienda trabajar con el tiempo 4 para el envío de correos electrónicos. Como resultado, los correos electrónicos generados se envían directamente cuando se guarda el documento SAP.
Revise cuidadosamente el cuerpo del correo electrónico, los archivos adjuntos y cualquier otra información. Asegúrese de que todo esté correcto y completo antes de enviar el correo electrónico.
Seguimiento de pedidos en SAP
Después de enviar un mensaje por correo electrónico, es importante comprobar el estado. Revise sus correos electrónicos regularmente para asegurarse de recibir confirmaciones de pedidos o preguntas del proveedor. Utilice el sistema SAP para comprobar el estado actual de los pedidos.
Para ello, utilice las transacciones SOST o SOSB. También puede utilizar los servicios del objeto para ver la comunicación sobre sus recibos.
Resultado
Realizar pedidos por correo electrónico es una forma fácil de enviar documentos en el sistema SAP. Si sigue estos pasos, puede procesar fácilmente sus recibos de compra por correo electrónico y aprovechar la comunicación flexible.
