PDF Datei gegen Veränderung schützen

Wie kann ich eine PDF-Datei gegen Veränderungen schützen

Wenn PDF-Dokumente als Geschäftsdokumente versendet, im Internet bereitgestellt, auf einem Datenträger veröffentlicht oder per E-Mail verschickt werden, dann kann es notwendig sein, diese zu schützen. Dadurch lassen sich unerwünschte Änderungen oder das Kopieren der Inhalte vermeiden. Zudem kann es sein, dass in einer PDF-Datei vertrauliche Informationen zu finden sind, die nicht für jeden Anwender bestimmt sind. Für solche Fälle ist es möglich, PDF-Dokumente mit Passwort zu schützen, Änderungsmöglichkeiten des PDF-Dokuments einzuschränken, PDF signieren, PDF digital unterschreiben oder per Zertifikat zu verschlüsseln. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein PDF schützen und gegen Missbrauch sichern können.

PDF-Dokumente mit Passwort schützen

Schutz per Adobe Acrobat

Die meisten Computernutzer kennen den Adobe Reader, mit dem sich PDF-Dateien öffnen und bis zu einem gewissen Grad bearbeiten lassen. Allerdings ist es mit dem Adobe Reader nicht möglich, PDF-Dokumente auch zu sichern. Wenn Sie also zum Beispiel Ihre Dokumente mit einem PDF-Passwort schützen möchten, benötigen Sie Adobe Acrobat. Im Gegensatz zum Reader ist diese Software nicht kostenlos, bietet jedoch eine große Zahl an Funktionen.
Das Verschlüsseln mit Hilfe der kostenpflichtigen Software Adobe Acrobat erfolgt auf verschiedenen Ebenen. Sie können zum Beispiel das Öffnen einer PDF-Datei oder nur bestimmte Funktionen wie das Bearbeiten oder das Drucken ausschließen oder nur dann erlauben, wenn der Nutzer das richtige Passwort eingibt. Wird eine solche PDF-Datei kopiert, müssen Sie sich keine Sorge machen. In der Kopie sind nämlich automatisch die gleichen Einstellungen für die Verschlüsselung vorhanden, die Sie auch für das Original festgelegt haben. Sobald Nutzer also ein solches passwortgeschütztes PDF bearbeiten wollen, müssen sie ebenfalls die entsprechenden Passwörter eingeben.

Verschlüsselung auf zwei Ebenen

Grundsätzlich gibt es bei der Verschlüsselung über Adobe Acrobat zwei Alternativen. Im ersten Fall wird das Kennwort benötigt, um die PDF-Datei zu öffnen. Alternativ dazu können Sie auch festlegen, dass ein Kennwort nur dann eingegeben werden muss, wenn der Nutzer bestimmte Funktionen aufruft, zum Beispiel wenn der Nutzer das PDF ausdrucken oder bearbeiten möchte. Natürlich lassen sich diese Einstellungen jederzeit ändern – dafür ist jedoch das Passwort erforderlich.

Schutz per Windows

Bei neueren Windows-Varianten gibt es in verschiedenen Microsoft Anwendungen die Funktion, PDFs über das Speichern unter Menü zu erstellen. Dabei kann das Dokument über die Option „Dokument mit einem Kennwort verschlüsseln“ geschützt werden.

Alternativen im Internet

Speziell für Nutzer von älteren Windows-Versionen gibt es im Internet einige Werkzeuge, die das Erstellen und Bearbeiten von PDFs leicht machen sollen. Es gibt sogar Varianten, die man als PDF-Drucker installiert. Um ein PDF zu erstellen, müssen Sie dann nur das Druckmenü aufrufen und die jeweilige Datei im PDF-Format speichern. In der Regel können Sie zudem das PDF schützen, indem Sie ein Passwort festlegen, das Nutzer vor dem Öffnen eingeben müssen.

Schutz auf Mac OS-Computern

Anders als etwa bei den älteren Windows-Versionen lassen sich bei Mac OS PDF-Dateien ganz leicht über das Betriebssystem erstellen. Dort lassen sich auch verschiedene Optionen für die Sicherheit festlegen.

Signieren von PDF-Dokumenten

PDF signieren – die digitale Unterschrift

Abgesehen von einem Kennwortschutz wollen viele Nutzer auch wissen, wie sie ein PDF signieren oder unterschreiben können. Auf diese Weise lässt sich schließlich das Ausdrucken von Verträgen oder ähnlichen Unterlagen häufig vermeiden. Anstatt diese zu unterschreiben und dann entweder per Post zu verschicken oder mühsam zu scannen, lässt sich auch die PDF-Datei selbst mit einer Unterschrift versehen.

PDF digital unterschreiben – ohne zusätzliche Software

Eine digitale Unterschrift können Sie leicht in einer PDF-Datei einfügen – spezielle Software benötigen Sie dafür nicht. Vielmehr ist etwa der kostenlose Acrobat Reader oder die Vorschau (unter Mac OS) ausreichend. In der Werkzeugleiste finden Sie dort jeweils einen Menüpunkt „Unterschrift“.

Darüber hinaus ist es zum einen möglich, Ihre Unterschrift in das Dokument einzufügen. Wenn Sie diese zuvor schon auf dem Computer gespeichert haben, können Sie natürlich auch die bereits vorhandene Version verwenden. Zum anderen ist es auf diese Weise sogar möglich, Unterschriften von anderen Nutzern anzufordern. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn es sich um einen Vertrag oder ein anderes Dokument handelt, das mehrere Signaturen erfordert. Zudem wird der Austausch deutlich beschleunigt, da die Dokumente nicht mehr aufwändig per Post verschickt werden müssen.

