SAP Mail Archivierung – ausgehende SAP E-Mails im Archiv ablegen

SAP Mail Archivierung – Bei der Versendung von E-Mails aus dem SAP System, erfolgt heute die Speicherung der Mails und deren Anhängen häufig über die SAPOffice Technologie. Die Ablage der Inhalte und der Anlagen erfolgt standardmäßig in der Tabelle SOFFCONT1 abgelegt. Nach einer Reorganisation dieser Ablage ist der Zugriff auf die dort gespeicherten Daten nicht mehr gewährleistet. Bei regelmäßiger Nutzung dieses Verfahrens wächst außerdem die Datenbank in kurzer Zeit schnell an. Dabei ist die Datenspeicherung in der Systemdatenbank für heutige Verhältnisse aufwendig und teuer. Eine Entlastung der Datenbank führt in der Regel zu erheblichen Kosteneinsparungen.

SAP Mail Archivierung

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

Tatsächlich passiert aber bei ca. 90% aller ERP-Systeme genau das Gegenteil. Die Ablage der Mails passiert genau über diese Tabelle. Denn die SAPOffice Funktionen sind im Detail oft unbekannt. Als Resultat befindet sich die Tabelle SOFFCONT1 praktisch in jedem ERP System unter den Top 10 der größten Tabellen. Mit einer Auslagerung der Inhalte auf einen HTTP Content Server gemäß Hinweis 530792 verschieben Sie Teile der Inhalte (die Anlagen). Allerdings bleiben die Mailtexte nach wie vor in der SAP Datenbank. Diese Texte könnten separat über die Transaktion SOY8 nach ArchiveLink verschoben werden. Damit sind sie getrennt von den Anlagen gespeichert. Insgesamt ein Verfahren, welches in der Praxis so gut wie nirgends eingesetzt wird.

Das Resultat in der Praxis:
Mailtexte werden nie archiviert und die Revisionssicherheit des Systems zur E-Mail Ablage ist mehr als fraglich. Obwohl Aufbewahrungspflichten aus verschiedenen Normen für den täglichen E-Mail-Verkehr bestehen. Zudem ergeben sich aus der Art der Ablage Schwierigkeiten bei der Wartung und Reorganisation. Außerdem wachsen die Datenbanken durch SAPOffice Objekte. Es enstehen Performanceschwierigkeiten bei Mail-Anlagen auf Contentserver. Letztendlich ist die SAPOffice Technologie ein Auslaufmodell, welches von der SAP AG nicht mehr weiterentwickelt wird.

Wie ist die Lösung?

MailCenter Archivierung für Mails aus SAP

Mit der MailCenter Archivierung archivieren Sie ausgehende E-Mails direkt über die bekannte ArchiveLink Schnittstelle. Damit ist die vollständige E-Mail inklusive Anhänge komplett in dem Archivsystem verfügbar. Demzufolge werden keinerlei Daten mehr in den SAPOffice Tabellen dauerhaft gespeichert.

Archivierung für Mails

Warum E-Mail Archivierung?

Die Vorteile der Mail Archivierung über ArchiveLink liegen auf der Hand. Es erfolgt eine Entlastung von SAP-Datenbanken und die Systemadministration. Die verringerte Datenbankgröße wird nicht erst mit der In-Memory Datenbank HANA interessant. Denn weniger Speicher bedeutet signifikante Einsparungen bei den Kosten für Memory. Zudem profitieren bestehende Installationen von einer schlankeren Datenbank.

Bei der ArchiveLink Schnittstelle handelt es sich um eine bekannte und zukunftssichere Technologie. Dabei werden die E-Mails beim Versand als Ganzes über die ArchiveLink Schnittstelle abgelegt. Ebenso wird die Wartbarkeit des SAP-Systems verbessert und die Reorganisation der SAPOffice Tabelle erheblich vereinfacht. Einfach, sicher und ohne Zusatzaufwand.

Für wen eignet sich die Mail Archivierung über ArchivLink?

Die Mail Archivierung über ArchiveLink richtet sich an alle Unternehmen, die auch weiterhin auf den Mailversand aus SAP setzen wollen. Denn mit dieser Anwendung erhalten Sie gleichzeitig eine sichere, günstige und zukunftsfähige Art der E-Mail Ablage über ArchiveLink.

Nutzen

  • Sichere Archivierung per ArchiveLink
  • Archivierung der gesamten E-Mail
  • Reduzierung der SAP-Datenbankgröße
  • Bekannte und zukunftssichere Technologie
  • Verbesserte Wartbarkeit des SAP-Systems
  • Einfachere Reorganisation