Cómo ZUGFeRD simplifica el intercambio de facturas
Gran potencial de ahorro a través de la automatización de procesos para todas las empresas
Muchas empresas se encuentran actualmente en «pubertad digital». Sus procesos de negocio ya no son análogos, pero aún no están completamente digitalizados. ZUGFeRD les ayuda a innovar en el curso de la digitalización en el curso de la digitalización. Al mismo tiempo, sin embargo, el formato también permite las rutas de procesamiento manual antiguas. ZUGFeRD ofrece muchas otras ventajas. Por cierto, también en relación con SAP.
ZUGFeRD es un híbrido que abre todas las puertas para que las empresas automaticen los procesos estándar de gestión de facturas durante la fase de transformación. El formato inteligente amplía las opciones de procesamiento digital, pero también permite métodos convencionales. Esto permite a las empresas decidir por sí mismas si desean seguir procesando facturas a mano o ya automáticamente. Cambiar de manual a máquina es tan fácil. Puede leer cómo funciona esto en detalle. En primer lugar: ZUGFeRD es particularmente interesante para las empresas que utilizan SAP!
Tabla de contenido
¿Para quién es adecuado ZUGFeRD?
- Pymes
- Las corporaciones
- Administración pública
- Empresas con sistemas SAP
¿Qué es ZUGFeRD?
El acrónimo voluminoso ZUGFeRD significa Zentralen User Guide des Forums elektronic Rechnungen Deutschland. Básicamente, describe un procedimiento dual para el intercambio electrónico de facturas, en el que los facturadores y facturadores pueden intercambiar datos estructurados.
Originalmente, ZUGFeRD fue desarrollado para medianas y grandes empresas, así como para la administración pública. Las pequeñas empresas también se benefician significativamente, ya que ZUGFeRD aleja muchos pasos de ellas, simplifica la comunicación entre el facturador y el destinatario y, por lo tanto, ahorra costos considerables. Kosten spart
Importante: Para las empresas que trabajan para el sector público, el envío de facturas electrónicas es obligatorio a partir del 27.11.2020 según la Directiva UE 2014/55/UE. El formato ZUGFeRD es adecuado para este propósito.
¿Cuáles son las ventajas de ZUGFeRD?
El formato reduce al mínimo el tiempo de procesamiento de las facturas, garantiza la reserva correcta y ahorra tiempo y dinero. Técnicamente, amplía el alcance empresarial, pero no contiene limitaciones. – Independientemente de la industria y el tamaño.
- Gestión rápida, conveniente y fácil
- Reducción de los costes operativos debido a la automatización de procesos
- Reducción del tiempo manual y del tiempo
- Sin gastos de envío y papel
- Menores costes de personal
- Menos errores
60% menos costos – las facturas se pagan antes
Se ha determinado que el uso de procedimientos de factura electrónica como ZUGFeRD puede ahorrar alrededor de 10 EUR por factura.
Esto corresponde a una reducción de costes de aprox. 60% por factura.
Además, las facturas se pagan en promedio 5,3 días antesque por correo. (Fuente: computerwoche.de, https://www.computerwoche.de/a/wie-der-zugferd-standard-den-rechnungsaustausch-vereinfacht,3211062)
Del papel a ZUGFeRD
La «factura electrónica» ha estado en las grandes empresas durante algún tiempo. Para las PYME, sin embargo, el tema también es cada vez más interesante, ya sean las muchas ventajas.
Por regla general, el destinatario recibe facturas digitales en formato PDF, como datos adjuntos a un correo electrónico. Si se trata de una factura PDF convencional y pura, el departamento de contabilidad necesita un software llamado OCR para la transmisión de la información. Si no tiene esto, debe transferir manualmente todos los datos de factura al libro de recepción de facturas. Sólo entonces se puede procesar la factura digitalmente. Con ZUGFeRD, esto es diferente. El formato combina lo mejor de ambos mundos.
PDF/A3 + XML – ZUGFeRD
Lo mejor de ambos mundos
ZUGFeRD llega al destinatario de la factura como una «imagen PDF». Integrado en él, el archivo estructurado. Por lo tanto, el formato consta de dos componentes:
- Archivo PDF/A3 (no estructurado)
- Fecha XMLi (estructurada)
Esto tiene la ventaja de que ZUGFeRD puede ser leído con la vista por el destinatario de la factura humana, así como por el software de contabilidad, que lee los datos por máquina. Este último es, por supuesto, mucho más rápido, más simple y más eficiente, y puede reducir significativamente los costos operativos.
