Preguntas frecuentes sobre facturas electrónicas
Respuestas a preguntas frecuentes de la práctica
- 20 preguntas prácticas respondidas profesionalmente
- Campos y referencias obligatorias según la EN 16931
- Recomendaciones concretas para SAP
¿Por qué mi e-bill no contiene ninguna información sobre el peso?
La norma europea de facturación electrónica EN 16931, en la que se basan XRechnung y ZUGFeRD, no establece campos de datos separados para los pesos . La información sobre pesos no es necesaria para una factura compatible con el IVA y, por tanto, no se incluyó en el modelo de datos. Si tus clientes necesitan información sobre pesos, hay tres formas: si facturas por peso, el peso se muestra como la cantidad facturada con la unidad «kg» en el documento. Los ponderados informativos pueden transferirse como atributo de artículo (BG-32) o como texto libre a nivel de ítem. En el formato híbrido ZUGFeRD, la parte PDF también continúa conteniendo la imagen completa de la factura, incluyendo toda la información de peso.
¿Por qué falta la fecha del pedido del cliente en la factura electrónica?
La norma EN 16931 solo indica el número de pedido del comprador (BT-13), no la fecha del pedido. La asignación clara al destinatario de la factura se realiza mediante el número de pedido; la fecha no es necesaria para esto ni se proporciona en el modelo de datos XRechnung. En el formato ZUGFeRD (perfil EXTENDIDO), la fecha del pedido puede transferirse de forma estructurada; en el XRechnung es alternativamente posible especificarlo como texto libre.
¿Qué ocurre con las facturas colectivas con varios números de nota de entrega?
La norma EN 16931 solo permite una única referencia de nota de entrega (BT-16) a nivel de documento. En el caso de facturas colectivas con varias entregas, el perfil EXTENDIDO de ZUGFeRD transfiere los números de nota de entrega elemento por artículo: cada factura lleva el número, el artículo y la fecha de «su» nota de entrega. En la XRechnung y en el perfil ZUGFeRD EN 16931 (COMFORT), no se permiten referencias a notas de entrega a nivel de ítem; es aquí donde se transfiere la nota de entrega principal a nivel de documento. Si necesitas obtener la nota de entrega completa para las facturas colectivas, acuerdas el perfil EXTENDIDO con el destinatario de la factura.
¿Qué ocurre con las facturas colectivas con varios números de pedido?
A nivel de documento, la norma solo proporciona una referencia de orden de compra (BT-13) y una referencia de pedido (BT-14). Si una factura colectiva se basa en varios pedidos, se transfiere la referencia del pedido inicial. El perfil EXTENDIDO de ZUGFeRD proporciona una asignación específica por artículo: cada artículo de factura contiene el número de pedido y la fecha del pedido. En el perfil XRechnung y COMFORT, solo se proporciona el número de pedido (BT-132) a nivel de artículo. Nota: Algunos destinatarios de facturas (especialmente públicas) requieren exactamente un número de orden de compra por factura; en este caso, se recomienda una división de factura por pedido, que puedes configurar en SAP SD mediante el control de copia.
¿La nota de crédito de devolución tiene que estar relacionada con la factura o el pedido?
No. La norma EN 16931 establece la referencia a la factura anterior (BT-25) como un campo opcional; tampoco es obligatorio para fines de IVA para un crédito de devolución. No obstante, recomendamos introducir el número de factura original si puede determinarse en el sistema: se transfiere en el campo «Factura anterior» (BT-25), lo que puede ocurrir varias veces. Una referencia de orden también puede transmitirse a través de la referencia de orden (BT-14/BT-13). Si no hay una referencia estructurada disponible, el número puede darse como texto libre (BT-22). El destinatario de la factura se beneficia de esto mediante la coincidencia automática de documentos.
Hoy envío los IDocs de factura (EDI) – ¿qué tengo que hacer?
