MailCenter - Dokumente als SAP E-Mail versenden mit Anhang

 

Sie möchten der E-Mail aus SAP Dokumente als Anlage hinzufügen?

SAP Mail - Sie versenden Ihre Business Dokumente wie Angebote, Bestellungen oder Rechnungen als PDF Anhang in der E-Mail aus SAP? In der täglichen Praxis der Anwender gibt es immer wieder Vorgänge im Vertrieb oder Einkauf, für welche Sie der E-Mail weitere Anlagen wie Produktbeschreibungen, Flyer, technische Zeichnungen, Kalkulationen, Allgemeine Geschäftsbedingungen o.ä. hinzufügen müssen. In solchen Fälle müssen Ihre Anwender heute äußerst umständliche und zeitaufwendige Wege beschreiten. Business Dokumente werden auf dem Desktop gespeichert, um anschließend im Outlook als Anhang einer neuen Nachricht wieder eingebettet zu werden. Dieser Outlook-EMail können dann weitere benötigte Anhänge beigefügt werden. Das ist umständlich und kostet die Benutzer wertvolle Zeit. 

Mit dem MailCenter Add-On binden Sie ganz einfach zusätzlich zum Standard PDF-Dokument weitere Anlagen automatisiert oder manuell aus SAP und Non-SAP Quellen direkt in die Mail mit ein und versenden diese. Das ist weniger anfällig für Fehler und spart Zeit. Die E-Mail ist im ERP System jederzeit vollständig sichtbar auch für andere Anwender. Werfen Sie eine Blick in die Erfahrungsberichte unserer Kunden und erfahren Sie mehr darüber, wie auch Sie die Funktionen des MailCenters für sich nutzen können.

 

Welche Anlagen können der E-Mail aus ERP hinzugefügt werden?

Dokument als Anlage - Ein zusätzliches Dokument für die Mail kann aus unterschiedlichen Quellen stammen. Sie können Dokumente aus dem Dokumentenverwaltungssystem (DVS) als Teil der Product LifeCycle Management (PLM) Umgebung, den Generischen Objektdiensten (GOS) mit der SAPOffice (SOFF)-, ArchiveLink- und Business Document Service (BDS)-Ablage, dem frei erreichbaren Dateisystemen oder einem externen Verzeichnis (Pfad auf einem Server) der E-Mail hinzufügen. Sie können sich vorhandene Anlagen anzeigen lassen sofern für das gewählte Dateiformat ein passender Viewer eingerichtet ist. Gleiches gilt natürlich für den Empfänger. Für DVS Dokumente kann auch eine automatische Zuordnung zum Anwendungsbeleg erfolgen, eine sogenannte Objektverknüpfung. Im Customizing wird außerdem festgelegt, ob das Business Dokument im Anhang als PDF und XML oder nur als PDF versendet wird. Der Text zur Beschreibung der Anlage kann vor dem Versenden verändert werden. Bei den Formaten für die Anhänge werden alle gängigen Dateiformate unterstützt.

 

Kann die Verwendung von Dokumenten im Anhang eingeschränkt werden?

Anlagen ja, aber bitte nur bestimmte Dokumentenarten - Die Verwendung von DVS-, SAP Office- und ArchiveLink-Anhängen kann auf Organisations- und Userebene aktiviert werden. Für Anlagen aus dem DVS wird die Verwendung je Organisationseinheit, Dokumentenart und Status zugelassen. Alle zugelassenen Dokumentarten mit einem gültigen Status können im MailCenter verwendet werden. Durch die Dokumentenauswahl wird bestimmt, ob ein Dokument versendet werden soll oder nicht. Manuell angefügte oder automatisch vorgeschlagene Anlagen können jederzeit wieder abgewählt werden. Falls die Richtlinie des Mail-Servers Nachrichten oder Anhänge nur bis zu einer bestimmten Größe erlaubt, können Sie eine maximale Größe für  E-Mail-Anhänge definieren. Die Größe der Anhänge kann im Customizing begrenzt werden. Sobald die maximale Größe überschritten wird, erhält der Anwender bei der Erstellung der SAP Mail einen Warnhinweis oder eine Fehlermeldung. Über Customizing und ABAP Erweiterungen können Sie die Anhang-Auswahl und -Einschränkung von Dokumenten beeinflussen.

 

Wie kann ein Dokument der E-Mail hinzugefügt werden?

Anhänge manuell oder automatisch hinzufügen - Wie die Anlagen der Mail hinzufügt werden hängt, von dem jeweiligen Prozess und dem Empfänger ab. Der Benutzer kann die Anlagen vor dem Senden manuell für den jeweiligen Mail-Vorgang pflegen. So wie er es aus Outlook gewohnt ist, fügt er der E-Mail einfach ein oder mehrere Dateien im Anhang an. Die Anhänge können auch nach einem kundenindividuellen Regelwerk automatisch angefügt. Über eine Vorschlagsfunktion wird der Anwender bei der Auswahl der benötigten Dokumente unterstützt. Mit User-Exits und ABAP Erweiterungen kann die Findung der Anhänge ganz individuell auf Ihre Anforderungen anpasst werden. Ziel sollte es natürlich sein, den Vorgang für den Anwender so automatisiert wie möglich zu gestalten. Egal für welchen Weg Sie sich entscheiden. Das Thema Hinzufügen von Anhängen beim Mailversand haben Sie mit dem MailCenter sicher im Griff.

 

Weitere Informationen zum Thema finden Sie unter MailCenter.

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