Überblick E-Mail und SAP

 

Warum ist das Thema E-Mail wichtig?

Die E-Mail ist der wichtigste und meistgenutzte Dienst des Internets. Nachrichten und Dokumente aller Art können innerhalb weniger Sekunden in die ganze Welt zugestellt werden. Meist werden sie über das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) versendet, ein Protokoll das zum Austausch von E-Mails in Netzwerken dient. Ray Tomlinson versendet 1971 die erste elektronische Nachricht und gilt damit als Erfinder der E-Mail. 1988 erscheint mit Microsoft Mail das erste kommerzielle Produkt für den E-Mail-Verkehr auf dem Markt. Gegen Ende der 90er-Jahre ist es möglich, E-Mails im Hypertext Markup Language (HTML) Standard zu versenden. Alleine in Deutschland werden im Jahr rund 500 Milliarden E-Mails versendet (Stand: 2014). Mehr als die Hälfte davon im Geschäftsverkehr. Über 80 % der geschäftsrelevanten Kommunikation erfolgt heutzutage per E-Mail.


Welche Bedeutung hat die E-Mail für das Versenden und Empfangen von Geschäftsdokumenten?

Die E-Mail ist aus dem Geschäftsbereich kaum wegzudenken. Jedes Jahr wächst die Zahl der in Deutschland geschäftlich versendeten Mails nach Angaben des Verbands der Internetwirtschaft e.V. (eco) um rund 10 %. Jede dieser Business E-Mails, die gesendet oder empfangen werden, enthalten Geschäftsdokumente oder Informationen darüber. Oft haben sie einen direkten Bezug zu Vorgängen im Enterprise Resource Planning (ERP) System, dem Herzstück von vielen Unternehmen. Für uns als SAP Softwarehaus steht natürlich das ERP System SAP im Fokus.


Warum ist das Thema Senden und Empfangen von E-Mails für SAP Kunden interessant?

Wenn wir die SAP Prozesse zum Senden und Empfangen von E-Mails betrachten, bieten sich hier für Unternehmen eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Optimierung.

Denn es stehen dem User innerhalb von SAP nur eingeschränkte Funktionen zum Versenden von E-Mails zur Verfügung. Es kann in der Regel nur ein Empfänger gepflegt werden, Texte können nicht bearbeitet werden, keine Anlagen hinzugefügt werden, um nur einige Einschränkungen zu nennen. Die Usability innerhalb der einzelnen Anwendungs-Transaktion ist in vielen Fällen unzureichend, die Vorgangsdokumentation intransparent. Viele Prozesse lassen sich aufgrund der fehlenden Funktionen nur umständlich oder gar nicht abbilden. Diese Faktoren erschweren die Kommunikation per E-Mail und führen in Unternehmen sogar dazu, dass Geschäftsdokumente nach wie vor per Post versendet werden.

Wollen Unternehmen im Mail Client des Anwenders eingehende E-Mails mit den Vorgängen und Objekten in SAP ERP verknüpfen, stoßen sie ebenfalls schnell an ihre Grenzen. Die Zuordnungen zu Objekten wie Bestellung oder Kundenauftrag ist manuell kaum durchführbar. Dadurch mangelt es bei vielen Vorgängen an der notwendigen Transparenz, denn wichtige Informationen und Dokumente bleiben im Postfach-Eingang des jeweiligen Mitarbeiters. Längere Suchzeiten sind die Folge.

 

 

Mail - Add-Ons und Services zum Versenden und Empfangen

Unsere SAP Add-Ons und Services rund um das Thema Mail konzentrieren sich darauf, die Prozesse zum Senden und Empfangen von E-Mails zu verbessern. Für das Versenden erhalten Sie mit unserem Add-On MailCenter alle wichtigen Funktionen, um E-Mails innerhalb des ERP-Systems zu erstellen, zu versenden, zu verfolgen und Kontaktdaten zu organisieren. Mehr Informationen zum Versenden von E-Mails erhalten Sie unter MailCenter.

Mit der Outlook Integration können Sie empfangene E-Mails aus Ihrem Outlook Client im SAP System ablegen und mit den zugehörigen Business Objekten verknüpfen. Benutzer im Support können auf Basis von eingehenden E-Mails Service Meldungen eröffnen ohne die Service Transaktion innerhalb von SAP starten zu müssen. Mehr Informationen zum Empfangen von E-Mails mit dem Add-On MailCenter erhalten Sie unter Outlook Integration.

SAP E-Mail einrichten und konfigurieren: Gerne unterstützt Sie unser Support Service auch bei Fragen rund um das Thema SAP E-Mail Einstellungen und Konfiguration. In unserem Internet Portal finden Sie Hinweise zu SAPConnect, Transaktion SCOT, SMTP Server, SMTP Plugin etc.

 

Ihr Nutzen

Effizienzsteigerung ist ein zentrales Thema innerhalb der IT. Möchten auch Sie Ihre Produktivität steigern, indem Sie Ihre Business Kommunikation vereinfachen und Ihre User in der täglichen Arbeit entlasten? Wollen Sie zusätzliche Bearbeitungsschritte vermeiden, Bearbeitungszeiten verkürzen und damit Ihre Geschäftsprozesse beschleunigen? Möchten auch Sie Ihre Prozesse optimieren und vielleicht in Ihrem Unternehmen einen regelrechten Paradigmenwechsel erleben?

Unsere Lösungen und Services haben sich bei einer Vielzahl von namhaften Kunden bewährt. Die Referenzen sind für uns die beste Werbung.

Wichtige Nutzenaspekte für Unternehmen, Anwender und IT finden sie auf unserer Website unter Nutzen.

Hier geht es zum Kontaktformular für Mail Lösungen - wir freuen uns auf Sie.

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