E-Rechnung FAQ
Antworten auf häufige Fragen aus der Praxis
- 20 Praxisfragen fachlich beantwortet
- Pflichtfelder & Referenzen nach EN 16931
- Konkrete Empfehlungen für SAP
Warum enthält meine E-Rechnung keine Gewichtsangaben?
Der europäische E-Rechnungsstandard EN 16931, auf dem XRechnung und ZUGFeRD basieren, sieht keine eigenen Datenfelder für Gewichte vor. Gewichtsangaben sind für eine umsatzsteuerkonforme Rechnung nicht erforderlich und wurden deshalb nicht in das Datenmodell aufgenommen. Wenn Ihre Kunden Gewichtsangaben benötigen, gibt es drei Wege: Bei Fakturierung nach Gewicht steht das Gewicht als Rechnungsmenge mit der Einheit „kg“ im Beleg. Informative Gewichte können als Artikel-Attribut (BG-32) oder als Freitext auf Positionsebene übertragen werden. Im hybriden Format ZUGFeRD enthält außerdem der PDF-Teil weiterhin das vollständige Rechnungsbild inklusive aller Gewichtsangaben.
Warum fehlt in der E-Rechnung das Bestelldatum des Kunden?
Der Standard EN 16931 sieht für den Bestellbezug nur die Bestellnummer des Käufers vor (BT-13), nicht das Bestelldatum. Die eindeutige Zuordnung beim Rechnungsempfänger erfolgt über die Bestellnummer – das Datum ist dafür nicht erforderlich und im Datenmodell der XRechnung nicht vorgesehen. Im Format ZUGFeRD (Profil EXTENDED) kann das Bestelldatum strukturiert übertragen werden; in der XRechnung ist alternativ eine Angabe als Freitext möglich.
Was passiert bei Sammelrechnungen mit mehreren Lieferscheinnummern?
Der Standard EN 16931 erlaubt auf Belegebene nur eine einzige Lieferschein-Referenz (BT-16). Bei Sammelrechnungen mit mehreren Lieferungen überträgt das Profil ZUGFeRD EXTENDED deshalb die Lieferscheinnummern positionsweise: Jede Rechnungsposition trägt Nummer, Position und Datum „ihres“ Lieferscheins. In der XRechnung und im ZUGFeRD-Profil EN 16931 (COMFORT) sind Lieferschein-Referenzen auf Positionsebene nicht zulässig – dort wird der führende Lieferschein auf Belegebene übergeben. Wer bei Sammelrechnungen den vollständigen Lieferscheinbezug benötigt, vereinbart mit dem Rechnungsempfänger das Profil EXTENDED.
Was passiert bei Sammelrechnungen mit mehreren Auftrags- bzw. Bestellnummern?
Auf Belegebene sieht der Standard nur eine Bestellreferenz (BT-13) und eine Auftragsreferenz (BT-14) vor. Liegen einer Sammelrechnung mehrere Aufträge zugrunde, wird die Referenz des führenden Auftrags übertragen. Die positionsgenaue Zuordnung leistet das Profil ZUGFeRD EXTENDED: Dort enthält jede Rechnungsposition die Bestellnummer und das Bestelldatum ihres Auftrags. In der XRechnung und im COMFORT-Profil ist auf Positionsebene nur die Bestellpositionsnummer (BT-132) vorgesehen. Beachten Sie: Einige (insbesondere öffentliche) Rechnungsempfänger verlangen genau eine Bestellnummer pro Rechnung – in diesem Fall empfiehlt sich ein Rechnungssplit je Bestellung, den Sie in SAP SD über die Kopiersteuerung einstellen können.
Braucht die Retourengutschrift einen Bezug zur Rechnung oder zum Auftrag?
Nein. Der Standard EN 16931 sieht die Referenz auf die vorausgegangene Rechnung (BT-25) als optionales Feld vor; auch umsatzsteuerlich ist sie für eine Retourengutschrift nicht vorgeschrieben. Wir empfehlen dennoch, die Ursprungsrechnungsnummer mitzugeben, wenn sie im System ermittelbar ist – sie wird im Feld „Vorausgegangene Rechnung“ (BT-25) übertragen, das sogar mehrfach vorkommen darf. Ein Auftragsbezug kann zusätzlich über die Auftrags- bzw. Bestellreferenz (BT-14/BT-13) übermittelt werden. Steht keine strukturierte Referenz zur Verfügung, kann die Nummer als Freitext (BT-22) angegeben werden. Der Rechnungsempfänger profitiert davon beim automatischen Belegabgleich.
