Wissenswertes über SAP Mail


Aktuelle Informationen rund um das Thema Mailversand


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Abschaffung der digitalen Signatur - elektronische Rechnungen auf dem Vormarsch


    Die digitale Signatur ist nicht mehr notwendig: Seit dem 1. Juli 2011 können Rechnungen elektronisch verschickt werden, ohne dass eine digitale Signatur verwendet werden muss.

    Seitdem nimmt im Mittelstand vor allem der Rechnungsversand per E-Mail stetig zu.

Wie Sie vom E-Mail Versand profitieren - Beispiel Rechnung


    In Deutschland werden laut BMI jährlich mehr als 30 Milliarden Rechnungen postalisch versendet. Für Unternehmen ergeben sich durch den Versand von elektronischen Rechnungen verschiedene Einsparungspotentiale. Denn die elektronische Rechnung spart nicht nur Papier und Porto. Durch den Versand von Rechnungen per E-Mail aus SAP können arbeitsintensive und fehleranfällige Prozesse abgelöst werden. Wenn Sie mit dem MailCenter Rechnungen per E-Mail an ihre Kunden senden, bietet das zahlreiche Vorteile:
    - Es werden Druck- und Versandkosten eingespart
    - Prozesse in der Rechnungsstellung werden signifikant vereinfacht
    - Schnelle Zustellung
    - Verkürzung des Zeitraums von der Rechnungstellung bis zum Zahlungseingang
    - Sichere Zustellung (auch im Ausland)
    - Der Sendeprozess ist transparent und nachvollziehbar

Können die E-Mails verschlüsselt werden?


    Mit SAP BASIS 7.31 SP2 bietet SAPConnect die Möglichkeit, E-Mails mit Hilfe des S/MIME-Standards signiert und verschlüsselt zu versenden. In niedrigeren Releaseständen können gesicherte Nachrichten über einen sogenannten Secure E-Mail-Proxy gesendet werden. Alternativ kann eine Verschlüsselung über den SMTP Server erfolgen.

Standardisierung elektronische Rechnung – ZUGFeRD Initivative


    ZUGFeRD:
    Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, das für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden kann und den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht („ZUGFeRD“ Format).

    Das ZUGFeRD-Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten.

    Das FeRD-Rechnungsformat wurde von Unternehmen aus der Automobilindustrie, dem Einzelhandel, dem Bankensektor, der Software-Industrie, aber auch vom öffentlichen Sektor erarbeitet. Es entspricht den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr aufgenommen und angewendet werden.

Produktivität steigern mit effektivem E-Mail Versand aus SAP ERP


    Produktivitätsteigerung mit der Software für SAP Geschäftsprozesse per E-Mail – MailCenter:
    Das MailCenter ist ein umfangreiches Softwarepaket, um E-Mails und Kontaktdaten innerhalb von SAP zu organisieren. Die Anwender profitieren von der effizienten Vorgangsbearbeitung, der übersichtlichen Verwaltung der Korrespondenz, der Stammdatenpflege und der einfachen Bedienung. Das steigert die Produktivität und macht Spaß.

    Das SAP Add-on ist einfach und schnell zu implementieren und benötigt keine weitere Hardware.

    Machen Sie Ihr SAP zur digitalen Poststelle.

Wie lange dauert die Einführung des MailCenters?


    Vom Projektstart bis zum GoLive:
    Durch die weitestgehend standardisierte Vorgehensweise bei der Einführung des MailCenters, vergehen zwischen dem Projektstart und dem GoLive in der Regel weniger als 6 Wochen.

    - Fragenkatalog -
    Zur Aufnahme der Kundenanforderungen wird zu Projektbeginn ein Fragenkatalog an den Auftraggeber gesendet. Dieser wird vom Auftraggeber ausgefüllt und an den mes Projektleiter zurückgesendet.

    - Implementierung< -
    Die Installation erfolgt auf Basis der Rückmeldungen im Fragenkatalog. Anhand dieser Rückmeldungen erfolgen die Systemeinstellungen zur ausgelieferten Lösung exemplarisch für eine Organisationseinheit. Ein erster Funktionstest wird mit Hilfe von Testdaten durchgeführt, die der Auftraggeber zur Verfügung stellt. Weitere Organisationseinheiten können nach der Übergabe an den Auftraggeber von diesem selbständig weiter konfiguriert werden.

