SAP Mail – Sie möchten den Mailversand Ihrer Dokumente aus dem ERP System optimieren?

Sie sind auf der Suche nach einer professionellen SAP Mail Lösung? Ihre Anwender wollen Geschäftsdokumente schnell und effizient per Mail als pdf-Datei aus SAP versenden? Sie möchten beim Versand von Mails den Empfänger einfach verändern, mehrere Empfänger auswählen, Anlagen hinzufügen oder individuelle Texte pflegen.

SAP Mail Software

Wenn wir die Prozesse zum Senden von E-Mails aus SAP betrachten, finden sich zahlreiche Möglichkeiten zur Optimierung.

Anwendungsbeispiele für diese Prozesse können sein:

  • SAP Auftragsbestätigung per Mail versenden
  • SAP Bestellung per Mail versenden
  • SAP Rechnung per Mail versenden
  • SAP Mahnung per Mail versenden
  • SAP Zahlungsavis per Mail versenden

Möchten auch Sie Ihre SAP Prozesse optimieren und Ihren Anwendern ein Tool für den Mailverkehr zur Verfügung stellen, welches verschiedene Anwendungsfälle bedarfsgerecht unterstützt? Wollen Sie mehr über die Funktionen erfahren, die Ihnen unser Produkt bietet, für welche Szenarien Sie es einsetzen können und wie Sie davon profitieren? Dann kontaktieren Sie uns einfach. Wir freuen uns auf Sie!

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Warum E-Mails aus SAP mit dem MailCenter versenden?

Mit diesem Add-On erhalten Sie alle wichtigen Funktionen, um E-Mails innerhalb des ERP-Systems zu bearbeiten, zu senden, zu überwachen, Kontaktdaten zu organisieren und vieles mehr

Sie profitieren beim Mailversand von der effizienten Bearbeitung der Vorgänge, der übersichtlichen Verwaltung der Korrespondenz, dem Reporting und der einfachen Bedienung. Dieses Add-on leistet damit einen wichtigen Beitrag zur Optimierung der Prozesse in Ihrem Unternehmen. So steigern Sie Ihre Produktivität. Ohne Post sparen Sie Druck- und Versandkosten. Sie profitieren von der schnellen Zustellung. Damit wird zum Beispiel bei einer Rechnung der Zeitraum bis zum Zahlungseingang bei vielen Kunden signifikant verkürzt. Sie haben jederzeit die volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Mailverkehr.

Das Programm ist einfach und schnell zu implementieren. Sie benötigten keine weitere Hardware. Einfach das Business Dokument aus SAP versenden – machen Sie Ihr ERP zur digitalen Poststelle.

Hört sich das für Sie interessant an? Gerne unterbreiten wir Ihnen ein individuelles Angebot!

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Welche Funktionen stehen Ihnen innerhalb SAP zur Verfügung?

Mit diesem Netweaver Add-On bearbeiten und verschicken Sie das Dokument zu allen Vorgängen direkt aus ERP. Durch die intuitiv zu bedienende Oberfläche stehen dem User alle wichtigen grundlegende Funktionen zum Bearbeiten von E-Mails zur Verfügung. Diese Funktionen sind in folgenden Bereichen zu finden: Absender & Empfänger, Texte (html), Anlagen und Reporting.

Zahlreiche zusätzliche Funktionen wie Vorschläge zur Empfängerbestimmung, die automatische Textgenerierung und Vorschläge für Anhänge nehmen dem Bearbeiter Arbeitsschritte ab oder verkürzen diese. Die Prozesse können dadurch erheblich vereinfacht werden. Je nach Anwendungsfall und Geschäftsprozess kann sich der Benutzer für unterschiedliche Methoden zur Bearbeitung entscheiden.

SAP Mail Ausgang Transaktion – der Versand erfolgt direkt aus dem Beleg, dem Cockpit oder automatisch im Hintergrund. Eine Bestellung in Form eines PDF-Dokumentes kann schnell und einfach aus der Transaktion zur Belegbearbeitung versendet werden. Eine Rechnung wird vielleicht lieber im Hintergrund verschickt. Mit ABAP Erweiterungen können spezielle, individuelle Anforderungen implementiert werden.

