Was ist die SAP Outlook Integration für E-Mail?

Mit dem SAP Outlook Add-In legen Sie E-Mails aus Ihrem Posteingang im SAP System ab. Dabei ordnen Sie die E-Mails den zugehörigen Business Objekten zu. Dabei handelt es sich um Vorgänge wie Kundenauftrag, Bestellung oder Servicemeldung. Damit ist die relevante Geschäftskommunikation zentral und transparent für andere Anwender abgelegt. Dadurch sind Vorgänge sauber dokumentiert. In der Folge werden Suchzeiten reduziert und damit Kosten reduziert. Die Service Qualität verbessert sich.

SAP Outlook

Warum E-Mails zentral in SAP ablegen?

SAP Outlook Integration – Anwender bekommen täglich zahlreiche E-Mails im Posteingang zu Vorgängen im SAP ERP System. Dabei handelt es sich um Nachrichten mit wichtigen Informationen zu einem SAP Geschäftsvorfall. Bei Rückfragen suchen die Mitarbeiter sowohl in SAP als auch in Outlook nach den relevanten Informationen. Das ist aufwendig und kostet Zeit und Nerven. Denn der schnelle Zugriff auf Informationen und die Servicequalität sind heute ein wichtiger Erfolgsfaktor. Deswegen haben wir das MailCenter um ein SAP Outlook Add-In ergänzt. Damit verschieben Sie wichtige Nachrichten aus dem Posteingang in das SAP ERP System. Auf jeden Fall entlastet die Transparenz die Mitarbeiter spürbar.

Auf jeden Fall ist das Programm leicht und schnell zu implementieren. Sie benötigten keine weitere Hard- und Software. Einfach die Outlook Mails in SAP ablegen. Machen Sie Ihr SAP ERP zur digitalen Poststelle.

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Ausgangsituation

Viele Unternehmen möchten Eingangsmails und SAP Business Objekte in der SAP ERP Plattform zusammen verwalten. Ziel ist es, Nachrichten mit den SAP Vorgängen und Objekten in SAP ERP zu verknüpfen. Ob Mitarbeiter im Vertrieb, die ergänzende Informationen zu Angeboten bekommen. Genauso wie Mitarbeiter im Einkauf Rückfragen zu Anfragen oder Bestellungen erhalten. Die Kollegen im Service empfangen Rückfragen oder weitere Informationen zu bestehenden Service Meldungen. Überdies soll eine Ablage im Archiv erfolgen, sofern vorhanden. Denn ohne eine zentrale Ablage von E-Mails in SAP sind die Vorgänge für die Anwender unvollständig. Denn Zugriff auf den Posteingang der Kollegin oder des Kollegen besteht normalerweise nicht. Dadurch sind Prozesse schlecht nachvollziehbar und intransparent. In der Folge benötigen Mitarbeiter mehr Zeit für die Suche von Informationen. Zum Beispiel bei Rückfragen von Kunden und Lieferanten. Hierfür benötigt der SAP Anwender Zugriff auf verschiedene Datenquellen und Systeme. Das geht zu Lasten der eigenen Zeit und der Servicequalität.

Erfahren Sie im Folgenden mehr darüber, für welche Szenarien Sie unsere Lösung einsetzen.

Welche Szenarien unterstützt die SAP Outlook Lösung?

SAP Szenario “verknüpfen”

Bei Rückfragen von Kunden und Lieferanten verlieren Sie in vielen Fällen wertvolle Zeit. Während des Telefonats erfolgt die Suche nach den zugehörigen E-Mails zum Vorgang. Zumal die eingehenden Mails gelegentlich im Postfach eines Kollegen schlummern. In der Folge ist kein Zugriff auf die damit verbundenen Dokumente möglich. Doch wie lassen sich eingehende Dokumente mit den Business Objekten im SAP verbinden? Manchmal erfolgt die Zuordnung der E-Mails zu Vorgängen manuell über SAP Upload. Das ist umständlich, zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit der SAP OUTLOOK Integration geht es leichter. Sie legen E-Mails aus dem Posteingang im SAP System ab. Dabei entsteht eine Verknüpfung mit den zugehörigen Business Objekten. In der Folge finden User diese E-Mails direkt am SAP Objekt. Folglich werden Vorgänge transparenter, Suchzeiten werden reduziert. Auf jeden Fall wird die Arbeit einfacher, schneller und besser.

SAP Szenario “Business Objekt anlegen”

Weshalb legen Service Mitarbeiter umständlich aus Vorgängen des Posteingangs Meldungen in SAP an? Nach Eingang der Nachricht im Posteingang, erfassen Sie eine Meldung im ERP System. Anschließend speichern Sie die Mail auf Ihrem Desktop. In einem weiteren Schritt Verknüpfen Sie die Mails mit der angelegten Meldung. Dieser Prozess ist umständlich. Infolgedessen kostet er die Mitarbeiter Zeit und ist fehleranfällig. Hingegen legen Sie mit der Funktion zur Meldungsanlage des Add’Ins direkt aus dem Maileingang Meldungen an. Die SAP Outlook Integration lässt Sie die Meldungsart wählen. Hierzu verknüpfen Sie die Mails mit dem angelegten SAP Objekt direkt in Outlook. Das alles funktioniert per Knopfdruck in einem Schritt. Somit wird der Prozess einfach und sicher. Schließlich haben Sie jederzeit die vollständige Dokumentation des Mailverkehrs im GOS-Anhang der Meldung. Folglich sorgt die Verknüpfung von Meldung und Eingangs Mails den Vorgang transparent.

