Sie möchten eine SAP Mail mit Anhang versenden?

SAP Mail mit Anhang versenden – Sie versenden Bestellungen oder Rechnungen im PDF Anhang per E-Mail aus SAP? Dabei sollen Anwender weitere Anlagen der Mails angefügt werden? Das sind zum Beispiel Flyer, eine technische Zeichnung, eine Kalkulationen oder Allgemeine Geschäftsbedingungen. Solche Vorgänge finden sich häufig im Vertrieb und im Einkauf. Betrachten wir diese Prozesse einmal genauer. Denn dabei arbeiten Anwender heute oft umständlich. Zum Beispiel speichern Sie Business Dokumente auf dem Desktop. Danach fügen Sie das Dokument im Outlook als Anhang einer Nachricht hinzu. Im Anschluss fügen Sie dieser Outlook-EMail weitere Anhänge bei. Oder Sie verändern den Namen des Anhangs. Unter dem Strich kostet ein solches Vorgehen die Benutzer wertvolle Zeit

Mit dem Add-On MailCenter fügen Sie Ihren Mails einfach weitere Anlagen hinzu. Zusätzlich zum Standard PDF-Dokument, ganz egal ob manuell oder automatisiert. Dabei spielt die Quelle der Anhänge keine Rolle. Denn die Anwendung unterstützt alle für den Client erreichbaren Datenträger. Somit ist der Prozess weniger anfällig für Fehler und spart Zeit. Zudem sind die Mails im ERP System jederzeit vollständig sichtbar. Das macht Vorgänge transparent, auch für andere Anwender. Werfen Sie einen Blick in die Erfahrungsberichte unserer Kunden. Dort erfahren Sie mehr über den Nutzen des MailCenters für Anwender.

Hört sich das für Sie interessant an? Dann unterbreiten wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot!

Welche Anlagen können in ERP hinzugefügt werden?

Dokument als Anlage – Eine zusätzliche Datei für den Anhang kann aus diversen Quellen stammen. Sie fügen Dokumente aus dem Dokumentenverwaltungssystem (DVS) als Teil der Product LifeCycle Management (PLM) Umgebung, den Generischen Objektdiensten (GOS) mit der SAPOffice (SOFF)-, ArchiveLink- und Business Document Service (BDS)-Ablage, dem Dateisystem oder einem externen Verzeichnis (Pfad auf einem Server) der E-Mail hinzu. In jedem Fall lassen sich vorhandene Anlagen am Bildschirm anzeigen. Hierfür wird für das gewählte Dateiformat ein passender Viewer benötigt. Natürlich braucht der Empfänger ebenfalls einen passenden Viewer. Zudem erfolgt auf Wunsch für DVS Dokumente eine automatische Zuordnung zum Beleg. Das Business Dokument im Anhang wird als PDF versendet? Oder benötigen Sie ein PDF und zusätzlich ein XML. Auch das legen Sie im Customizing fest. Wenn notwendig, verändern Sie den Text zur Beschreibung der Anlage vor dem Versenden. In jedem Fall unterstützt das System alle gängigen Dateiformate für die Anhänge.

Wie kann ein Dokument angefügt werden?

Anhänge manuell oder automatisch hinzufügen – Wie die Anlagen hinzufügt werden, hängt von dem jeweiligen Prozess ab.

Einerseits pflegt der Benutzer die Anlagen vor dem Senden manuell. So wie er es aus Outlook gewohnt ist. Er fügt einfach der E-Mail ein oder mehrere Dateien im Anhang an. Und das für den jeweiligen Vorgang. Ganz individuell.

Andererseits fügen Sie Anhänge nach einem individuellen Regelwerk automatisch an. Natürlich konfigurieren Sie den Vorschlag über das Customizing. Mit User-Exits und ABAP Erweiterungen passen Sie die Findung der Anhänge an den Prozess an. Ganz individuell auf Ihre Wünsche. Weiterhin unterstützt ein Vorschlag den Anwender bei der Auswahl der benötigten Dokumente. Dabei verfolgen wir immer ein Ziel. Den Vorgang für den Anwender so automatisiert wie möglich zu gestalten. Kurzum, egal für welchen Weg Sie sich entscheiden. Hinzufügen von Anhängen beim Mailversand ist in Zukunft kein Thema mehr. Das haben Sie mit dem Programm sicher im Griff.

Sie erhalten eine ausgereifte Lösung. Dieses ABAP Add-On fügt sich nahtlos in Ihre Umgebung ein. Und Sie hat sich schon bei zahlreichen Kunden bewährt.

Erfolgsgeschichten

Kann die Verwendung von Dokumenten im Anhang eingeschränkt werden?

Anlagen ja, aber bitte nur bestimmte Dokumentenarten – Die Verwendung von DVS-, Office- und ArchiveLink-Anhängen aktivieren Sie im Customizing. Hier ist eine Einschränkung auf Organisations- und User-Ebene möglich. Für DVS Anlagen begrenzen Sie die Verwendung je organisatorischer Einheit, Dokumentenart und Status. Alle Dokumente mit einem gültigen Status stehen dem Anwender im MailCenter zur Verfügung. Durch seine Auswahl bestimmt der Anwender die zum Versand relevanten Dokumente. Dabei sind manuell angefügte oder automatisch vorgeschlagene Anlagen jederzeit wieder abwählbar. Manchmal erlauben die Richtlinien des Mailservers für Nachrichten oder Anhänge nur bestimmte Größen. Deswegen definieren Sie eine maximale Größe für Anhänge in der Konfiguration. Sobald die maximale Größe überschritten wird, geht die rote Lampe an. Der Anwender erhält bei der Erstellung einen Hinweis. Damit schränken Sie die Verwendung von Dokumenten ein. Weiterhin beeinflussen Sie mit individuellen ABAP Erweiterungen die Auswahl von Anhängen.

Weitere Informationen zum Thema finden Sie unter MailCenter.

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