Digitalisierung

Die digitale Revolution erfasst alle Lebensbereiche. Gerade im wirtschaftlichen Bereich ist dieser Wandel Chance und Herausforderung zugleich. Die digitale Transformation birgt für jedes zukunftsorientierte Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Um diese Vorteile zu realisieren zu können, kommt es auf eine durchdachte Digitalisierungsstrategie an. Laut Bitkom sehen 96 Prozent aller deutschen Unternehmen die Digitalisierung als Chance – also fast alle.

Digitalisierung – Was ist das?

Digital ist das Gegenteil von analog. Analog steht für eine stufenlose Darstellung. Digital bedeutet dagegen, dass etwas auf der Basis von 0 und 1 gespeichert oder übermittelt wird. Digitalisierte Daten sind für elektronische Systeme verfügbar. Laut Gabler hat der Begriff „Digitalisierung“ mehrere Bedeutungen. „Er kann die digitale Umwandlung und Darstellung bzw. Durchführung von Information und Kommunikation oder die digitale Modifikation von Instrumenten, Geräten und Fahrzeugen ebenso meinen wie die digitale Revolution, die auch als dritte Revolution bekannt ist, bzw. die digitale Wende. Im letzteren Kontext werden nicht zuletzt “Informationszeitalter” und “Computerisierung” genannt.“

Im Rahmen der Digitalisierung vernetzen sich Digitale Systeme untereinander wie auch zunehmend die Menschen mit der Technik. Der durch die Nutzung von digitalen Technologien begründete Veränderungsprozess wir auch als „digitale Transformation“ oder „digitaler Wandel“ bezeichnet.

Dabei passen sich die Geschäftsmodelle moderner Unternehmen dieser Entwicklung an. Die Umsetzung eines digitalen Konzepts schafft neue Strukturen, die zur Optimierung von Geschäftsabläufen genutzt werden. Oft führt die digitale Transformation auch zur Entwicklung neuer Produkte oder Geschäftsideen.

Die Bedeutung des digitalen Wandels für Wirtschaft und Unternehmen

Die digitale Transformation ist überall. Kleine, mittelständische und große Unternehmen können sich diesem Wandel nicht entziehen. Trotzdem stehen viele Betriebe immer noch erst am Anfang dieser Veränderung. Wer hier zögert, wird auf Dauer Zeit und Ressourcen für das Kerngeschäft verlieren.

Feststeht: An der digitalen Transformation kommt kein Unternehmen vorbei, das auf Dauer am Markt bestehen und wachsen will. Externe und interne Unternehmens-Kommunikation ist heute in zunehmenden Maße digital. Der Trend ist eindeutig und erfasst immer mehr Prozesse. Dazu gehören auch die Kunden- und Lieferantenbeziehungen. Deshalb ist eine effiziente digitale Infrastruktur Voraussetzung für wirtschaftlichen Erfolg. Das Digitalisieren von Geschäftsabläufen ist in einer globalisierten Welt mit neuen Marktentwicklungen ein Muss.

Warum sollen Geschäftsabläufe digitalisiert werden?

Digitale Geschäftsprozesse zeichnen sich durch ein Höchstmaß an Transparenz, Schnelligkeit und Effektivität aus. Ein digital organisierter Geschäftsablauf hat viele Vorteile:

  • Die Beteiligten haben jederzeit Zugriff auf alle nötigen Informationen
  • Auf Veränderungen wird schnell und agil reagiert
  • Automatisierte Geschäftsprozesse steigern insgesamt die Qualität
  • Kundenwünsche werden schnell und unkompliziert umgesetzt

Das Digitalisieren der Geschäftsabläufe ist ein ständiger Prozess, der mit der erstmaligen Implementierung nicht aufhört. Um neuen Herausforderungen zu begegnen und auf dem Markt zu bestehen, müssen neue Optimierungspotenziale zeitnah entdeckt und verwirklicht werden. Hier steht an erster Stelle die Automatisierung von routinierten Abläufen.

Wie funktioniert die digitale Veränderung?

Die digitale Transformation von Geschäftsabläufen erfolgt Schritt für Schritt. Wichtig ist dabei vor allem, dass sich die neue digitale Infrastruktur an die individuellen Gegebenheiten des jeweiligen Unternehmens anpasst. Um von den Vorteilen der digital organisierten Geschäftsabläufe zu profitieren, bedarf es in erster Linie der Bereitschaft zur Veränderung und zum Lernen.

Welche drei Voraussetzungen muss ein Unternehmen für die digitale Zukunft mitbringen?

  1. Mut zu Innovationen. Alte Strukturen müssen aufgebrochen, neu gedacht und verändert werden
  2. Digitale Fähigkeiten. Die Mitarbeiter im Unternehmen erwerben mit der Digitalisierung neue Kenntnisse und Kompetenzen
  3. Die Bereitschaft, Teil einer digitalen Kultur zu werden. Transparenz und schnelle Abläufe verändern die Arbeitswelt

Wenn diese drei Punkte erfüllt sind, sind die Weichen eigentlich schon gestellt. Wichtig ist hierbei vor allem, dass Änderungen der Geschäftsprozesse durch digitale Systeme Zeit benötigen. Die digitale Transformation in einem Unternehmen erfolgt nicht von heute auf morgen. Dabei werden die meisten Änderungen von den Mitarbeitern durchweg als positiv bewertet. Denn Technik macht in erster Linie zeitraubende Routinetätigkeiten überflüssig – und weckt dadurch Ressourcen für kreative Prozesse. In der heutigen Arbeitswelt wird die Ausbildung digitaler Fähigkeiten von den meisten Mitarbeitern sogar eingefordert.

Welche Rolle spielt die E-Mail?

Das @-Zeichen ist eine Ikone des 21. Jahrhunderts – ein Symbol, das jeder kennt. Es steht für die E-Mail, manchmal auch für das Internet an sich – und damit für die digitale Kommunikation. Sie ermöglicht Kommunikation in Echtzeit. Auch größte Datenmengen, umfangreiche Dokumente und Dateien aller Art gelangen innerhalb von Sekunden vom Sender zum Empfänger.

Auch bei der B2B Kommunikation spielen E-Mails eine entscheidende Rolle. So können Prozesse ganz automatisch per Mail erfolgen:

  • Auftragsbestätigung
  • Bestellung
  • Rechnung
  • Mahnung
  • Zahlungsavis

E-Mails optimieren sämtliche Prozesse, die ein Kommunikationselement enthalten. Der Ablauf verschiedenster Geschäftsprozesse wird hierdurch erheblich beschleunigt. So macht sich die digitale Veränderung schon in kurzer Zeit auch finanziell bemerkbar:

  • Druck- und Versandkosten werden signifikant reduziert
  • Der Kunde erhält seine Rechnung sofort, der Zeitraum bis zum Zahlungseingang wird dadurch deutlich verkürzt
  • Die gesamte Bearbeitung der Vorgänge samt Kommunikation erfolgt schnell und unkompliziert

Für eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation sind E-Mails heute unverzichtbar. Die elektronische Post ist orts- und geräteunabhängig. Der Zugriff auf Mitteilungen und angehängte Dateien ist jederzeit möglich. Die E-Mail ist deshalb ein grundlegender Baustein des digitalen Wandels.