¿Por qué revisar las facturas salientes antes de enviarlas?
Una factura incorrecta en la web del cliente cuesta el doble: la nota de crédito, la recreación y las consultas ocupan tiempo en ventas y contabilidad. Por ello, muchas empresas imprimen sus facturas y las revisan en papel. Esto funciona, pero no escala, especialmente no para facturas diarias con grandes cantidades de documentos.
Con SAP Invoice Control, puedes mover esta inspección visual a la pantalla. El recibo permanece bloqueado hasta que un empleado lo ha revisado y aprobado. Además, existen requisitos regulatorios: algunos países exigen que una plataforma nacional acepte la factura antes de que pueda llegar al cliente. El mecanismo de bloqueo y desbloqueo también está pensado para esto.
Funciones del control de facturas de SAP
El complemento complementa la factura saliente en SAP con una cabina con lista de trabajo, inspección visual y gestión del estado:
Lista de trabajo en la cabina: Selección por número de factura, tipo de facturación, cliente, fecha de facturación, organización de ventas, tipo de mensaje y estado de envío.
Comprobación visual en PDF: Abrir documentos seleccionados como PDFs en el visor de documentos SAP o en Acrobat Reader – varias facturas a la vez si se desea.
Bloqueo y liberación: Cada documento de facturación tiene el estado Abierto, Bloqueado o Liberado. La edición funciona individualmente o en conjunto masivo.
Lógica de comprobación propia: Una extensión BAdI decide según tus criterios qué documentos deben revisarse o cuándo es permisible su liberación.
El proceso consta de cuatro pasos. Primero, en la personalización, defines qué documentos de facturación están sujetos a control. Si posteriormente se crea una factura de igualación, se considera abierta y automáticamente permanece bloqueada. En el tercer paso, el departamento especializado abre la lista de trabajo y revisa los documentos en formato PDF. Finalmente, libera facturas verificadas: el control de mensajes se encarga del envío. Quién fue liberado y cuándo sigue documentado de forma comprensible.
Los documentos provienen directamente del archivo SAP: la cabina accede a los PDFs de facturas archivadas a través de ArchiveLink. El sistema verifica las autorizaciones para cada organización de ventas.
Control de facturas en un vistazo:
Área de aplicación
Facturas salientes (facturas SD) antes del envío
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PDF en el visor de documentos SAP o en Acrobat Reader, también en visualización colectiva
Estado
abierto, bloqueado, liberado
Control
Organización de ventas, tipo de facturación, límite de valor, BAdI para tu propia lógica
Ejemplo práctico Augustiner-Bräu: Control de la colección en pantalla
La cervecería más antigua de Múnich envía facturas de mercancías como facturas diarias, cada 10 a 14 días o mensualmente. En el pasado, cada recibo se imprimía, se revisaba individualmente, se sobreponía y se sellaba. Hoy en día, el control es digital.
El resultado: Las facturas pueden ser revisadas y aprobadas independientemente de la ubicación, y el tiempo de entrega de cada recibo, documentado. «Los costes de inversión del software se recuperan tras poco tiempo gracias a la eliminación de las tasas de envío», resume Dominik Essig, subdirector de TI. Puedes leer el caso completo en la historia de éxito de Augustiner-Bräu.
«Usando la aplicación de Control de Facturas de MailCenter Salida Directa, puedes llamar a varias facturas
al mismo tiempo para ver y consultar en el visor de documentos SAP o en Acrobat Reader»
Augustiner-Bräu Wagner KGMatthias Dilger | Departamento de Contratos
Ejemplo práctico: Facturación electrónica en Polonia – bloquear facturas hasta la aprobación de KSeF
Polonia está introduciendo la facturación electrónica obligatoria a través del sistema nacional KSeF: desde el 1 de febrero de 2026 para empresas con una facturación superior a 200 millones de PLN, desde el 1 de abril de 2026 para todos los demás contribuyentes; Las microempresas seguirán el 1 de enero de 2027. El Ministerio de Finanzas polaco publica detalles sobre podatki.gov.pl (a julio de 2026).
Para las facturas salientes, esto significa que un recibo solo puede enviarse al cliente una vez que la plataforma lo haya aceptado y asignado un número KSeF. Aquí es exactamente donde entra en juego la lógica de bloqueo del control de facturas de SAP. Las facturas afectadas se retienen hasta que se disponga de la aprobación del organismo certificado, también automatizada mediante BAdI. La página de SAP E-Factura muestra cómo generar XRechnung, ZUGFeRD y otros formatos directamente en SAP.
Preguntas frecuentes sobre el control de facturas de SAP
¿Qué es el control de facturas SAP para facturas salientes?
SAP Invoice Control es un complemento para la plataforma MailCenter. Conserva las facturas salientes tras la facturación, las muestra en PDF en pantalla y solo las libera para su envío después de que hayan sido comprobadas.
¿Cuál es la diferencia con la verificación de facturas con MIRO?
Transaction MIRO revisa las facturas entrantes de los proveedores en Compras. Por otro lado, entra en juego el control de facturas SAP: revisa sus propias facturas salientes de ventas antes de que abandonen la empresa.
¿Se pueden abrir varias facturas como PDFs al mismo tiempo?
Sí. Documentos de facturación seleccionados pueden abrirse tanto en el visor de documentos SAP como en Acrobat Reader, también recopilados. Esto te permite comprobar las ejecuciones completas de facturación en una sola ejecución en la pantalla sin imprimir un recibo.
¿Cómo impide el bloqueo que se envíe una factura?
La solución está conectada al control de mensajes de SAP. Mientras una factura tenga el estado Abierto o Bloqueado, el mensaje asociado no será procesado. Solo la aprobación empieza a enviarse por correo electrónico, impreso o e-factura.
¿La solución soporta aprobaciones por organismos externos, como KSeF en Polonia?
Sí. Usando una extensión BAdI, puedes vincular la liberación a tus propias condiciones, por ejemplo a la aceptación de la factura por la plataforma polaca KSeF. El recibo permanece bloqueado hasta que se recibe la confirmación.
¿Qué sistemas SAP están soportados?
SAP Invoice Control funciona desde SAP ECC 6.0 y SAP S/4HANA, en local y en la Edición de Nube Privada. No se requiere hardware adicional ni plataformas externas.
¿Te gustaría ver el control de facturas en directo? Nuestro equipo te mostrará cómo usarlo en tus propios procesos y responderá a tus preguntas directamente en el sistema.