Un IDoc clásico de INVOIC no es una e-factura en el sentido del §14 UStG, porque no cumple con la norma EN 16931. Puedes continuar operando conexiones EDI existentes de forma transitoria con el consentimiento de tus clientes; para los procedimientos EDI, el periodo de transición se aplica hasta finales de 2027. A partir de 2028, los formatos EDI solo estarán permitidos si toda la información requerida por la EN 16931 puede extraerse correctamente y completamente de ellos. Nuestra recomendación: Mantener las rutas EDI establecidas por el momento e introducir el envío de XRechnung o ZUGFeRD al mismo tiempo. MailCenter Invoice Pro genera ambos formatos directamente a partir de tu documento de facturación SAP, sin interferir con tus procesos IDoc existentes, controlable por cliente.
Qué hacer con la "cláusula de no Rusia" (Art. ¿Reglamento 12g (UE) 833/2014?
La cláusula No Rusia es una obligación contractual hacia tu cliente en el tercer país y no una indicación obligatoria de la factura ; la norma EN 16931 no proporciona un campo de datos separado para ella. Si aún quieres incluir la nota en la factura (práctica común en la exportación), transfiere como una observación en texto libre a nivel de documento (BT-22). Con ZUGFeRD, la nota también aparece en la imagen PDF de la factura. Por favor, tenga en señal: La referencia en la factura no sustituye el acuerdo contractual requerido por el Art. 12g, simplemente lo documenta. La cláusula no es relevante para transacciones puramente nacionales sujetas a la obligación alemana de facturación electrónica.
¿Por qué no aparece un número de fax en la factura electrónica?
Porque la norma simplemente no proporciona un campo para esto: en el modelo de datos de la EN 16931, en el que se basan XRechnung y ZUGFeRD, el bloque de contacto contiene solo nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Un elemento del fax no se incluyó deliberadamente en el proceso de estandarización: la facturación electrónica depende de la accesibilidad electrónica por correo electrónico. Por tanto, la ausencia del número de fax no supone un vacío en tu factura, sino una simplificación deliberada del estándar. Con el formato híbrido ZUGFeRD, el número de fax permanece visible en la imagen PDF de la factura si tu formulario lo genera.
¿Por qué el nombre de nuestra empresa está truncado en la facturación electrónica?
La EN 16931 solo tiene un campo de nombre de una línea (BT-27/BT-44) para cada parte, sin segunda línea como en el membrete. Por tanto, los nombres de las empresas multilínea deben fusionarse en los datos maestros, de lo contrario añadidos como «c/o» se perderán o acabarán en medio del campo. La palanca reside en la calidad de los datos maestros, no en el formato de factura.
¿Por qué la factura electrónica muestra "transferencia bancaria" a pesar de que existe un mandato de domiciliación bancaria SEPA?
Un mandato por sí solo no es suficiente: Solo cuando el método de pago está establecido en el propio recibo, el sistema transmite el Código 59, incluyendo la referencia del mandato y el ID del acreedor. Si falta esta asignación, el «Transferir» entra en vigor automáticamente , independientemente del mandato almacenado.
¿Qué ocurre si un crédito se vuelve negativo en general?
El importe final de una factura electrónica debe ser positivo. Si un memorando de crédito se vuelve matemáticamente negativo debido a la devolución de bienes o bonificaciones, se inclina semánticamente hacia la factura (tipo 380) y viceversa ; esto ya debe tenerse en cuenta al crear el documento.
¿Se permiten los artículos negativos (depósito, devolución, descuento en especie) en la e-factura?
No, las reglas de suma de la EN 16931 no permiten totales negativos de filas a voluntad. Es común convertirlos en cargos de facturación a nivel de documento o cero líneas por elementos gratuitos.
¿Por qué surgen diferencias de céntimos en el IVA?
BR-CO-17 requiere: Importe impuesto = tasa base × impositiva por categoría fiscal, calculada a nivel total. Si redondeas línea por línea en su lugar, te desviarás por centavos y fallarás en el validador, un error común en las facturas colectivas.
