SAP IDoc Status ändern – Wann müssen Sie den Status verändern?

Den SAP IDoc Status korrigieren Sie bei einigen technischen oder inhaltlichen Fehlern beim Datenaustausch per IDoc. In der Regel nehmen IT Administratoren oder SAP Key-User diese Änderungen vor. Der Status dokumentiert dabei die Situtation in der sich das IDoc befindet oder welche Stationen es bereits durchlaufen hat. IDocs erhalten während ihres Lebenszyklus verschiedene Statuszustände, wie „Erstellt“, „Zur Verarbeitung übergeben“, „Erfolgreich verarbeitet“ oder „Fehlerhaft verarbeitet“. Alle diese Status sind in der SAP Tabelle EDID4 abgelegt. Eine Sammlung der möglichen Zustände im SAP finden Sie in dem Artikel SAP IDoc Status Übersicht.

Für einen Überblick über die EDI/IDoc-Vorgänge mit den zugehörigen Status in einem SAP-System verwenden wir hier die SAP Transaktion BD87. Hier erhält man einen Überblick über alle ein- und ausgehenden Geschäftsdokumente.

Der folgende Artikel gibt Ihnen eine Übersicht zum Thema Statusänderung. Er beschreibt Situationen, in denen eine Statusänderung notwendig ist und wie Sie diese mit den SAP Bordmitteln durchführen. Wenn Sie daran interessiert sind, wie Sie diese Bearbeitung für Ihre Benutzer vereinfachen können, dann werfen Sie doch einfach einen Blick auf unseren IDOC Monitor. Als Bestandteil unserer Produktes HotM, erleichtert er das Leben für Anwender und Administratoren, die sich täglich mit der der Bearbeitung von IDOC auseinandersetzen.

Überblick über SAP EDI Vorgänge

In der folgenden Abbildung finden Sie die IDoc-Übersicht aus der SAP Transaktion BD87. Die Transaktion ist in der Regel für den SAP Anwender nicht zugänglich, sondern eher etwas für die Administratoren.

Statusmonitor für ALE-Nachrichten

Statusmonitor für ALE-Nachrichten

Der Statusmonitor für EDI-Nachrichten zeigt, dass 34 SAP IDocs im Ausgang den Statuszustand 02 haben. Sie sind damit fehlerhaft sind. Diezugehörige Meldung lautet: „Fehler bei der Datenübergabe an Port“. Möglicherweise ist ein SAP Port falsch konfiguriert („Port ‘XI_00_010’ existiert nicht in Tabelle der Portbeschreibungen“). 1142 Vorgänge im Eingang haben den Zustand „Anwendungsbeleg nicht gebucht“, den IDoc-Status 51. Die Ursache für diese Fehler findet man eine Ebende tiefer in der Detailansicht. Hier lässt sich der Fehler in der IDoc-Detailansicht genauer analysieren. Entsprechende Fehlermeldungen sind „Die Verkaufsmengeneinh. KG ist in der Position 000010 nicht vorgesehen“, „Partnernummer 1000 für Kunde 0000001172 und Partnerrolle WE nicht vorhanden“.

SAP Statusmonitor und Anwendungsfälle

SAP Statusmonitor für Nachrichten

IDoc-Auswahl

Statusmonitor für ALE-Nachrichten – IDoc-Auswahl

Anzeige des IDocs (IDoc-Detailansicht)

Statusmonitor für ALE-Nachrichten – Anzeige des IDocs

In dieser Anzeige des SAP IDocs sehen Sie die Statussätze 02, 30 und 01. Unter Statussätze sind immer alle bisherigen Zustände des entsprechenden IDocs aufgelistet. Dabei ist der letzte Zustand, in diesem Fall 02, immer ganz oben angeführt.

Es existieren zwei Szenarien. SAP IDoc Verarbeitung wiederholen oder Inhalte anpassen und SAP fehlerhafte IDocs erneut verarbeiten.

SAP Szenario nochmals verarbeiten

Sobald also der Fehler mit dem Port behoben ist, müsen Sie das Verarbeitungsprogramm wieder anstoßen. Auch in anderen Fällen ist nur das nochmalige Starten der Verarbeitungsroutine notwendig. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn das IDoc aufgrund eines gesperrten Anwendungsobjektes nicht verbucht ist.