Ich sende heute Rechnungs-IDocs (EDI) – was muss ich tun?
Ein klassisches INVOIC-IDoc ist keine E-Rechnung im Sinne des §14 UStG, denn es entspricht nicht dem Standard EN 16931. Sie dürfen bestehende EDI-Verbindungen mit Zustimmung Ihrer Kunden übergangsweise weiterbetreiben – für EDI-Verfahren gilt die Übergangsfrist bis Ende 2027. Ab 2028 sind EDI-Formate nur noch zulässig, wenn sich daraus alle nach EN 16931 geforderten Angaben richtig und vollständig extrahieren lassen. Unsere Empfehlung: Behalten Sie eingespielte EDI-Strecken vorerst bei und führen Sie parallel den Versand von XRechnung bzw. ZUGFeRD ein. MailCenter Invoice Pro erzeugt beide Formate direkt aus Ihrem SAP-Fakturabeleg – ohne Eingriff in Ihre bestehenden IDoc-Prozesse, je Kunde steuerbar.
Wohin mit der „No-Russia-Klausel" (Art. 12g VO (EU) 833/2014)?
Die No-Russia-Klausel ist eine vertragliche Verpflichtung gegenüber Ihrem Abnehmer im Drittland und keine Pflichtangabe der Rechnung – der Standard EN 16931 sieht dafür kein eigenes Datenfeld vor. Möchten Sie den Hinweis dennoch auf der Rechnung führen (gängige Praxis im Export), übertragen Sie ihn als Freitext-Bemerkung auf Belegebene (BT-22). Bei ZUGFeRD erscheint der Hinweis zusätzlich im PDF-Rechnungsbild. Bitte beachten Sie: Der Hinweis auf der Rechnung ersetzt nicht die nach Art. 12g erforderliche vertragliche Vereinbarung – er dokumentiert sie lediglich. Für rein inländische Umsätze, die der deutschen E-Rechnungspflicht unterliegen, ist die Klausel nicht relevant.
Warum erscheint keine Fax-Nummer in der E-Rechnung?
Weil der Standard schlicht kein Feld dafür vorsieht: Im Datenmodell der EN 16931, auf dem XRechnung und ZUGFeRD basieren, enthält der Kontaktblock nur Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Ein Telefax-Element wurde bei der Normung bewusst nicht mehr aufgenommen – die E-Rechnung setzt auf elektronische Erreichbarkeit über E-Mail. Das Fehlen der Fax-Nummer ist also keine Lücke Ihrer Rechnung, sondern gewollte Vereinfachung des Standards. Beim hybriden Format ZUGFeRD bleibt die Fax-Nummer im PDF-Rechnungsbild sichtbar, sofern Ihr Formular sie ausgibt.
Warum ist unser Firmenname in der E-Rechnung abgeschnitten?
EN 16931 kennt pro Partei nur ein einzeiliges Namensfeld (BT-27/BT-44) – keine zweite Zeile wie im Briefkopf. Mehrzeilige Firmennamen müssen daher in den Stammdaten zusammengeführt werden, sonst gehen Zusätze wie „c/o“ verloren oder landen mitten im Feld. Der Hebel liegt in der Stammdatenqualität, nicht im Rechnungsformat.
Warum weist die E-Rechnung „Überweisung“ aus, obwohl ein SEPA-Lastschriftmandat besteht?
Ein Mandat allein genügt nicht: Erst wenn der Zahlungsweg am Beleg selbst gesetzt ist, überträgt das System Code 59 samt Mandatsreferenz und Gläubiger-ID. Fehlt diese Zuordnung, greift automatisch „Überweisung“ – unabhängig vom hinterlegten Mandat.
Was passiert, wenn eine Gutschrift insgesamt negativ wird?
Der Endbetrag einer E-Rechnung muss positiv sein. Wird eine Gutschrift durch Rückware oder Bonus rechnerisch negativ, kippt sie semantisch zur Rechnung (Typ 380) und umgekehrt – das muss schon bei der Belegerstellung berücksichtigt werden.
Sind negative Positionen (Pfand-Rückgabe, Naturalrabatt) in der E-Rechnung erlaubt?
Nein, die Summenregeln der EN 16931 lassen negative Zeilensummen nicht beliebig zu. Üblich ist die Umwandlung in Abschläge auf Belegebene bzw. Nullzeilen bei Gratispositionen.