¿Qué debe incluirse en la e-factura para las transacciones exentas de impuestos?
Se requiere la categoría fiscal y el motivo de exención (texto o código VATEX, BT-120/121). Excepción: En el caso de la categoría Z (tipo cero), no se puede dar motivo para la exención.
¿Cuál es el mínimo de datos maestros requeridos para una factura electrónica válida?
El número de identificación de IVA del vendedor, en el caso de una transferencia bancaria, un IBAN y direcciones correctas. La ausencia de ID de IVA o IBAN son los errores de validación más comunes (BR-CO-26/27).
¿Cuál es el ID de ruta de enrutamiento y cuándo lo necesito?
El Leitweg ID (BT-10) solo es obligatorio para facturas a las autoridades (B2G). No es necesario en el negocio B2B.
¿También se aplica la obligación de facturación electrónica en el procedimiento de nota de crédito (autofacturación)?
Sí. El comprador emite, pero el proveedor sigue siendo el «vendedor» en el recibo , cuyo número de identificación de IVA y el IBAN debe ser correcto.
¿Qué hacer con las facturas de decenas de miles de artículos?
Se recomienda condensar por artículo, tipo impositivo y precio; la lista detallada sigue como un anexo incorporado (BG-24). Las sumas deben retenerse exactamente.
¿La obligación también se aplica a las facturas de alquiler y permanentes?
Sí, las obligaciones continuas como contratos de alquiler o mantenimiento son tan obligatorias como las facturas individuales.
¿Qué nos depara en Francia?
A partir del 1 de septiembre de 2026, todas las empresas sujetas al IVA FR deben poder recibir las facturas electrónicas, con el envío previsto en etapas en 2026/2027. El intercambio se realiza exclusivamente a través de plataformas aprobadas (PA).
Tabla comparativa: Campos de referencia en comparación – ZUGFeRD EXTENDED, COMFORT y XRechnung
| Campo | ZUGFeRD EXTENDIDO | ZUGFeRD COMFORT (EN 16931) | XInvoice |
|---|---|---|---|
| Número de nota de entrega (cabecera) | ✅ uno (entrega líder, BT-16) | ✅ uno (BT-16) | ✅ uno (BT-16) |
| Número de nota de entrega (artículo) | ✅ Número, posición, fecha por línea | ❌ no permitido por defecto | ❌ no permitido por defecto |
| Número de Orden de Venta (Cabeza) | ✅ uno (orden de liderazgo, BT-14) | ✅ uno (BT-14) | ✅ uno (BT-14) |
| Número de orden de venta (línea) | ❌ | ❌ | ❌ |
| Número de pedido (cabeza) | ✅ uno (orden de liderazgo, BT-13) | ✅ uno (BT-13) | ✅ uno (BT-13) |
| Número de pedido (artículo) | ✅ por artículo del orden respectivo | ❌ Solo el artículo número de pedido. (BT-132), si se mantiene | ❌ Solo el artículo número de pedido. (BT-132), si se mantiene |
| Fecha del pedido (Cabeza) | ❌ | ❌ ningún campo en el estándar | ❌ ningún campo en el estándar |
| Fecha de pedido (línea) | ✅ por artículo | ❌ | ❌ |
Ayuda para la lectura:
- «A (inicial …)»: EN 16931 proporciona solo un campo de referencia a nivel de documento. En el caso de facturas colectivas, se transfiere el documento principal; solo EXTENDED ofrece asignaciones específicas para el puesto.
- ❌ con COMFORT/XRechnung no es una restricción de producto, sino una especificación del estándar: los elementos no están permitidos allí y serían rechazados por el validador receptor.
- Recomendación: Para referencia específica de entrega/pedido de artículo (por ejemplo, comparación automática de recibos de mercancías), acordar ZUGFeRD EXTENDIDO con el destinatario; en el caso de XRechnung a clientes públicos, si es necesario, la factura se divide por pedido.
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