Mail Archivierung


Archivierung ausgehender SAP E-Mails - Hintergrund

Wenn heute E-Mails aus dem SAP System versendet werden, erfolgt die Speicherung der E-Mails und deren Anhängen über die SAPOffice Technologie. Die Inhalte der Anlagen werden standardmäßig in der Tabelle SOFFCONT1 abgelegt. Bei regelmäßiger Nutzung dieses Verfahrens wächst die Datenbank in kurzer Zeit schnell an. Da die Datenspeicherung in der Systemdatenbank für heutige Verhältnisse aufwendig und teuer ist, kann eine Entlastung der Datenbank zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Tatsächlich passiert aber bei ca. 90% aller ERP-Systeme genau das Gegenteil, da SAPOffice als Funktion im Detail oft unbekannt ist. Als Resultat befindet sich die Tabelle SOFFCONT1 praktisch in jedem ERP System unter den Top 10 der größten Tabellen. Mit einer Auslagerung der Inhalte auf einen HTTP Content Server gemäß Hinweis 530792 können Teile der Inhalte (die Anlagen) ausgelagert werden. Die Mailtexte bleiben aber nach wie vor in der SAP Datenbank. Diese Texte könnten separat über die Transaktion SOY8 nach ArchiveLink verschoben werden und getrennt von den Anlagen gespeichert werden. Ein Verfahren was in der Praxis so gut wie nirgends eingesetzt wird.

Das Resultat in der Praxis:
Wachsende Datenbanken durch SAPOffice Objekte, Performanceschwierigkeiten bei Mail-Anlagen auf Contentserver, Mailtexte werden nie archiviert, die Revisionssicherheit dieses Systems zur E-Mail Ablage ist mehr als fraglich, Schwierigkeiten bei der Wartung und Reorganisation, die SAPOffice Technologie ist ein Auslaufmodell, welches von der SAP AG nicht mehr weiterentwickelt wird.

Wie ist die Lösung?

 

MailCenter Archivierung für Mails aus SAP

Mit der MailCenter Archivierung werden ausgehende E-Mails direkt über die bekannte ArchivLink Schnittstelle archiviert. Damit ist die vollständige E-Mail inklusive Anhänge komplett in dem Archivsystem verfügbar und es müssen keinerlei Daten mehr in den SAPOffice Tabellen dauerhaft speichern.

 

Archivierung

 

Vorteile von Mail Archivierung über ArchivLink

Der Vorteile der Mail Archivierung über ArchivLink liegen auf der Hand. Die SAP-Datenbanken und die Systemadministration werden entlastet. Die verringerte Datenbankgröße wird nicht erst mit der In-Memory Datenbank HANA interessant, denn weniger Speicher bedeutet hier signifikante Einsparungen bei den Kosten für Memory. Auch bestehende Installationen profitieren von einer schlankeren Datenbank. Bei der ArchivLink Schnittstelle handelt es sich um eine bekannte und zukunftssichere Technologie. Die E-Mails werden beim Versand als Ganzes über die ArchivLink Schnittstelle abgelegt. Die Wartbarkeit des SAP-Systems wird verbessert, die Reorganisation der SAPOffice Tabelle wird erheblich vereinfacht. Einfach, sicher und ohne Zusatzaufwand.

 

Für wen eignet sich die Mail Archivierung über ArchivLink?

Die Mail Archivierung über ArchivLink richtet sich an alle Unternehmen, die auch weiterhin auf den Mailversand aus SAP setzen wollen und gleichzeitig aber eine sichere, günstige und zukunftsfähige Art der E-Mail Ablage über ArchiveLink suchen.


Nutzen

  • Sichere Archivierung per ArchiveLink
  • Archivierung der gesamten E-Mail 
  • Reduzierung der SAP-Datenbankgröße
  • bekannte und zukunftssichere Technologie
  • Verbesserte Wartbarkeit des SAP-Systems
  • Einfachere Reorganisation 


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