Warum entstehen Cent-Differenzen bei der Umsatzsteuer?
BR-CO-17 verlangt: Steuerbetrag = Bemessungsgrundlage × Satz je Steuerkategorie, berechnet auf Summenebene. Wer stattdessen zeilenweise rundet, weicht um Cents ab und scheitert beim Validator – ein häufiger Fehler bei Sammelrechnungen.
Was muss bei steuerfreien Umsätzen in der E-Rechnung stehen?
Erforderlich sind Steuerkategorie und Befreiungsgrund (Text oder VATEX-Code, BT-120/121). Ausnahme: Bei Kategorie Z (Nullsatz) darf kein Befreiungsgrund angegeben werden.
Welche Stammdaten braucht eine gültige E-Rechnung mindestens?
Nötig sind die USt-IdNr. des Verkäufers, bei Überweisung eine IBAN und korrekte Anschriften. Fehlende USt-ID oder IBAN sind die häufigsten Validierungsfehler (BR-CO-26/27).
Was ist die Leitweg-ID und wann brauche ich sie?
Die Leitweg-ID (BT-10) ist nur bei Rechnungen an Behörden (B2G) Pflicht. Im B2B-Geschäft wird sie nicht benötigt.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch im Gutschriftsverfahren (Self-Billing)?
Ja. Der Käufer stellt zwar aus, im Beleg bleibt aber der Lieferant „Verkäufer“ – dessen USt-IdNr. und IBAN müssen stimmen.
Was tun bei Rechnungen mit zehntausenden Positionen?
Empfehlenswert ist eine Verdichtung nach Artikel, Steuersatz und Preis, die Detailliste folgt als eingebettete Anlage (BG-24). Die Summen müssen dabei exakt erhalten bleiben.
Gilt die Pflicht auch für Miet- und Dauerrechnungen?
Ja, Dauerschuldverhältnisse wie Miet- oder Wartungsverträge fallen ebenso unter die Pflicht wie einzelne Rechnungen.
Was kommt in Frankreich auf uns zu?
Ab dem 1. September 2026 müssen alle FR-umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, der Versand folgt gestaffelt 2026/2027. Der Austausch läuft ausschließlich über zugelassene Plattformen (PA).
Vergleichstabelle: Referenzfelder im Vergleich – ZUGFeRD EXTENDED, COMFORT und XRechnung
| Feld | ZUGFeRD EXTENDED | ZUGFeRD COMFORT (EN 16931) | XRechnung |
|---|---|---|---|
| Lieferscheinnummer (Kopf) | ✅ eine (führende Lieferung, BT-16) | ✅ eine (BT-16) | ✅ eine (BT-16) |
| Lieferscheinnummer (Position) | ✅ Nummer, Position, Datum je Zeile | ❌ im Standard nicht zulässig | ❌ im Standard nicht zulässig |
| Kundenauftragsnummer (Kopf) | ✅ eine (führender Auftrag, BT-14) | ✅ eine (BT-14) | ✅ eine (BT-14) |
| Kundenauftragsnummer (Position) | ❌ | ❌ | ❌ |
| Bestellnummer (Kopf) | ✅ eine (führender Auftrag, BT-13) | ✅ eine (BT-13) | ✅ eine (BT-13) |
| Bestellnummer (Position) | ✅ je Position aus dem jeweiligen Auftrag | ❌ nur Bestellpositionsnr. (BT-132), sofern gepflegt | ❌ nur Bestellpositionsnr. (BT-132), sofern gepflegt |
| Bestelldatum (Kopf) | ❌ | ❌ kein Feld im Standard | ❌ kein Feld im Standard |
| Bestelldatum (Position) | ✅ je Position | ❌ | ❌ |
Lesehilfe:
- „Eine (führende …)“: EN 16931 sieht auf Belegebene jeweils nur ein Referenzfeld vor. Bei Sammelrechnungen wird der führende Beleg übertragen; die positionsgenaue Zuordnung bietet nur EXTENDED.
- ❌ bei COMFORT/XRechnung ist keine Produkteinschränkung, sondern Vorgabe des Standards – die Elemente sind dort nicht erlaubt und würden vom Empfänger-Validator abgewiesen.
- Empfehlung: Für positionsgenauen Liefer-/Bestellbezug (z. B. automatischer Wareneingangsabgleich) ZUGFeRD EXTENDED mit dem Empfänger vereinbaren; bei XRechnung an öffentliche Auftraggeber ggf. Rechnungssplit je Bestellung.
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