1. E-Mail auf dem Vormarsch

Mit zunehmender Geschwindigkeit ersetzen E-Mails den klassischen Geschäftsbrief. Die Vorteile der E-Mails sind auf den ersten Blick enorm: Schnell, einfach, kostenlos. Wir haben uns im folgenden Artikel einmal die Mühe gemacht und Vor- und Nachteile der Kommunikationsmedien E-Mail, Post, EDI und Fax gesammelt. Natürlich erhebt diese Sammlung keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sollten Sie Anregungen oder Ergänzungen haben, kontaktieren Sie uns einfach und teilen uns diese mit. Wir freuen uns auf Sie.

2. E-Mail | Vor- und Nachteile

2.1. Vorteile

  • Schneller und kostengünstiger als Briefpost (Druck, Kuvertieren, Porto, Personal)
  • Verschicken und Empfangen in Echtzeit
  • Elektronische Ablage ist günstiger als physische
  • Einfache Handhabung, umfangreiche Nutzungsmöglichkeiten
  • Dokumente in elektronischer Form – Möglichkeit zur automatischen Weiterverarbeitung und Ablage
  • Einfache Möglichkeit der Verschlüsselung
  • Schnelle und problemlose Antwortmöglichkeit

2.2. Nachteile

  • Fehlen von Unterschriften (durch Signaturgesetz weitestgehend behoben)
  • Rückmeldung, ob E-Mail angekommen nicht immer möglich
  • Authentizität und Sicherheit (Abhilfe durch Verschlüsselung)

3. Post | Vor- und Nachteile

3.1. Vorteile

  • Ein Brief ist persönlich
  • Unterschrift

3.2 Nachteile

  • Deutlich teurer als eine E-Mail
  • Aufwendiger in der Erstellung
  • Schwierigkeiten bei der Zustellung (speziell bei ausländischen Adressen)

4. EDI | Vor- und Nachteile

4.1. Vorteile

  • Kostenreduktion – günstiger als Papier
  • Zeiteinsparung – Schnellere Prozesse
  • Einfache Verarbeitung auf Gegenseite
  • Durch Automatisierung können Mitarbeiter an höherwertigen Aufgaben arbeiten
  • Qualitätsverbesserung
  • Verbesserte Kooperation

4.2. Nachteile

  • Hohe Kosten – Implementierung lohnt sich häufig nur bei großen Geschäftspartnern
  • Hohe Komplexität

5. Fax | Vor- und Nachteile

5.1. Vorteile

  • Schneller als Briefpost
  • Faxgeräte eine Option, wenn E-Mail Versendung nicht möglich
  • Sendebericht als zusätzliche Nachweismöglichkeit (aber: Fax für Dritte leicht zugänglich. Der Sendebericht ist damit kein verlässlicher Nachweis über ordnungsgemäßen Empfang)

5.2. Nachteile

  • Laut Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz große Probleme beim Thema Datensicherheit (u.a. da Situtation beim Empfänger unklar) – https://www.datenschutz-bayern.de/technik/orient/telefax.htm
  • Nur „Kopie“ des Originaldokuments
  • Versand ist langwierig bei vielen Seiten
  • Nur schwarz-weiß –  für Grafiken und Fotos unbrauchbar
  • Substitution durch E-Mail zu erwarten
  • Wenn physisches Faxgerät notwendig, dann diverse weitere Nachteile
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