In den Erfahrungsberichten unserer Kunden erfahren Sie mehr darüber, wie auch Sie von den Funktionen des MailCenters profitieren.

Empfänger und Absender

  • Automatische Absender- und Empfängerermittlung
  • Bestimmung der Adressen aus verschiedenen Bereichen der Stammdaten
  • Mehrere An-, Cc- und Bcc-Empfänger
  • Einfache Pflege der Adressen
  • Automatische Ermittlung der Absender
  • Bestimmung der Adresse für Absender aus verschiedenen ERP Datenquellen
  • Einfache Pflege auch für CpD-Konto (Conto-pro-Diverse)
  • Tools zur der Pflege Stammdaten auch mit Outlook-Anbindung

sap email empfaenger - use data

E-Mail-Adressen auslesen aus verschiedenen Bereichen der Stammdaten.

Mailtext schreiben

SAP Mail Transaktion zur Pflege der Adressen für Debitoren und Kreditoren.

Text und Anhang

  • Gestaltung Betreff, Body, Signatur, und Disclaimer mit HTML
  • Textbausteine für verschiedene Sprachen
  • Textvorschläge und -generierung abhängig vom Vorgang auch mit Hyperlinks
  • Text mit Pflichtangabe für die externe Kommunikation verwalten
  • Formatierung der Texte im Corporate Design
  • Anlagen automatisch oder manuell hinzufügen z. B. für eine Bestellung
  • Anlagen aus einer Datei, den Generic Object Services mit SAPOffice und ArchiveLink Dokumenten oder der DVS Dokumentenverwaltung

SAP Anlagen hinzufügen

Aus SAP Mail mit Anhang versenden – Hinzufügen von weiteren Anhängen: Dokumente spontan oder automatisch anhängen aus verschiedenen Quellen und Anlagen.

Bearbeiten und Versenden

  • Erstellen und Bearbeitung im Anwendungsobjekt (Auftrag, Bestellung, …)
  • Verwendung des zentralen Cockpits
  • Versand der Nachricht aus Standardtransaktionen
  • Versand der Nachricht aus zentraler Übersicht
  • Versand der Nachricht im Batch
  • Wiederholung der Nachrichten
  • Information des Anwenders oder Information an alternative Adresse bei Sendefehlern per Workflow Express Mails
  • Optionale Verknüpfung mit Business Workplace
  • Versenden über SAPConnect SMTP Knoten
  • Mailversand mit PDF-Anhang – Business Dokument im PDF- und/oder XML-Format (Standard = .pdf Datei) in den Anlagen senden
  • Mails und Anhänge der Mails in der Größe begrenzen
  • PDF / EDI Konverter: PDF-Zusammenfassung und Konvertierungen aller Art mit PDF2EDI und auto-gration
  • Lösungen zur Sendungsverfolgung integrieren

Adressen verwalten

Der Benutzer kann in der Nachricht einen individuellen Text anlegen und pflegen. Vordefinierte Texte für Betreff, Body und Signatur zu unterschiedlichen Vorgänge, wie zum Beispiel Bestellungen, Angebote, Rechnungen.

Customizing und Reporting

  • Umfassende Funktionen für das Reporting innerhalb von ERP
  • Information über offene und versendete Mails mit Sendestatus auch über GOS Verknüpfung im Beleg
  • Erstellung von individuellen Selektions-Varianten
  • Dokumente mit Sendefehlern anzeigen und nochmals verschicken
  • Flexible Anpassung des Mailversands an den jeweiligen Vorgang für den Benutzer
  • Zahlreiche Möglichkeiten zur Einstellung der Anwendung über Customizing und User Exits
  • Organisations-, vorgangs- und userabhängige Einstellungsmöglichkeiten
  • Workflow

Verfassen

Ein einzelner oder mehrere Adressaten – Ihr Aufwand beim Mailversand ist in beiden Fällen gering. Nutzen Sie Funktionen zur automatischen Generierung von Texten bzw. schreiben Sie bei Bedarf einen individuellen Text. Binden Sie zusätzlich zum Standard PDF-Dokument weitere Anlagen automatisiert sowie Ad hoc aus SAP und Non-SAP Quellen ein.