    - Funktionseinweisung und Übergabe -
    Nach Implementierung der Lösung erfolgen eine Funktionseinweisung sowie eine Übergabe an den Auftraggeber. Nach erfolgter Übergabe kann der Auftraggeber weitere Verkaufsorganisationen und Versandstellen zu den jeweiligen Applikationen selbständig konfigurieren.

    - Begleitung Test & Go-Live -
    Während der Testphase des Auftraggebers, sowie zum Zeitpunkt des Go-Live, steht der mes Projektleiter jederzeit für Rückfragen zur Verfügung.

    - Dokumentation-
    Abschluss des Projektes bildet die umfangreiche Dokumentation der Implementierung.

E-Mails aus SAP – die Visitenkarte Ihres Unternehmens


    Keine Kompromisse bei der Gestaltung:
    E-Mails, E-Mail-Signaturen und Disclaimer sind die elektronischen Visitenkarten einer Firma. Sind diese nicht einheitlich und gemäß den Corporate-Design-Richtlinien gestaltet, wirkt sich das negativ auf die Außendarstellung ihres Unternehmens aus.

    Fehlen im kaufmännischen Schriftverkehr in der Signatur die Pflichtangaben, wie z.B. das Registergericht oder der/die Gesellschaftsverantwortliche/n, kann das sogar zu einer Ordnungsstrafe durch das Registergericht führen.

    E-Mail im Corporate Design:
    Mit dem MailCenter erhalten Sie alle notwendigen Funktionen, um E-Mails aus SAP gemäß Ihren Corporate Design Richtlinien zu gestalten. Dazu gehören die Layoutgestaltung über HTML, die Verwendung von unterschiedlichen Schriften und Farben bis hin zur Einfügung Ihres Logos. Mit eigenen Textbausteinen für Betreff, Mailbody und Signatur können Sie auch die vom Gesetzgeber auferlegten Anforderungen an Formvorschriften und Pflichtangaben sicher erfüllen.

    Image, Wiedererkennung und Absatzförderung:
    Die Einhaltung des Corperate Design auch im E-Mail Verkehr aus SAP dient klaren Ziele. Die E-Mail muss einheitlich und professionell aussehen. Gleichzeitig müssen die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Die einheitliche Außendarstellung in der Geschäftskommunikation mit Kunden und Lieferanten verbessert Ihr Image, erhöht den Wiedererkennungsfaktor und fördert damit den Absatz.

Welche Kosten entstehen, wenn ich meine Dokumente per Post sende?


    Ermittlung der jährlichen Kosten:
    Ermitteln Sie die Kosten für den postalischen Versand Ihrer SAP Dokumente wie z. B. Bestellung, Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung etc.

    Laut einer Studie belaufen sich die Kosten für den postalischen Versand je Brief auf ca. 3,90 EUR. (Quelle: Deutsche Bank Research)

    Kostenfaktoren sind u.a.:
    - Porto
    - Arbeitszeit (ausdrucken, kuvertieren, frankieren, etc.)
    - Verbrauchsmaterialien (Briefpapier, Briefhüllen, Druckertoner)
    - Geräte (Drucker, Frankiermaschine, Kuvertiermaschine)

    Entdecken Sie Ihr Sparpotential.

Go-Live innerhalb einer Woche – MailCenter für SAP ERP


    MailCenter in Rekordzeit bei think about IT GmbH implementiert:
    „Von der Auftragserteilung bis zum Go-Live verging weniger als eine Woche. Durch die gut organisierte, strukturierte Vorgehensweise war die Implementierung einfach und schnell“ berichtet Peter Rados, Geschäftsführer der think about IT GmbH.

    Er erläutert: „Mittels eines Fragebogens zur Implementierung wurden unsere Anforderungen zielgerichtet abgefragt. Das eigentliche Customizing dauerte weniger als einen Tag. Nach einer kurzen Einweisung der Mitarbeiter stand dem Go-Live nichts mehr im Wege. Das SAP Add-on MailCenter der munich enterprise software ist bereits jetzt nicht mehr aus unserm Tagesgeschäft wegzudenken. Die Prozesse bei Angeboten, Auftragsbestätigungen und Bestellungen sind deutlich einfacher geworden. Auch Rechnungen werden jetzt per E-Mail versendet. Insgesamt ist das MailCenter eine Investition, die sich für uns lohnt“, so Rados.
    So ware es vor der Einführung des MailCenters

    Früher war es bei think about IT aufwendig, Geschäftsdokumente aus dem SAP System per Mail an die Geschäftspartner zu versenden. Die Dokumente wurden zunächst umständlich im Filesystem gespeichert, bevor Sie anschließend per Outlook weiterbearbeitet und versendet werden konnten. Rechnungen wurden früher überhaupt nicht per Mail, sondern per Post versendet.
    Das alles war umständlich, zeit- und kostenintensiv. Um Prozess- und Portokosten zu sparen musste ein entsprechendes Add-on für den E-Mail Versand aus SAP her. Fündig wurde man bei der munich enterprise software mit der Maillösung MailCenter.

