Sie möchten der E-Mail aus SAP Dokumente als Anlage hinzufügen

SAP Mail – Sie versenden Ihre Business Dokumente wie Angebote, Bestellungen oder Rechnungen als PDF Anhang in der E-Mail aus SAP? Allerdings müssen Anwender öfters der E-Mail eine Datei in den Anlagen hinzufügen. Beispielsweise sind das Produktbeschreibungen, Flyer, technische Zeichnungen, Kalkulationen oder Allgemeine Geschäftsbedingungen. Diese Vorgänge sind häufig im Vertrieb und im Einkauf zu finden. In solchen Fällen beschreiten Anwender heute zum Teil umständliche und zeitaufwendige Wege. Zum Beispiel speichern die User SAP Business Dokumente auf dem Desktop. Anschließend fügen Sie dieses SAP Dokument im Outlook Anhang einer Nachricht hinzu. Danach fügen Sie dieser Outlook-EMail weitere benötigte Anhänge bei. Unterm Strich ist das umständlich und kostet die Benutzer wertvolle Zeit.

Mit dem MailCenter Add-On fügen Sie SAP Mails einfach weitere Anlagen hinzu. Zusätzlich zum Standard PDF-Dokument, ganz egal ob manuell oder automatisiert. Ob diese Anhänge aus SAP und Non-SAP Quellen stammen spielt keine Rolle. Die Anwendung unterstützt alle für den Client erreichbaren Datenträger. Somit ist der Prozess weniger anfällig für Fehler und spart Zeit. Zudem sind die Mails im ERP System jederzeit vollständig sichtbar. Das macht Vorgänge transparent, auch für andere Anwender. Werfen Sie einen Blick in die Erfahrungsberichte unserer Kunden. Dort erfahren Sie mehr über den Nutzen des MailCenters für Anwender.

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Welche Anlagen können der E-Mail aus SAP ERP hinzugefügt werden?

Dokument als Anlage – Ein zusätzliches Dokument für die Mail kann aus unterschiedlichen Quellen stammen. Sie fügen Dokumente aus dem Dokumentenverwaltungssystem (DVS) als Teil der Product LifeCycle Management (PLM) Umgebung, den Generischen Objektdiensten (GOS) mit der SAPOffice (SOFF)-, ArchiveLink- und Business Document Service (BDS)-Ablage, dem frei erreichbaren Dateisystemen oder einem externen Verzeichnis (Pfad auf einem Server) der E-Mail hinzu. Es lassen sich vorhandene Anlagen am Bildschirm anzeigen. Hierfür wird für das gewählte Dateiformat ein passender Viewer benötigt. Natürlich braucht der Empfänger ebenfalls einen passenden Viewer. Zudem erfolgt auf Wunsch für DVS Dokumente eine automatische Zuordnung zum Anwendungsbeleg. Das Business Dokument im Anhang wird als PDF versendet? Oder benötigen Sie ein PDF und zusätzlich ein XML. Auch das legen Sie im Customizing fest. Wenn notwendig, verändern Sie den Text zur Beschreibung der Anlage vor dem Versenden. In jedem Fall unterstützt das System alle gängigen Dateiformate für die Anhänge.

Kann die Verwendung von Dokumenten im Anhang eingeschränkt werden?

Anlagen ja, aber bitte nur bestimmte Dokumentenarten – Die Verwendung von DVS-, SAP Office- und ArchiveLink-Anhängen aktivieren Sie im Customizing. Hier ist auch eine Einschränkung auf Organisations- und Userebene möglich. Für DVS Anlagen wird die Verwendung je Organisationseinheit, Dokumentenart und Status zugelassen. Alle zugelassenen Dokumentarten mit einem gültigen Status können Anwender im MailCenter verwenden. In der Anwendung verwalten die Anwender die Anhänge. Durch die Dokumentenauswahl wird bestimmt, welches Dokument versendet werden soll. Manuell angefügte oder automatisch vorgeschlagene Anlagen sind jederzeit wieder abwählbar. Die Richtlinien des Mail-Servers erlauben für Nachrichten oder Anhänge nur bestimmte Größen. Deswegen definieren Sie eine maximale Größe für E-Mail-Anhänge. Die Größe der Anhänge wird im Customizing begrenzt. Sobald die maximale Größe überschritten wird geht die rote Lampe an. Der Anwender erhält bei der Erstellung der SAP Mail einen Warnhinweis oder eine Fehlermeldung. Über Customizing und ABAP Erweiterungen beeinflussen Sie die Anhang-Auswahl und -Einschränkung von Dokumenten.

Wie kann ein Dokument der E-Mail hinzugefügt werden?

Anhänge manuell oder automatisch hinzufügen – Wie die Anlagen der Mail hinzufügt werden, hängt von dem jeweiligen Prozess ab. Der Benutzer pflegt die Anlagen vor dem Senden manuell. So wie er es aus Outlook gewohnt ist. Er fügt im SAP einfach der E-Mail ein oder mehrere Dateien im Anhang an. Und das für den jeweiligen Mail-Vorgang. Ebenso lassen sich die Anhänge nach einem kundenindividuellen Regelwerk automatisch anfügen. Eine Vorschlagsfunktion unterstützt den Anwender bei der Auswahl der benötigten Dokumente. Mit User-Exits und ABAP Erweiterungen passen Sie die Findung der Anhänge an. Ganz individuell auf Ihre Anforderungen. Dabei verfolgen wir immer ein Ziel. Den Vorgang für den Anwender so automatisiert wie möglich zu gestalten. Kurzum, egal für welchen Weg Sie sich entscheiden. Hinzufügen von Anhängen beim SAP Mailversand ist in Zukunft kein Thema mehr. Das haben Sie mit dem MailCenter sicher im Griff.

Mit dem MailCenter erhalten Sie eine ausgereifte Lösung. Und Sie hat sich schon bei zahlreichen Kunden bewährt.

Erfolgsgeschichten

Weitere Informationen zum Thema finden Sie unter MailCenter.

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