Senden

Der Mailversand erfolgt aus dem Dokument (z.B. Bestellung), über Vorrat oder automatisch im Hintergrund. SAP MAIL versenden Transaktion so wie Sie es für Ihren Geschäftsprozess benötigen: direkt aus ERP oder über die Microsoft Outlook Integration. Aus SAP verschickt – wann Sie möchten: sofort aus dem Beleg, aus dem Cockpit oder zu einem selbst bestimmten Zeitpunkt.

Kontrollieren

Unabhängig ob Sie eine Auftragsbestätigung, Bestellung oder Rechnung verschicken – Sie behalten beim Mailversand immer den Überblick, was versendet ist und was noch bearbeitet werden muss. Ein Bericht informiert Sie über den Versandstatus. Das umfangreiche Reporting und der einfache Zugriff auf die wesentlichen Informationen schaffen die notwendige Transparenz.

Flexibel anpassen

Die Funktionen für den Mailversand können Sie flexibel auf Ihre Anforderungen anpassen. Der Geschäftsprozess ist damit genau so, wie Sie Ihn benötigen. Das Layout im eigenen Corporate Design bestimmen Sie selbst. Mit HTML erhalten Ihre Nachrichten die richtige Form. To Go Funktion: Pflege der relevanten Daten für den Mailversand direkt im Dokument.


Was ist in der Lösung für den SAP Mailversand alles enthalten?

Das Add-on wird als Standard-Lösung angeboten. Die Anwendung ist in den Sprachen Deutsch und Englisch verfügbar. Zusätzlich zur Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung. Diese Einrichtung erfolgt nach Auslieferung der Anwendung anhand einer standardisierten Projekt-Roadmap. Auf Basis eines vordefinierten Fragenkatalogs ermitteln wir Ihre Anforderungen. Mit Hilfe dieser Informationen wird das Produkt auf Ihre Bedürfnisse angepasst.

Wir haben die Erfahrungen aus einer Vielzahl von Kundenprojekten in diesen Implementierungsleitfaden einfließen lassen. Die standardisierte Vorgehensweise beschleunigt die Implementierung und schont Ihre Ressourcen. Auf das Einspielen der Transporte und die Konfiguration in Ihrem Testsystem erfolgt die Einweisung in die wesentlichen Funktionen des MailCenters.

Sie erhalten eine umfangreiche Dokumentation der technischen Einstellungen sowie eine Dokumentation der Anwendungsfunktionen. Anschließend prüfen ausgewählte Key-User, ob die Anwendung wunschgemäß eingerichtet ist. Unsere Berater stehen Ihnen dabei selbstverständlich mit Rat und Tat zur Seite. Nach dem Produktivstart und in der Betriebsphase erhält Ihr Unternehmen Unterstützung durch unser Support Team.

Umfangreiche Support Services sichern den reibungslosen, stabilen Betrieb der Anwendung in Ihrem Unternehmen. Über unseren Support stellen wir Ihnen regelmäßig aktualisierte Programmversionen zur Verfügung. Jeder Kunde erhält einen Zugriff auf unser Kundenportal. Hier befinden sich alle wichtigen Unterlagen und Dokumentation sowie Patches zur Software für die System Administration.

Produktflyer

Verfügbare Applikationen

  • Vertrieb & Service | Anfrage, Angebot, Auftrag, Kontrakt
  • Versand | Lieferavis
  • Transport | Speditionspapiere
  • Faktura | Rechnung1, Gutschrift, Lastschrift, Storno-Rechnung, Proforma-Rechnung
  • Anfragen | Anfrage, Erinnerung, Absage
  • Bestellungen | Bestellung, Bestätigungsmahnung, Bestellung Mahnung
  • Rahmenverträge | Kontrakt, Bestätigungsmahnung
  • Finanzbuchhaltung | Mahnung, Zahlungsavis, SEPA Lastschriftankündigung
  • Rechnungsprüfung | Konsignation, ERS-Verfahren