SAP Szenario Inhalt anpassen und nochmals verarbeiten

Etwas anderes wäre es mit Statuszustand 51„Partnernummer 1000 für Kunde 0000001172, Partnerrolle WE nicht vorhanden“. In diesem Fall möchte der SAP Anwender vielleicht den IDoc Inhalt anpassen und das Verarbeitungsprogramm nochmals anstoßen. Hinweise: Durch die Bearbeitung wechselt das IDoc den Status. Bei eingehenden IDocs erhält es den Status 69 (“IDoc wurde editiert”). Gleichzeitig wird eine Kopie des ursprünglichen IDocs mit dem Status 70 (“Original eines IDocs, welches editiert wurde”) in der Datenbank abgelegt. Bei ausgehenden Vorgängen erhält das IDoc den Statuszustand 32 (“Idoc wurde editiert”). Es wird eine Kopie des ursprünglichen IDocs unter dem Sratus 33 (“Original eines IDocs, welches editiert wurde”) gesichert. Die Verarbeitung des IDocs im Statuszustand 69 oder 32 wird im Standard anschließend in der Transaktion BD87 erneut angestoßen. Das Hinzufügen von neuen Segmenten erfolgt nicht direkt in der IDoc-Detailansicht. Hierfür müssen Sie die Transaktion WE19 verwenden.

Oft ist also das erneute Verarbeiten des IDocs das Ziel. In diesen Fällen müssen Sie das IDoc allerdings zunächst in einen anderen Zustand setzen.  Dieser muss das erneute Verarbeiten zulassen. Manche Status, wie 20, lassen keine direkte Weiterverarbeitung zu. Deswegen ist eine Änderung des Status zunächst auf 30 erforderlich. Status 30 bedeutet: „IDoc ist versandfertig (ALE-Dienst)“. Für ausgehende IDocs wählen Sie für die erneute Verarbeitung den Status 30. Für eingehende Vorgänge 64. Achtung: IDoc Status 03 erneut versenden – diese IDocs wurden bereits an das EDI-Subsystem versendet. Bevor Sie die Daten erneut versenden, sollten Sie prüfen, dass die Daten nicht bereits beim Kommunikationspartner angekommen sind.

Mit der folgenden Vorgehensweise bearbeiten Sie den SAP IDoc Status.

SAP Report RC1_IDOC_SET_STATUS

SAP IDoc ändern Transaktion – Melden Sie sich am SAP System an und starten Sie die Transaktion SA38 oder  SE38. Anschließend tragen Sie als Programm RC1_IDOC_SET_STATUS ein und wählen Sie in der Funktionsleiste ausführen.

SAP Transaktion SA38 aufrufen und RC1_IDOC_SET_STATUS ausführen

Programm: RC1_IDOC_SET_STATUS ausführen

Report zum IDoc Status umsetzen

Tragen Sie die gewünschten SAP IDOC-Nummer, den Status sowie den neuen Status ein. Deaktivieren Sie das Test-Flag und wählen Sie ausführen.

Entspricht die Anzahl der umgesetzten IDocs nicht der Anzahl der umzusetzenden IDocs kann der Status des IDocs nicht verändert. In diesem Fall probieren Sie es zu einem späteren Zeitpunkt erneut.

Die Verarbeitung des IDocs wird z.b. über das Kontextmenü in der Transaktion BD87 angestoßen.

IDoc verarbeiten

Sie können für die Verarbeitung aber auch die SAP Programme RBDINPUT – Verarbeiten von eingehenden IDocs und RBDOUTPU – Verarbeiten von ausgehenden IDocs verwenden.

IDoc löschen in SAP – der Status 68

SAP IDoc Status 68 – Fehlerhafte oder “unerwünschte” IDocs werden nur in Ausnahmefällen physisch gelöscht. In der Regel überführen Sie diese IDocs im SAP manuell in den Status 68 „Fehler, keine weitere Verarbeitung“. Auch dieser Statuszustand im IDoc setzen Sie über den oben genannten Report. Oder Sie arbeiten mit der Funktion „Einschränken und verarbeiten“ aus dem Kontextmenü. Zum physischen Löschen von IDocs gibt es die Transaktion WE11 (Report: RSETESTD).

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