SAP Outlook

Was ist die SAP E-Mail Outlook Integration?

Mit dem Outlook Add-In können Sie E-Mails aus Ihrem Posteingang im SAP System ablegen und mit den zugehörigen Business Objekten wie z.B. Kundenauftrag, Bestellung, Servicemeldung verknüpfen. Anwender können damit relevante Geschäftskommunikation zentral und transparent für Andere ablegen. Damit werden Vorgänge sauber dokumentiert und Suchzeiten reduziert.

Warum E-Mails zentral in SAP ablegen?

SAP Outlook Integration – Anwender bekommen täglich zahlreiche E-Mails im Posteingang zu Vorgängen im ERP System. Dabei handelt es sich oft um Nachrichten mit kaufmännisch oder technisch wichtigen Informationen, die sich auf Geschäftsvorgänge im SAP System beziehen. Mitarbeiter im Vertrieb bekommen zum Beispiel ergänzende Informationen zu Aufträgen oder Rechnungen, Mitarbeiter im Einkauf zu Anfragen oder Bestellungen und die Kollegen im Service zu Meldungen.

Viele Unternehmen haben den Wunsch, Eingangsmails und SAP Business Objekte in der SAP ERP Plattform zusammenzuführen und zu speichern. Die Nachrichten sollen mit den Vorgängen und Objekten in ERP verknüpft und im Archiv abgelegt werden. Denn ohne eine zentrale Ablage von E-Mails in SAP sind die Vorgänge für die Anwender unvollständig, schlecht nachvollziehbar und intransparent. Die Mitarbeiter benötigen mehr Zeit für die Suche und müssen dabei immer auch verschiedene Datenquellen zugreifen. Dabei ist der schnelle, gezielte Zugriff auf Informationen ein wichtiger Erfolgsfaktor. Deswegen haben wir das MailCenter um ein Outlook Add-In ergänzt. Damit verschieben Sie ganz einfach wichtige Nachrichten aus dem Posteingang in das ERP System. Erfahren Sie im Folgenden mehr darüber, für welche Szenarien Sie unsere Lösung einsetzen können.

Welche Szenarien unterstützt die Lösung?

Szenario Verknüpfung – Bei Rückfragen von Kunden und Lieferanten verlieren Sie in vielen Fällen wertvolle Zeit durch das Suchen von zugehörigen E-Mails um Vorgang. Schlummern die eingehenden Mails aus und die damit verbundenen Dokumente im Postfach eines Kollegen, haben Sie keine Möglichkeit auf diese Business Dokumente zuzugreifen. Doch wie lassen sich die eingehenden Dokumente mit den Business Objekten im SAP verbinden? Das manuelle Verknüpfen von E-Mails mit Vorgängen über  Download und SAP Upload ist umständlich und zeitaufwendig. Mit der SAP Outlook Integration können Sie E-Mails aus Ihrem Posteingang im SAP System ablegen und mit den zugehörigen Business Objekten verknüpfen. Die Vorgänge werden damit transparenter, Suchzeiten werden reduziert.

Szenario Business Objekt Anlage – Mitarbeiter aus dem Bereich Service und Support müssen aus Vorgängen aus Ihrem Posteingang umständlich Meldungen in SAP anlegen. Nach Eingang der E-Mail im Posteingang, erfassen Sie eine Meldung im ERP System. Anschließend speichern Sie die Mail auf Ihrem Desktop und verknüpfen diese dann in einem weiteren Schritt mit der angelegten Meldung. Das ist umständlich, kostet Zeit und ist fehleranfällig. Mit der Funktion zur Meldungsanlage der SAP Outlook Integration können Sie direkt aus der Nachricht im Maileingang heraus automatisch Meldungen mit der gewählten Meldungsart anlegen und die E-Mails mit dem angelegten Objekt verknüpfen. Das alles funktioniert per Knopfdruck in einem Schritt. Der Prozess wird damit einfach und sicher. Und Sie haben zu jederzeit die vollständige Dokumentation des Mailverkehrs im GOS-Anhang der Meldung. Die Verknüpfung von Meldung und Eingangs Mails macht den Vorgang transparent.

Unabhängig davon, welches der beiden Szenarien für Sie interessant ist. Mit dieser Office Management Lösung verbinden Sie Outlook mit Ihrem ERP System. Der entstehende Workflow führt zu einer spürbaren Entlastung der Mitarbeiter. Die Anwendung ist erhältlich für Microsoft Office Outlook 2007, 2010, 2013 und 2016 – 32 Bit. Die Anwendung ist in Deutsch und Englisch verfügbar.

MailCenter Outlook Add-In

Funktionen

  • Direktes Verknüpfen von Mails aus Microsoft Outlook Posteingang an SAP Business Objekte wie Kundenaufträge, Anfragen, Bestellungen usw.
  • SAP Mails mit Anhängen jederzeit vollständig über die Dienste zum Objekt einsehbar
  • Aufnahme der Mails in die Anlagenliste des SAP Objektes
  • Ablage der eingehenden Mails über die ArchiveLink Schnittstelle
  • Durch den integrierten Outlookviewer wird die EMail wie in Outlook angezeigt (kann aus dem Viewer auch weitergeleitet werden)
  • „Scan“: Überprüfung der eingehenden Mails auf ein bestehendes Objekt
  • „Status“: Übermittelte Vorgänge erhalten einen neuen Status im Outlook
  • „User-Konfiguration”: Userspezifische Einstellungsmöglichkeiten in Outlook

Nutzen

  • Schnellerer Informationszugriff
  • Verbesserte Transparenz von Vorgängen
  • Verbesserte Servicequalität
  • Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung Fehlerminimierung
  • Verbesserte Dokumentensicherheit, weniger Dokumentenverlust
  • Einheitliche Informationsplattform
  • Keine Medienbrüche

Leistungen

  • Einrichtung & Einweisung SAP
  • Installation SAP Komponente über das Transport Management System
  • Technische Implementierung Empfang in SAP ERP – SAPConnect (Transaktion SCOT)
  • Konfiguration der Anwendung zum Empfangen in ERP
  • Einweisung zur Installation und Konfiguration des Microsoft Add-Ins an den Arbeitsplätzen
  • Einweisung in die Konfiguration und die Funktionen in Microsoft Outlook
  • Begleitung Test & Produktivsetzung Dokumentation
  • Nicht enthalten: Die Installation des Add-Ins an allen Arbeitsplätze
  • Service & Support Hotline, Helpdesk und Portal

Technische Daten

  • Voraussetzung: NetWeaver Application Server 7.00 (ABAP)
  • Serverkomponente ABAP / ABAP Objects
  • HANA kompatibel

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