Leistungen

  • Installation über das Transport Management System
  • Technische Einstellungen für SAP Mail Versand einrichten
  • Konfiguration der Anwendung nach den Bedürfnissen Ihrer Benutzer
  • Funktionseinweisung, Übergabe und Support
  • Technische Dokumentation
  • Dokumentation für die Anwender
  • Update Management Support
  • Support Hotline, Helpdesk und Portal

Optionen

  • SAP Mail Eingangsverarbeitung über Outlook Add-In
  • Sendungsverfolgung innerhalb der Mails zum Lieferavis
  • Archivierung der Drucknachrichten
  • Customizing Nachrichtenart, Partnerrollen und Partnerschema
  • Pflege Konditionssätze zur Nachrichtenart
  • Umsetzung weiterer individueller Erweiterungen
  • Beratung, Konfiguration und Optimierung SAPConnect (Transaktion SCOT), SOST, SMTP Server und SMTP Service Konfiguration

Technische Daten

  • Basis – NetWeaver Application Server 7.00 (ABAP)
  • Entwickelt mit ABAP sowie mit der integrierten Erweiterung ABAP Objects
  • Auch für S/4 HANA Technologie und Simple Finance
  • Object Type Business Communication Services (BCS)
  • Nutzung von Funktionen der Business Address Services (BAS)
  • Verwendung SAPConnect und dem SMTP-Plugin aus dem Internet Communication Manager (ICM)
  • Steuerung über die Nachrichtenart
  • Microsoft Integration mit Object Linking & Embedding (OLE)

Welchen Nutzen bietet Ihnen dieses SAP Add-On?

Mit E-Mail Rechnungen per PDF bzw. mit elektronischen Rechnungen verkürzen Sie den Zeitraum von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang. Der Sendeprozess ist transparent und nachvollziehbar. Mit diesem Add-On erleben viele Unternehmen einen regelrechten Paradigmenwechsel.

Überzeugen Sie sich im Rahmen einer Live-Produktdemo über Web von den Vorteilen dieser Anwendung. Dabei zeigen wir Ihnen weitere wichtige Nutzenaspekte für Unternehmen, Anwender und IT auf.

Diese Erweiterung bietet Ihren Anwender die bestmögliche Unterstützung beim Mailversand von Geschäftsdokumenten aus ERP. Egal ob im Einkauf, im Vertrieb, Service oder in der Finanzbuchhaltung. Sie benötigen weniger Zeit für die Vorgangsbearbeitung.

Gleichzeitig sparen Sie Druck- und Versandkosten. Die Zustellung von Dokumenten erfolgt schneller und sicherer (auch im Ausland). Der umständliche Weg über den Download der Dokumente auf den Desktop entfällt.

Wettbewerbsvorteile

Warum mes?

Mit uns als Partner, steht ein professionelles Team aus erfahrenen SAP-Projektleitern, -Beratern und -Entwicklern an Ihrer Seite.

Unsere Produkte und Vorgehensweisen sind in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden entstanden. Sie wurden durch eine Vielzahl von Anregungen weiterentwickelt und verbessert.

Mit dem MailCenter erhalten Sie somit eine ausgereifte Lösung, die sich schon bei zahlreichen Kunden bewährt hat. Sie ist auf dem neusten Stand der Technik und deckt alle wichtigen Funktionen einer Maillösung ab. Unsere Vorgehensweise zur Einführung schont Ihre Ressourcen. Doch mit dem Go-Live ist unsere Arbeit noch nicht beendet. Auch nach der Einführung stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite – mes ist Ihr SAP Partner!

Erfolgsgeschichten


1 Rechnungen per Mail als PDF senden: Um der Akzeptanz und Verbreitung der elektronischen Post, speziell der elektronischen Rechnungen (PDF-Rechnungen) im Geschäftsalltag zum Durchbruch zu verhelfen, hat der Gesetzgeber die Anforderungen (qualifizierte elektronische Signatur bzw. Übermittlung im EDI-Verfahren) reduziert. Dadurch wurde die Erstellung und Verwendung der elektronischen Rechnungen für den Rechnungssteller und den Empfänger vereinfacht. Weitere nützliche Beiträge und News auch zu den Themen „Erstellen von elektronischen Rechnungen“ und „Mails mit PDF-Rechnungen“ finden Sie in unserem Forum Wissenswertes.


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