Success Story
SAP Einkaufsbelege

Anwenderbericht

Erreichte Ziele durch Digitalisierungsplattform MailCenter – Einkaufsbelege

1. Weitere Digitalisierung von Prozessabläufen
2. Sicherstellung von Kriterien für die notwendigen Leistungsmerkmale beim Mailversand
3. Vereinheitlichte Bestellprozesse für weltweite Einkaufsaktivitäten

PDF-Download Success Story | Dr. Oetker

Unternehmen

Dr. August Oetker Nahrungsmittel KG

• Sitz der Gesellschaft: Bielefeld
• Branche: Nahrungsmittel
• Umsatz: 3,71 Mrd Euro (2020)
• Angestellte: 17.576
• Internetadresse: www.oetker.de

Projektziele

1. Weitere Digitalisierung von Prozessabläufen
2. Sicherstellung von Kriterien für die notwendigen Leistungsmerkmale beim Mailversand
3. Vereinheitlichte Bestellprozesse für weltweite Einkaufsaktivitäten

Entscheidung für MailCenter

1. Einhaltung von Unternehmensanforderungen
2. Vollständige Transparenz über die Kommunikation mit Lieferanten
3. Einfaches Handling ermöglicht ein effizientes Arbeiten

Lösungen und Services

1. Digitalisierungsplattform MailCenter
2. Lösungspartner: munich enterprise software GmbH

Highlights der Implementierung

1. Kompetente Ansprechpartner
2. Hohe Akzeptanz des Produkts bei den Anwender*innen
3. Verhältnismäßig geringer initialer Schulungsbedarf
4. Wenig Supportaufwand

Hauptnutzen für das Unternehmen

1. Einfache Prüfung von Mail-Empfängern vor dem Versand
2. Transparenz beim Nachrichtenversand
3. Flexibilität bei Absendern, Texten und Anhängen
4. Einfache Aktualisierung zusätzlicher Standardanhänge
5. Unterstützung der Geschäftsprozesse an internationalen Standorten

Systemumgebung

1. SAP ERP ECC 6.0 EHP 7

Anwenderbericht im Detail

„Durch die Einführung des MailCenters gestalten wir den Bestellversand im Einkauf
international vereinheitlicht und effizienter.“

Andreas Hübner, Zentraleinkauf Bielefeld bei Dr. August Oetker Nahrungsmittel KG

Früher verschickten die Einkaufsabteilungen des Nahrungsmittelunternehmens Dr. Oetker Bestellungen an Lieferanten aus dem SAP-System heraus per Fax. Weil der E-Mail-Versand von SAP zum Lieferanten allerdings eine Reihe von Beschränkungen aufwies, hat Dr. Oetker im Jahr 2016 ergänzend eine Plattform für digitale Kommunikation eingeführt, das MailCenter von munich enterprise software.
Der zentrale strategische Einkauf bei Dr. Oetker hatte zuvor die weltweiten Anforderungen in Erfahrung gebracht, wie man Einkaufsvorgänge per E-Mail aus SAP heraus besser gestalten könnte. Dem Unternehmen ging es auch in diesem Bereich darum, die Digitalisierung weiter voranzutreiben. Es galt, ein funktionierendes System der Kontrakt- und Bestellausgabe zu installieren, welches das Telefax als Technologie ablöst.

SAP-Standard erfüllt interne Anforderungen nicht

Zwar kann man auch aus dem SAP-Standard heraus E-Mails versenden, diese Methode erfülle allerdings nicht die innerbetrieblichen Anforderungen, erklärt Janine Dallüge, IT Senior Consultant für SAP-MM der Dr. August Oetker Nahrungsmittel KG. Die integrierte SAP-Standardlösung zum Mailversand biete nach ihrer Einschätzung zu wenig Stärken im Handling und erlaube nicht den Professionalitätsgrad in der Kommunikation, dem sich Dr. Oetker seinen Geschäftspartnern gegenüber verpflichtet fühle.
Die neue, digitale Kommunikationsplattform verbessert den SAP-Standard nun dahingehend, dass Absenderadressen und E-Mail-Textkorpus sich individualisieren und auch Anhänge beifügen lassen. Janine Dallüge: „Mit der neuen Software gibt es jetzt eine zentrale Stelle, an welcher der Einkauf die aktuellste Version des benötigten PDFs ablegt. Und das pdf-Dokument wird in einem Arbeitsschritt sofort mitversendet.“