Comparación de perfiles ZUGFeRD
| Perfil | Propósito / Grupo objetivo | Descripción del contenido |
| 0. MÍNIMO | Archivado relevante para impuestos | Contiene solo los datos absolutos de cabecera necesarios para identificar la factura (número de referencia, fecha, totales). No es adecuado para reservas automáticas. |
| 1. WL BÁSICA | Reserva fácil | Contiene datos de cabecera y pie de página, así como información fiscal a nivel de factura, pero no incluye datos de partidas. («WL» significa Weak Layout). |
| 2. BÁSICO | Automatización sencilla | Complementa el perfil «BASIC WL» con datos esenciales de los artículos (cantidad, nombre del artículo). Permite la publicación automática de los artículos de factura. |
| 3. EN 16931 | Estándar de la UE (caso estándar) | Corresponde exactamente al estándar europeo. Este perfil es el más utilizado porque cubre todos los campos necesarios para el intercambio de datos transfronterizo en la UE. |
| 4. EXTENDIDO | Procesos empresariales complejos | Incluye campos adicionales que van más allá del estándar de la UE (por ejemplo, información detallada para logística o datos específicos del sector). |
| 5. XRECHNUNG | Poderes Públicos de Contratación | Enfoque y características clave |
Resumen de las versiones de ZUGFeRD
| Versión | Estado (2026) | Enfoque y características clave |
| 1.0 | Obsoleto | Primer formato híbrido (PDF+XML). Basado en UN/CEFACT, pero no cumple con la norma actual de la UE EN 16931. |
| 2.0 | Sustituciones | Reajuste fundamental a la norma europea EN 16931. Introducción de los perfiles (BÁSICO, COMFORT, EXTENDED). |
| 2.1 | Legado | Sincronización técnica completa con el estándar francés Factur-X. Introducción del perfil «XRechnung». |
| 2.2 | Fondos | Mejoras detalladas en la lógica de descuentos y impuestos, así como un mejor soporte para datos de referencia en cadenas de suministro complejas. |
| 2.3 | Fundación | Céntrate en la obligación nacional de facturación electrónica para 2025. Introducción de tolerancias de redondeo técnico («Slack») en el perfil EXTENDIDO. |
| 2.4 | Actual | El estándar actual (a fecha de 2026). Validación optimizada para la obligación B2B. Resolver inconsistencias en casos fiscales complejos. |
ZUGFeRD 2.4 – Qué hay de nuevo
| ID | Componente | Especificación técnica / Nota de programación |
| 01 | Espacio de nombres / XMP | La entrada de metadatos XMP en el PDF debe hacer referencia a fx:version=»1.0.07″ y zf:version=»2.4″. El espacio de nombres XML permanece urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100. |
| 02 | Listas de códigos (EAS) | Actualización del Esquema de Direcciones Electrónicas (BT-34, BT-49). Soporte para nuevos identificadores para la red Peppol (por ejemplo, nuevos códigos ISO para países de la UE) que faltaban en la versión 2.3. |
| 03 | Lógica de redondeo | Implementación del cálculo de «Allowance/Charge» a nivel de documento (BT-92). 2.4 exige una alineación más estricta de la suma del IVA de la partida de línea con el total (evitando diferencias de 1 céntimo). |
| 04 | Perfil EXTENDIDO | Extensión del apoyo para «pago anticipado». La vinculación de facturas finales con pagos ya realizados se ha aclarado en el mapeo XML (BT-93). |
| 05 | Reglas de validación | Actualización de archivos Schematron (CII). En el ámbito de la programación, los nuevos archivos XSLT deben incluirse para su validación y así evitar «falsos positivos» a tipos legales del cero por ciento. |
| 06 | Referencias | BT-12 (número de referencia) y BT-13 (número de pedido) en 2.4 permiten una cadena más larga y una comprobación de patrones más estricta para cumplir con los requisitos de XRechnung 3.x (B2G). |
| 07 | Términos de pago | Refinamiento del BT-81 (Términos de pago). Al usar el perfil EXTENDIDO, las escalas de descuento en efectivo ahora pueden mapearse de forma más técnica que la prevista en el estándar básico. |
Migración factur-x.xml de la versión 2.0 a la 2.4
| Por. | Gama | Cambio concreto en el código XML |
| 01 | ID de perfil | El valor en el campo ExchangedDocumentContext debe ajustarse.
Antigua: Nuevo: |
| 02 | Metadatos XMP | En el contenedor PDF (fuera de este XML), los metadatos XMP deben configurarse como zf:version="2.4" equivalentes fx:version="1.0.07" a Factur-X. |
| 03 | Referencia Fiscal | Asegúrate |
| 04 | Códigos EAS | Si en el futuro lo usas para las partes |
| 05 | Plazo de pago | En tu XML, esto SpecifiedTradePaymentTerms redundancia, ya que la versión 2.4 prioriza la lógica exclusiva de la máquina en los campos de fecha. |
| 06 | Validación | El documento debe ser validado conforme a las nuevas reglas de Schematron de la versión 2.4 . En particular, la correlación entre TaxTotalAmount y GrandTotalAmount se prueba más estrictamente contra errores de redondeo en 2.4. |
ZUGFeRD y SAP
El archivo PDF no estructurado es para almacenamiento a largo plazo y es más adecuado para la visualización e impresión. Los datos estructurados de la factura se llevan por el apéndice en formato XML, que el software lee y puede procesar automáticamente con prisa. Por cierto, también en los sistemas SAP ya existentes de su empresa.
Propina: ¿Trabaja con SAP? ¡Ampliamos tus sistemas a la facturación con ZUGFeRD!
Resultado
ZUGFeRD es un híbrido que combina dos formatos. Por lo tanto, es la elección correcta para las empresas que de alguna manera también son «híbridos», es decir, en la fase de transición de analógico a digital y quieren automatizar los procesos empresariales estándar.
Con ZUGFeRD, mantienen todos los caminos abiertos. En el tipo de tratamiento, pero también en la elección de interlocutores comerciales (B2B, B2G). Además, por ZUGFeRD, todavía podrán enviar facturas legales a la administración pública después del 27/11/2020, ya que el formato es COMPLIANT con las directivas de la UE.