Unabhängig davon, welches der beiden Szenarien für Sie interessant ist. Mit dieser Office Management Lösung verbinden Sie Outlook mit Ihrem SAP ERP System.

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Kontaktformular Maillösungen

Was beinhaltet das MailCenter SAP Outlook Add-In?

Erhältlich für Microsoft Office Outlook 2007, 2010, 2013 und 2016 – 32 Bit. Die Anwendung ist in Deutsch und Englisch verfügbar. Das SAP Outlook Add-In ist eine Standard-Lösung. Neben der Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung. Dabei erfolgt die Einrichtung anhand einer standardisierten Projekt-Roadmap. Hierfür ermitteln wir Ihre Anforderungen mittels eines vordefinierten Fragenkatalogs. Anschließend passen wir das Produkt auf Ihre Bedürfnisse an. Diese standardisierte Vorgehensweise beschleunigt die Implementierung und schont Ihre Ressourcen. Anschließend erfolgt der Import der Transporte und die Konfiguration von Testsystem und Client. Schließlich erhalten Sie die Einweisung.

Ebenfalls bekommen Sie eine Dokumentation der technischen Einstellungen sowie eine Dokumentation der Anwendung. Zuletzt überprüfen ausgewählte Key-User, die korrekte Einrichtung der SAP Outlook Anwendung. In dieser Phase stehen Ihnen unsere Berater mit Rat und Tat zur Seite. Während Produktivstart und Betriebsphase erhalten Sie Unterstützung durch unser Support Team.

Unser Support Service sichert den reibungslosen Betrieb der SAP Erweiterung in Ihrem Unternehmen. Außerdem stellen wir Ihnen über unser Kundenportal regelmäßig aktualisierte Programmversionen zur Verfügung. Hierfür erhalten Sie als Kunde Zugriff auf dieses Kundenportal. Dort finden Sie alle Unterlagen und Dokumentation sowie Updates zur Software.

Produktflyer

Funktionen

  • Direktes Verknüpfen von Mails aus Microsoft Outlook Posteingang mit SAP Business Objekten
  • SAP Mails mit Anhängen jederzeit über die Dienste zum Objekt einsehbar
  • Aufnahme der Mails in die Anlagenliste des SAP Objektes
  • Ablage der eingehenden Mails über die ArchiveLink Schnittstelle
  • Der integrierte Outlookviewer zeigt die EMail in SAP wie in Outlook an
  • „Scan“: Überprüfung der eingehenden Outlook Mails auf ein bestehendes SAP Objekt
  • „Status“: Übermittelte Vorgänge erhalten einen neuen Status im Outlook
  • „User-Konfiguration”: Userspezifische Einstellungen in Outlook

Nutzen

  • Schnellerer Zugriff auf Information
  • Verbesserte Transparenz von SAP Vorgängen
  • Höhere Servicequalität
  • Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung und Fehlerminimierung
  • Größere Sicherheit für Dokumente, weniger Dokumentenverlust
  • Einheitliche Plattform für Mailablage in SAP
  • Keine Medienbrüche

Leistungen

  • Einrichtung & Einweisung
  • Installation SAP Komponente über das Transport Management System
  • Technische Implementierung Webservice Empfang in ERP
  • Einweisung zur Installation und Konfiguration des Microsoft Outlook Add-Ins an den Arbeitsplätzen
  • Einweisung in die Konfiguration und die Funktionen in Microsoft Outlook
  • Begleitung Test & Produktivsetzung Dokumentation
  • Nicht enthalten: Die Installation des Outlook Add-Ins an allen Arbeitsplätzen
  • Service & Support Hotline, Helpdesk und Portal

Technische Daten

  • Voraussetzung: SAP NetWeaver Application Server 7.00 (ABAP)
  • Komponente SAP Server mit ABAP und ABAP Objects
  • SAP Webservice Infrastruktur
  • Verschiedene Verfahren zur Authentifizierung wie Basic Authentication, SSO
  • Verschlüsselung der Transportschicht über HTTP und HTTPs
  • SAP HANA kompatibel
  • Nicht geeignet für SAP Business One, CRM, Cloud

Outlook SAP email

Mit dem Add-On erfahren viele Unternehmen eine erhebliche Vereinfachung Ihrer Prozesse. Hierdurch verbessert und beschleunigt sich Ihr Business. Überzeugen Sie sich im Rahmen einer Live-Produktdemo von den Vorteilen dieses SAP Outlook Add’Ins. Nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf.

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