Medium zur transparenten Kommunikation mit Lieferanten

Nach einem Vergleich mit Wettbewerbsprodukten waren Einkauf und IT bei Dr. Oetker schnell von der Lösung der munich enterprise software überzeugt. Für das MailCenter sprechen die einfache Prüfung von Mail-Empfängern vor dem Versand, die Transparenz beim Nachrichtenversand und die Flexibilität bei Absendern, Texten und Anhängen. Speziell das zentrale Cockpit zum Verwalten und Monitoren noch nicht versendeter, fehlerhafter oder bereits versendeter E-Mails hat es den Nutzerinnen und Nutzern des MailCenters angetan.
Im Pilotprojekt in einer europäischen Landesgesellschaft vergingen von der Installation bis zur ersten produktiven Nutzung nur wenige Wochen. Anschließend rollte das IT-Team von Dr. Oetker die Plattform nach und nach in weiteren Landesgesellschaften aus. Die größte technische Herausforderung des Projekts war es, dass Dr. Oetker zeitgleich auch die durchgängig elektronische Belegfreigabe einführte, um das Ausdrucken von Belegen zu beenden. Die elektronische Freigabe war quasi die Voraussetzung, um zu einer vollständigen Digitalisierung mit dem MailCenter zu kommen.

E-Mail als primäres Kommunikationsmittel für Einkaufsdokumente

Heute ist die Kommunikationsplattform in 35 Landesgesellschaften von Dr. Oetker in Europa sowie Nord- und Südamerika im Einsatz. Alle Beschäftigten im weltweiten Einkauf versenden über das MailCenter Einkaufsbelege an die Lieferanten. Auch der Vertrieb hat bereits damit begonnen, die Plattform für den Dokumentenversand zu nutzen.
„Durch die Einführung des MailCenters gestalten wir den Bestellversand im Einkauf international einheitlich und effizient“, erklärt Andreas Hübner vom zentralen Einkauf in Bielefeld. Für die Dr. August Oetker Nahrungsmittel KG erfüllt das Einsparen von Ausdrucken und Kopien zugleich einen klaren Nachhaltigkeitsaspekt.
und die Buchhaltung nutzen inzwischen in Teilen den E-Mail-Versand aus SAP heraus. Der Einkauf ist das Hauptanwendungsfeld des MailCenters, denn im Vertrieb läuft ein Großteil der Kundenkommunikation über EDI. Im Einkauf dagegen spielt eine Anbindung der Lieferanten über EDI eher eine untergeordnete Rolle. Das MailCenter-Projekt ist im Wesentlichen abgeschlossen und die Plattform wird genutzt. Von Zeit zu Zeit gibt es aber immer wieder kleinere Projekte, um sie zusätzlich für den Versand weiterer Dokumentarten einzusetzen.

„Mit der Kommunikationsplattform von munich enterprise software können wir Absenderadressen und E-Mail-Textkorpus individualisieren
und Anhänge beifügen. Die Lösung erfüllt all unsere innerbetrieblichen Anforderungen.“

Janine Dallüge, IT Bielefeld bei Dr. August Oetker Nahrungsmittel KG

Dr. August Oetker Nahrungsmittel KG

Dr. Oetker bildet innerhalb der Oetker-Gruppe das Dach zahlreicher Produktions- und Vertriebsgesellschaften, die in über 40 Ländern aktiv sind und neben den Kernmärkten in Europa auch in Nord- und Südamerika sowie in Afrika, Asien und Australien agieren. Im Geschäftsjahr 2020 erzielte Dr. Oetker gemeinsam mit der Conditorei Coppenrath & Wiese einen Umsatz von 3.710 Mio. Euro. Weltweit sind über 17.576 Mitarbeiter bei den Unternehmen beschäftigt. Vor über 130 Jahren in Bielefeld gegründet, zählt das Familienunternehmen Dr. Oetker zu den führenden Markenartikelunternehmen der deutschen Ernährungsindustrie.