SAP Mail to Fax

 

Mail to Fax

Das Faxgerät galt lange als Inbegriff moderner Bürokommunikation, erst der Siegeszug der E-Mail löste das Faxgerät schließlich als primäres elektronisches Kommunikationsmittel im Arbeitsalltag ab. Dabei hat das Fax durchaus auch heute noch seine Berechtigung, in Kombination mit einem E-Mail-to-Fax-Dienst lassen sich dabei die Vorteile beider Technologien gewinnbringend kombinieren.

Was ist Mail to Fax?

Mit E-Mail to Fax ist das Versenden eines Telefax über einen E-Mail-Account gemeint. Statt also Briefe, Dokumente oder Bilder über ein physisches Faxgerät zu verschicken, funktioniert das Versenden eines Fax mit Mail to Fax genauso einfach wie der E-Mail-Versand.

Wie funktioniert Mail to Fax?

Der einzige Nachteil von Mail to Fax: Will man Dokumente oder Bilder versenden, dann müssen diese hierzu schon elektronisch vorliegen. Text kann natürlich auch direkt im E-Mail-Programm erstellt werden, Bilder und andere Unterlagen müssen aber zunächst eingescannt werden. In den meisten Fällen reicht dafür aber auch das Abfotografieren mit heutzutage sowieso allgegenwärtigen Smartphones. Bei Mail to Fax gilt es auch, einen Blick auf die unterstützten Dateiformate zu werfen, die als E-Mail-Anhang ebenfalls mitgefaxt werden können. Gängige Dateitypen wie PDF, JPEG, PNG oder Microsoft Office-Dateien, vor allem Word-Dateien, sollten heutzutage bei E-Mail to Fax aber keine Probleme mehr bereiten. Ist das Fax im E-Mail-Programm erst einmal erstellt, wird es anschließend inklusive der Faxnummer des Empfängers als E-Mail an den verwendeten Mail-to-Fax-Anbieter verschickt, der es dann über eigene Fax-Server als ganz normales Fax dem Empfänger zustellt.

Vorteile von Mail to Fax

Der größte Vorteil von Mail to Fax liegt natürlich auf der Hand, immerhin ist für dieses Verfahren kein eigenes Faxgerät nötig, das gekauft, gewartet und konfiguriert werden muss. Ein weiterer Vorteil gegenüber klassischen Faxgeräten ergibt sich durch die Mobilität von Mail to Fax – auf einem Laptop konfiguriert oder über eine Weboberfläche zugänglich, können Faxnachrichten von überall aus versendet worden, wo ein Internetanschluss verfügbar ist. Zusätzlich sollte man auch den Zeitvorteil nicht vernachlässigen. Gerade bei Dokumenten mit mehreren Seiten müssen klassische Faxgeräte erst langwierig jede einzelne Seite einscannen, was durchaus mehrere Minuten dauern kann. Der Faxversand per Mail to Fax dagegen ist auf Seite des Versenders mit dem gleichen einfachen Klick erledigt, wie das Verschicken einer E-Mail. Zudem können mit Mail to Fax, richtig konfiguriert, nicht nur Faxe versendet, sondern auch empfangen werden. Damit lässt sich sowohl die E-Mail- wie auch die Faxkommunikation bequem über ein einheitliches und gewohntes Programm abwickeln.

Für wen eignet sich Mail to Fax?

Auch wenn es sich dabei streng genommen um eine rechtliche Grauzone handelt, gilt das Fax gegenüber der E-Mail gerade bei Verträgen nach wie vor als die rechtssichere Kommunikationsform, schon alleine aufgrund der mitgelieferten Unterschrift. Ganz aus der Bürokommunikation verschwinden wird das Fax also auch in Zukunft nicht. Mail to Fax richtet sich daher vor allem an Unternehmen, die auch weiterhin auf den Faxversand angewiesen sind, gleichzeitig aber eine kostengünstigere, flexiblere und zudem mobile Alternative zum klassischen Faxgerät suchen. Haben Sie Fragen hierzu? Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie mit SAP einen Mail to Fax Service nutzen können? Sprechen Sie uns einfach an! Wir freuen uns auf Sie.

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