Success Story MailCenter


    MailCenter für Sortimo International GmbH:

    Seit nahezu vier Jahrzehnten entwickelt, fertigt und verkauft die Sortimo International GmbH sehr erfolgreich maßgeschneiderte Fahrzeugeinrichtungslösungen.

    Das heutige Produktportfolio umfasst branchengerechte Einrichtungslösungen für Unternehmen aus Handel, Handwerk und Industrie. Sortimo International ist in Deutschland mit neun Niederlassungen und mehr als 30 Sortimo Stationen sowie zwölf internationalen Tochtergesellschaften in den Kernmärkten Europas, den USA und Asien vertreten.

    „Der Erfolg von Sortimo hängt entscheidend von einer schnellen und effizienten Kommunikation zwischen unseren Geschäftspartner und unseren Mitarbeitern ab.“ Walter Fischer,Gesamtleitung CCC – customer competence center, Sortimo International
    Effizienter Versand von SAP Geschäftsdokumenten

    Mit dem Wachstum des Unternehmens sind auch die Aufwände für den Versand von Geschäftsdokumenten aus SAP ERP gestiegen. Geschäftsdokumente per Post statt via E-Mail zu verschicken ist zeitaufwendig und kostenintensiv. Auch gegenüber dem Fax ist die E-Mail in puncto Kosten und Schnelligkeit überlegen. Um SAP-Dokumente schnell und effizient per Mail zu versenden, benötigte Sortimo eine IT-Lösung, die nahtlos in das SAP-System eingebunden ist, sich flexibel an den jeweiligen Geschäftsprozess anpassen lässt und mit der E-Mails direkt im ERP-Backend erstellt, bearbeitet und versendet werden können. Gesucht wurde ein komfortables Werkzeug für den E-Mail-Verkehr. Wichtige Leistungsmerkmale waren dabei die Empfängerermittlung, Mailbearbeitung, Verwaltung von Dateianhängen und Mailgestaltung.
    Benutzerfreundlichkeit und einfache Integration

    Als einer der wenigen Produkte am Markt erfüllte das „MailCenter“ der munich enterprise software GmbH diese Anforderungen. Das Add-On wurde auf der Basis von ABAP und mit ABAP Objects als objektorientierter Erweiterung entwickelt und kann modifikationsfrei und releasesicher in SAP ERP eingebettet werden. „Wichtige Entscheidungskriterien waren die problemlose Integration in das bestehende System und die benutzerfreundliche Bedienung der Lösung“, erläutert Ralf Kunze, Leiter des Customer Competence Centers Sortimo (Block).„Wichtige Entscheidungskriterien waren die problemlose Integration in das bestehende System und die benutzerfreundliche Bedienung der Lösung.“ Ralf Kunze, Leiter Customer Competence Centers (Block), Sortimo International
    Mailversand leicht gemacht

    Herr Kunze ist mit den bisherigen Erfahrungen aus dem Projekt zufrieden. Er erläutert: „Das MailCenter ist einfach zu bedienen und lässt sich flexibel an die unterschiedlichen Bedürfnisse von Sortimo anpassen. Je nach Prozess ist es für den Anwender wichtig, die E-Mail vor dem Versand inhaltlich zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.Je nach Prozess ist es für den Anwender wichtig, die E-Mail vor dem Versand inhaltlich zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Der Versand der E-Mails inklusive der Dateianhänge erfolgt entweder direkt über das MailCenter oder über eine spezielle „Mail-To-Go“-Funktion, die den Nachrichtenversand aus einem bearbeiteten Anwendungsbeleg erlaubt.Die gesendeten E-Mails werden dann samt Anhängen protokolliert und mit dem SAP-Beleg verknüpft. Das sorgt für hohe Transparenz, denn die Sendeberichte lassen sich im Beleg aufrufen und der Mailversand lückenlos nachvollziehen. Die Empfängerermittlung- und pflege spielt. eine wichtige Rolle beim E-Mail Versand. Das Add-On ermittelt automatisch, an wen die Mail verschickt werden soll. Für das Versenden von E-Mails, können bereits in den Stammdaten ein oder mehrere An, Cc und Bcc Empfänger vorbelegt werden.“
    Gute Zusammenarbeit im Projekt als Erfolgsgarant