Zertifikatbasierte Signatur

s. unten

PDF-Verschlüsselung per Zertifikat

Dies ist die sicherste Methode zum Schutz Ihrer PDF-Dokumente.

PDF signieren mit Zertifikat – die zertifikatbasierte Signatur

Das PDF-Dokument wird mit einer zertifikatsbasierten Signatur versehen. Das PDF wird hierbei nicht komplett verschlüsselt. Es wird lediglich eine digitale Signatur hinzugefügt, mit der sich einerseits der Unterzeichner überprüfen lässt und anderseits überprüfen lässt, ob das Dokument verändert wurde. Diese ist ähnlich wie eine von Hand erzeugte Signatur. Sie weist den Sender eindeutig aus. Öffnet der Empfänger das Dokument, wird die Signatur verifiziert. Wurde das Dokument zwischenzeitlich verändert, ist die Signatur ungültig. Der Empfänger kann somit erkennen, ob das Dokument nach dem Signieren verändert wurde. Das Dokument kann man lesen. Ohne das passende Schlüsselpaar kann die Signatur in einem PDF Dokument aber nicht verifiziert werden, Ist das Schlüsselpaar ungültig wird eine Fehlermeldung angezeigt, dass die Signatur unbekannt (nicht vertrauenswürdig) ist.

Verschlüsselung per Public-Key-Verfahren mit öffentlichem und privatem Schlüssel

Bei dem Public-Key-Verfahren wandelt der öffentliche Schlüssel einen Klartext in einen Geheimtext um. Der öffentliche Schlüssel ist also für die Verschlüsselung zuständig. Der private Schlüssel wird für die Entschlüsselung verwendet. Mit seiner Hilfe wird aus dem Geheimtext der Klartext wiedergewonnen. Beide zusammen nennt man ein Schlüsselpaar. Ohne den passenden privaten Schlüssel kann das Dokument nicht gelesen oder bearbeitet werden.

Wem kann ich trauen?

Wie weiß der Empfänger, dass er einem öffentlichen Schlüssel trauen kann bzw. der Sender wirklich der ist, für den er sich ausgibt. Dafür gibt es Zertifikatsketten (Überbegriff: Public Key Infrastructure (PKI)). Ich vertraue z.B. der Adobe Root CA und somit allen Zertifikaten, die von dieser CA ausgestellt wurden. Habe ich nun ein Zertifikat gekauft, das als Wurzel Zertifikat das Adobe Root CA hat, dann vertraut meinem Öffentlichen Schüssel jeder der auch dem Adobe Root CA vertraut.
Ich vertraue darauf, dass die Angaben im öffentlichen Schlüssel des Zertifikates korrekt sind und auch geprüft wurden.

Gibt es sicheren Schutz für PDF-Dokumente?

Komplette Sicherheit gibt es zwar auch beim PDF-Schreibschutz nicht – trotzdem gibt es aber viele Maßnahmen, die für einen hohen Grad an Schutz sorgen. Wenn Sie zum Beispiel sicherstellen wollen, dass niemand einfach die Inhalte aus einer PDF-Datei kopieren kann, dann können Sie dafür sorgen, dass diese nicht einfach kopiert und in einem neuen Dokument eingefügt werden können. Trotzdem kann der Nutzer einfach einen Screenshot anfertigen. Dagegen wiederum kann ein PDF-Wasserzeichen schützen – schließlich lassen sich die Inhalte dann nicht einfach unter anderem Namen veröffentlichen.

Lücken bei der Sicherheit sind möglich

In den vergangenen Jahren gab es immer wieder Schlagzeilen über eventuelle Sicherheitslücken bei der Verschlüsselung. Wenn Sie zum Beispiel ein PDF verschlüsseln, damit Nutzer dieses nur mit dem entsprechenden Kennwort öffnen können, kann dies eventuell durch gezielte Angriffe umgangen werden. Eine entsprechende Studie wurde zum Beispiel im Jahr 2019 veröffentlicht und an das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) übergeben. Das BSI hat daraufhin mit Adobe und anderen betroffenen Anbietern Kontakt aufgenommen, um die Lücken so schnell wie möglich zu schließen.

Im Rahmen dieser Studie wurde allerdings auch festgestellt, dass Angreifer einen enorm hohen Aufwand betreiben mussten, um die Inhalte von verschlüsselten Dokumenten lesen zu können. Dieser Aufwand ist jedoch nur dann wahrscheinlich, wenn es sich bei den Inhalten tatsächlich um Informationen oder Daten handelt, die für Hacker einen großen wirtschaftlichen Nutzen haben. Bei den meisten Nutzern ist dieser Aspekt kaum relevant. Sie sollten jedoch dafür sorgen, Passwörter sicher aufzubewahren, damit Dritte nicht einfach auf ihre PDFs zugreifen können.

Fazit

Prinzipiell gibt es verschiedene Möglichkeiten um die PDF-Dokumente gehen Veränderungen zu schützen. Eine 100 %ige Sicherheit gibt es natürlich nie.
Die Vergabe von Passwörtern kann dafür sorgen, dass die Inhalte nicht einfach für jeden Nutzer aufrufbar sind, mit Hilfe von Wasserzeichen lassen sich Informationen zusätzlich vor einfachen Kopien schützen. Digitale Unterschriften und die Verschlüsselung mit Zertifikaten sind ebenfalls gute Möglichkeiten, um PDF-Dokumente gegen Veränderung zu schützen. Letztendlich ist es eine Frage von Aufwand und Nutzen, die jeder für seinen Anwendungsfall beantworten muss.