    „Die Zusammenarbeit im Projekt war sehr gut. Die munich enterprise software hat vor der Implementierung bereits mittels eines Fragebogens die Anforderungen zur Einrichtung des MailCenters bei uns abgefragt. Daher konnten wir die Lösung problemlos innerhalb von 4 Wochen produktiv setzen“, so Ralf Kunze. „Erfolgsfaktoren waren auch die gut definierte Aufgabenteilung, die strukturierte Vorgehensweise und die konsequente Einhaltung des straffen Zeitplan durch den Kunden“, fasst Michael Struck, Projektleiter von munich enterprise software, zusammen.Mithilfe des E-Mail Versandes von Dokumenten aus SAP ERP ist es Sortimo gelungen, den Austausch von SAP Dokumenten mit unseren Geschäftspartnern zu verbessern. Wir sparen Zeit und Geld. Der ROI kann sich sehen lassen: Da durch den Einsatz der Lösung weit mehr als nur Portokosten eingespart werden, amortisiert sich deren Einführung in weniger als einem Jahr.“, so Walter Fischer, Gesamtleitung Customer Competence Center, abschließend

Anleitung SMTP-Konfiguration


    Ab SAP Web Application Server 6.10 wird das SMTP Protokoll direkt vom SAP-System unterstützt. Der Austausch von E-Mails zwischen dem SAP-System und jedem SMTP-fähigen Mail-Server ist damit ohne zusätzliche externe Komponenten möglich. SAP übergibt die E-Mails im Ausgang an einen einzelnen Mail-Server. Verwaltung Sie Ihre Postfächer in einem Office 365 Exchange Account benötigen Sie SAP Basis 7.31 Support Package 6 und 7.21 Kernel (s. Hinweis 1747180 - SMTP über TLS und SMTP Authentifizierung ). Allerdings gibt es hierfür auch einen Workaround über installieren und konfigurieren des Internet Information Server (IIS) für Relay mit Office 365.

    Arbeiten Sie Im Eingang können die E-Mails von einer beliebigen Anzahl von Mail-Servern empfangen werden.

Generic Object Services ( GOS ) - Dienste zum Objekt


    Die Dienste zum Objekt stellen generische, Modul-unspezifische Funktionen vgl. einer Shortcut Leist. Die generischen Objektdienste bieten Funktionen, die in unterschiedlichen SAP-Anwendungen zur Verfügung stehen. Die Funktionen werden überall gleich aufgerufen und angewendet, so dass der Lernaufwand für die Endanwender gering bleibt.

    Die Menüs der Anwendungstransaktionen wurden dadurch vereinfacht und einheitlich erweitert. Die Dienste enthalten allgemein nutzbare Funktionen, wie z.B. Anlagen zum Objekt anlegen, Notizen anlegen.

    Die Generic Object Services sind damit ein reiner Navigations-Dienst, über den der Zugang zu weiteren Basis-Services ermöglicht wird, wie z.B. SAPOffice (SOFF), ArchiveLink.

Business Document Service (BDS) und Business Document Navigator (BDN)


    Der Business Document Service (BDS) ist eine allgemeine und einfach integrierbare Dokumentenverwaltungsfunktionalität für verschiedene Anwendungen. Dabei stellt der BDS Basis-Services zur Verwaltung bereits. Der Business Document Navigator (BDN)
    ist das Userinterface (UI) zum BDS.

    BDS / BDN ist eine Art Hybrid Lösung, die sowohl ArchiveLink als auch KPro Funktionen miteinander verbindet.

    Es war ursprünglich als einfach integrierbare Dokumentenverwaltungsfunktionalität für die unterschiedlichen SAP Anwendungen sowie als Erweiterung zu ArchivLink gedacht.

    Für den BDN/BDS gibt es keine Start-Transaktion. Es wird erwartet, dass der Zugang durch die Integration in anderweitige Anwendungen oder Module erfolgt.

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